Bijlage 6: Uitvoeringsregeling mobiele telefoon

De mobiele telefoon is primair voor zakelijk gebruik. Men mag ook privé hier gebruik van maken. Onder zakelijk gebruik wordt verstaan telefoontjes met leidinggevenden, opdrachtgevers, collega’s die noodzakelijk zijn voor het goed uitoefenen van de functie en zeer incidenteel privé-bellen. De werknemer is derhalve gehouden om de telefoon tijdens werkuren bij zich te hebben en bereikbaar te zijn. Info Support NV stelt het op prijs indien de werknemer tijdens reistijd bereikbaar blijft via de mobiele telefoon. Voor het privé gebruik van de mobiele telefoon (toestel), de simkaart (abonnement), internet abonnement (via simkaart) en de laptop wordt Voordeel Aller Aard aangerekend aan de werknemer conform de wettelijke forfaits.

De mobiele telefoon dient te allen tijde te zijn voorzien van een pincode.

Tevens is de werknemer gehouden om de instructies van gebruik op te volgen waaronder het welkomstbericht op de voicemail. Werknemer spreekt het volgende bericht in op zijn voicemail:

‘Dit is de voicemail van (naam werknemer), Info Support. Ik kan u momenteel niet te woord te staan. Spreek uw naam en telefoonnummer in, dan bel ik u zo spoedig mogelijk terug. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met (naam collega/afdeling of Info Support) onder nummer (telefoonnummer)’.

De werkgever zal zorgdragen voor een regelmatige controle van gebruik van de mobiele telefoon. Bij overmatig gebruik is de werkgever gerechtigd om de kosten hiervan in mindering te brengen op het salaris van de betrokken werknemer. De fiscale regelgeving hieromtrent zal gehanteerd worden. In deze situatie zal eerst overleg plaatsvinden met de werknemer.

Gebruik door gezinsleden van de werknemer of anderen is niet toegestaan.

Bij gebruik van de mobiele telefoon in de auto of overige vervoermiddelen dient de werknemer zich te houden aan de wettelijke eisen. Kosten die voortvloeien uit verkeerd gebruik van de mobiele telefoon zijn voor rekening van de werknemer. De werkgever zal zorgdragen voor voorzieningen in de auto. Voor een auto die een langere looptijd heeft dan 3 jaar zal een carkit worden ingebouwd. Voor de overige auto’s zal de werknemer de beschikking krijgen over oordopjes. De kosten zijn voor Info Support NV.

De werkgever sluit voor de mobiele telefoon een abonnement af met een maximum belwaarde van 30 euro per maand zijnde geschat zakelijk gebruik. Gesprekken tussen de werknemers onderling en naar vaste lijnen zijn gratis. Bedragen boven de 30 euro kunnen in principe van het netto loon worden ingehouden. De werkgever (Leidinggevende, Controller en Manager HRD) heeft volledig inzicht in het gebruik van de mobiele telefoon, zowel spraak als additionele diensten. De werknemer zal maandelijks een gedetailleerd overzicht van de belfactuur ontvangen.

De privé nummers van de werknemer kunnen worden overgenomen in het abonnement van Info Support NV. Bij vertrek kan de werknemer de nummers terug meenemen. Nieuw gekregen nummers en/of nummers van sales functies worden niet mee genomen. De werkgever zal bij indiensttreding geen mobilecontracten of mobiletelefoons overnemen.

Het is niet toegestaan om de mobiele telefoon, beschikbaar gesteld door de werkgever, te gebruiken in combinatie met een andere simkaart dan door de werkgever beschikbaar gesteld.

De mobiele telefoon regeling heeft twee mogelijke varianten waarbij je de keuze maakt tussen een standaard toestel (optie 1), met alle voordelen die daarbij horen, of je neemt het beschikbaar budget en kiest zelf een mobiele telefoon uit (optie 2). Bij eigen keuze draag je zelf zorg voor de configuratie en werking van het toestel. Kies dus verstandig, je moet er drie jaar mee doen!

Voor beide opties gelden de volgende regels:

• Info Support is eigenaar van het toestel gedurende 3,5 jaar na levering
• Gebruiksduur van de mobiele telefoon is 3,5 jaar na levering.
• Na de 3,5 jaar gebruiksduur wordt de medewerker eigenaar van het toestel.
• Gebruik van een beschermende case is te allen tijde verplicht.
• Mobiele telefoon moet worden gebruikt i.c.m. de Info Support simkaart.
• Het toestel voldoet aan fiscale richtlijnen.
• De standaard garantie op het toestel zal worden behandeld door ICT Services.
• Het toestel moet voldoen aan de geldende veiligheidseisen.
• Toegang tot zakelijke resources is enkel mogelijk vanaf geregistreerde apparaten. Zie ook: https://mdm.infosupport.com/.

Optie 1: je kiest de Info Support standaard mobiele telefoon:

• Toestel keuze wordt bepaald door Info Support ICT Services.
• Verplichte beschermende case wordt meegeleverd.
• Volledige ondersteuning door ICT Services.
• Te allen tijde ondersteuning op het toestel en vervanging bij total loss.
• Voldoet het toestel niet meer aan de veiligheidseisen dan wordt deze door ICT Services
  vervangen

Optie 2: je kiest voor het budget van 650 euro exclusief btw:

• Je maakt de keuze van de mobiele telefoon en beschermende case kenbaar bij ICT, zij verzorgen de bestelling en levering;
• Er zijn twee mogelijke leveranciers waar je kunt uitzoeken: http://www.apple.be/ en www.coolblue.be
• Het bedrag boven de 650 euro exclusief btw, wordt inclusief BTW van je netto salaris ingehouden, er is geen credit of depot. Over het bedrag boven het budget betaal je 21% btw;
  Een rekenvoorbeeld: je kiest een mobiele telefoon en een beschermende case met een totaalprijs van € 800,- inclusief btw. Het bedrag exclusief btw is € 661,15. Na aftrek van het budget van € 650,- blijft er € 11,15 over, over dit bedrag moet btw betaald worden. Het totaalbedrag wat ingehouden wordt op het salaris is dus € 11,15* 1,21 = € 13,49.
• Je verzorgt zelf de configuratie van het toestel, met tips van ICT;
• Bij uit dienst treden neemt de werknemer het toestel over, het toestel wordt lineair afgeschreven vanaf leverdatum;
• Bij schade of total loss, krijg je van ICT een standaard toestel in bruikleen, mogelijk is dit geen smartphone;
• Bij schade of total loss, zorg je zelf voor de reparatie en draagt de kosten daarvoor. (reparatie en verzendkosten);

Het voor eigen rekening aanbrengen van accessoires en veranderingen, welke dan ook, is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de werkgever en indien dit geen schade geeft aan het toestel of gebruik hiervan.

De werkgever is niet gehouden tot enige vergoeding aan de werknemer ter zake van, om welke reden dan ook, niet verwijderde, beschadigde, of verloren gegane accessoires.

Gebruiksduur van de mobiele telefoon is 3,5 jaar na levering of voor de duur dat de werknemer hierover voor een goede functieoefening over dient te beschikken. Indien de mobiele telefoon niet meer functioneert of naar het oordeel van de werkgever niet meer voldoet, zal deze ingeruild worden voor een vervangend exemplaar.

Bij zodanige beschadiging van de mobiele telefoon dat het schadebedrag hoger is dan de dagwaarde van de telefoon wordt er een ander exemplaar ter beschikking gesteld.

Indien en zodra één der onderstaande gevallen zich voordoet, zulks ter beoordeling van de werkgever, is deze bevoegd de gebruikersovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, onverminderd het recht om van de werknemer volledige schadevergoeding te eisen en zonder dat de werknemer recht kan doen gelden op enige schadevergoeding of compensatie ter zake van het niet meer kunnen gebruik maken van de mobiele telefoon:

• op het moment dat de dienstbetrekking tussen de werkgever en de werknemer – om welke reden dan ook – beëindigd wordt of, indien de werknemer in feite geen werkzaamheden meer voor de werkgever verricht;
• bij volledige arbeidsongeschiktheid van de werknemer gedurende een aaneengesloten periode van zes maanden of langer, ongeacht het uitzicht dat op het wederom arbeidsgeschikt worden bestaat. In deze situatie wordt de overeenkomst opgeschort in plaats van beëindigd;
• bij verlaging van de arbeidsduur naar minder dan 32 uur gemiddeld per week;
• bij schorsing of non-activiteit van de werknemer al dan niet met behoud van salaris, als gevolg van een ontslagprocedure;
• bij niet nakoming van enige verplichting uit hoofde van deze regeling;
• bij verandering van functie, indien naar het oordeel van de werkgever voor de uitoefening van de nieuwe functie een mobiele telefoon niet noodzakelijk is of indien naar het oordeel van de werkgever de functie van de werknemer niet langer vereist dat hem een mobiele telefoon ter beschikking wordt gesteld.

Indien het recht op gebruik van de mobiele telefoon eindigt overeenkomstig hetgeen dat bepaald is in deze regeling is de werknemer verplicht alle door de werkgever aan hem gegeven instructies met betrekking tot de teruggave van de mobiele telefoon onverwijld op te volgen.

Indien de werknemer de mobiele telefoon niet op tijd inlevert dan is de werkgever gerechtigd om een onmiddellijk opeisbare boete van € 25,00 voor iedere dag dat de werknemer in gebreke is gebleven in te houden op het netto salaris of te vorderen.

De werknemer verklaart goed voor de mobiele telefoon te zorgen: deze in goede staat te (doen) houden. Het is de werknemer voorts uitdrukkelijk verboden de mobiele telefoon te vervreemden of te belenen.

Alle schadevallen, verlies of diefstal dienen terstond telefonisch gemeld te worden aan de werkgever (ICT-Services). Bij diefstal dient er tevens aangifte worden gedaan bij de politie. Schade die is ontstaan door nalatig gebruik van de werknemer kan verhaald worden op de werknemer.