Bijlage 5: Internet en E-mail policy

Onderhavige regeling is van toepassing op alle werknemers van Info Support NV (inclusief studenten, stagiairs, andere gebruikers van de bedrijfsuitrusting van Info Support NV en alle werknemers tewerkgesteld via derden op grond van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur) (hierna de “gebruikers”).

1. Algemeen

De toegang tot Internet wordt aangeboden in het kader van de beroepsdoeleinden van de gebruikers en ten einde het de gebruikers mogelijk te maken hun professionele activiteiten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Het Internet en het Intranet (toegang tot websites, surfen naar informatie, E-mail verkeer) dient op dusdanige wijze gebruikt te worden dat:

• het imago en de reputatie van Info Support NV op geen enkele wijze geschaad wordt of kan worden;
• de toegankelijkheid tot en het functioneren van het netwerk optimaal blijft;
• de vertrouwelijkheid van de informatie die zich op het netwerk bevindt te allen tijde gerespecteerd blijft en niet in het gedrang komt;
• andere werknemers of klanten van Info Support NV van het gebruik op geen enkele wijze hinder ondervinden of kunnen ondervinden.

2. Specifieke regels

In navolging van hoger genoemde algemene regels, is het verboden:

• over te gaan tot het consulteren, downloaden, uitprinten, bewerken of op enigerlei ander wijze verwerken of verspreiden van illegaal, frauduleus, pornografisch, seksistisch of racistisch materiaal;
• het internet op dusdanige wijze aan te wenden dat inbreuk gepleegd wordt op wettelijke bepalingen (b.v. auteursrechten) of contractuele voorschriften. Meer bepaald, is het verboden om een verkeerd gebruik te maken van software beschermd door een licentie;
• om kettingbrieven of andere spelen te verzenden;
• de werknemer mag enkel legale software installeren die beschikbaar gesteld wordt via Info Support NV (CD’s, intranet). Bij twijfel dient de werknemer contact op te nemen met ICT Services;
• omwille van het grote risico voor virussen, is het verboden gebruik te maken van E-mail systemen via het internet. De IS-Webmail is niet verboden.

Alle gebruikers dienen iedere vorm van defect, storing, gebrek, ongeoorloofd gebruik, vernieling, beschadiging van de informatica-uitrusting onverwijld aan de ICT-Services te melden.

Met betrekking tot de E-mails die verzonden worden in het kader van ieders werkzaamheden, verbindt iedere gebruiker zich ertoe om via een vast bericht dat als template geldt, aan zijn correspondenten aan te geven dat de betrokken E-mail een professioneel karakter heeft.

3. Privé-gebruik

Zoals hierboven aangegeven, zijn de internetfaciliteiten die ter beschikking gesteld worden in de eerste plaats bedoeld als werkmiddel in de uitvoering van eenieders activiteiten.

Mits naleving van hoger genoemde algemene en bijzondere regels evenals onder voorbehoud van hetgeen hieronder gesteld wordt is het gebruik van het Internet voor privé-doeleinden toegelaten.

De gebruikers zijn er zich van bewust dat hun volledige arbeidstijd gewijd dient te worden aan de prestaties die hen door Info Support NV opgedragen worden. Het aanwenden van de terbeschikkinggestelde informatica-uitrusting kan dus enkel tijdens de pauzes of buiten de arbeidsuren en dient dan aan alle normen van de redelijkheid te beantwoorden.

4. Privacy en Controle

De gebruikers van de Info Support NV internetfaciliteiten hebben een recht op privacy.

Aan Info Support NV kan echter, weze het als werkgever, weze het als eigenaar van de communicatie-infrastructuur, een zeker recht op controle niet ontzegd worden.

In overeenstemming met de Collectieve Arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische online communicatiegegevens, is deze controle gericht op:

• het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden;
• de bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van het kantoor die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken;
• de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van het kantoor, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van het kantoor;
• het te goeder trouw naleven van de in het kantoor geldende beginselen en regels voor het gebruik van online technologieën.

Deze controle wordt op permanente wijze uitgeoefend door ICT-Services:

In eerste instantie gaat ICT-Services de tijdsduur van de aansluiting op het Internet per werkpost na alsook het aantal ontvangen en verzonden E-mails en het volume van deze E-mails per werkpost. Wanneer een overmatig gebruik of een overmatige registratie van E-mails of Internet wordt vastgesteld die niet verantwoord wordt door een professionele aanwending van het netwerk, zal ICT-Services overgaan tot de individualisering van de gegevens.

(Onder individualisering wordt verstaan: de verwerking van de gegevens die ICT-Services tijdens de controle verzamelt om ze te kunnen toeschrijven aan één welbepaald geïdentificeerde persoon).

Bij de controle wordt het privé-karakter van de E-mails en websites gerespecteerd.

5. Sancties bij misbruik

Inbreuken op de regels vermeld in onderhavige policy zullen gesanctioneerd worden met de sancties aangegeven in het arbeidsreglement.

De gebruikers aanvaarden dat:

• Info Support NV de duur van de aansluiting op het Internet per werkpost kan nagaan alsook het aantal en de volume van de E-mails die werden verzonden en ontvangen;
• Info Support NV kan overgaan tot individualisering van de gegevens wanneer een overmatig gebruik van E-mails en Internet wordt vastgesteld die niet verantwoord kan worden door een professionele aanwending van het netwerk en in geval een gebruiker ervan verdacht wordt het netwerk te gebruiken voor niet-professioneel en/of onrechtmatige en/of ongepaste doeleinden;
• in geval van voorziene afwezigheid, de betrokken gebruiker zijn correspondenten hiervan op de hoogte zal brengen door op zijn/haar E-mail een automatisch antwoord te installeren (out of the office vermelding) en hierbij de precieze coördinaten aan te geven van de persoon die kan gecontacteerd worden in zijn/haar afwezigheid. Ingeval van afwezigheid, heeft Info Support NV toegang tot de emailbox ten einde na te gaan of zakelijke correspondentie opvolging vergt of niet.

Iedere gebruiker heeft het recht om te allen tijde te vragen dat de gegevens die over hem geregistreerd zijn aan hem medegedeeld worden en heeft recht op inzage op de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt.

Alle informatie aangaande deze procedure zijn op te vragen bij ICT-Services. De CAO nr. 81 is in te zien bij HRD.