Office Manager

Doel

Het optimaal administratief, secretarieel en algemeen organisatorisch ondersteunen van een organisatieonderdeel, met de focus op de algehele administratieve ondersteuning en het management van het organisatieonderdeel.

Verantwoordelijkheden

Offerte- en contractadministratie

• • Het inrichten van een volledige administratie per klant, waaronder administratie over klantgegevens, afspraken, contracten, facturatie, etc.
  • Het registreren, archiveren en correct beleggen van documenten, zoals contracten, licentieovereenkomsten, e-mail, inhuurovereenkomsten en mantelovereenkomsten.
  • Het bewaken en uitvoeren van de verlenging of beëindiging van contracten in overleg met (Sales) Management.
  • Het registreren, administreren en archiveren in relevante systemen.

Resourcing

• • Het verwerken van medewerkersgegevens in relevante systemen bij instroom, doorstroom of uitstroom in samenwerking met HRD.
  • Het verzorgen van (inhuur)overeenkomsten voor accounts bij inhuur van derden.
  • Het verzorgen van rapportages en andere informatieve overzichten.
  • Organisatie van verjaar en jubilea gerelateerde zaken.

Offertebeheer & FZ

• • Het beheren van projectenadministratie in ZOHO Projects.
  • Het plannen van offertetrajecten en de termijnen actief bewaken.
  • Kwaliteitscontrole op offertes en contracten, waaronder het redigeren van teksten, het bewaken van huisstijlen, controles op templates en standaard teksten en het verzorgen van correcte verzending aan de klant.

Secretariaat en algemene taken

• • Het volgen en uitvoeren van standaardprocedures en het actief bijdragen aan het stroomlijnen van (administratieve) processen binnen het secretariaat.
  • Het bieden van (facilitaire) ondersteuning en organisatie bij evenementen en beurzen van ISRES.
  • Het gezamenlijk waarborgen van kwaliteit, stabiliteit en innovatie van het secretariaat.

Range

• De Office Manager valt typisch in de range van niveau 11.
• De Office Manager werkt samen met collega’s t.b.v. de ondersteuning van ISRES.

Rolspecifieke competenties

• Luisteren 2
• Plannen en organiseren 1