Bijlage 10: Uitvoeringsregeling Thuiswerkbeleid ISNV

Inleiding

Info Support International Group (in vervolg: we) heeft een aantal basisprincipes geformuleerd voor een evenwichtig en verantwoord thuiswerkbeleid:

• We kennen een lange historie van ‘ambulant’ werken: bij de klant, op kantoor en thuis. We verwachten positieve effecten voor onze mentale gezondheid, onze teamprestaties en onze cultuur als je bijvoorbeeld 2 à 3 dagen in de week samenwerkt met je team bij de klant of op kantoor.
• Elke klantsituatie en hun voorkeuren inzake thuiswerken is anders. We zullen in het belang van de dienstverlening aan de in- of externe klant optimaal aansluiten bij de klantwensen, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met de (privé)situatie en voorkeuren van medewerkers.
• We faciliteren en ondersteunen je zowel in het werken bij de klant, op kantoor en thuis.
• Werk wordt ook thuis verricht op een ergonomisch verantwoorde werkplek.
• Je zorgt voor een goede (telefonische) bereikbaarheid, (optimale) beschikbaarheid gedurende je werktijd en dusdanige omstandigheden jij je werk goed kan uitvoeren. Dit betekent niet dat je continu bereikbaar en beschikbaar moet zijn.
• Het kantoor is gericht op samenwerken, ontmoeten én biedt altijd plek om op kantoor te werken. We zorgen voor voldoende kantoorruimte, zodat thuiswerken geen verplichting is.

In deze regeling leggen we ons beleid rondom thuiswerken vast.

10.1 Werkingssfeer

Deze thuiswerkregeling is van toepassing als je een arbeidsovereenkomst hebt.

Echter, voor sommige medewerkers behoort structureel thuiswerken niet tot de mogelijkheden, gezien de thuissituatie (bijvoorbeeld geen mogelijkheid tot rustige en/of ergonomische werkplek), de aard van de werkzaamheden en/of specifieke (klant)omstandigheden.

10.2 Afstemming en evaluatie

Thuiswerken gebeurt altijd op basis van vertrouwen en in afstemming tussen jou, je team en je manager. Gezamenlijk stemmen jullie af hoe invulling te geven aan de manier van samenwerken en de mate van thuiswerken. Het oordeel van de manager is doorslaggevend. Hierin wordt meegenomen wat passend is voor jouw (thuis)situatie, de (interne) klant en/of de aard van de werkzaamheden, waarbij vertrouwen de basis is om thuiswerken te faciliteren.

Evalueer het thuiswerken vanuit het perspectief van samenwerken regelmatig met je team en je manager, bijvoorbeeld in spintreviews of andere gesprekken.

10.3 Werktijden

De werktijden wijzigen door thuiswerken niet.

10.4 Werken in het buitenland

Structureel werken in het buitenland op eigen initiatief of vanwege privéredenen kan alleen na schriftelijke toestemming. Indien dit van toepassing is neem dan contact op met je manager en je HD Adviseur. Afhankelijk van het betreffende land en de duur van het verblijf zitten hier mogelijke sociale, fiscale en/of juridische gevolgen aan. Dit zal per geval bekeken en beoordeeld worden.

10.5 Inrichting thuiswerkplek

Zorgplicht

We zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dit betekent dat we zorgdragen voor een ergonomische thuiswerkplek. Dit wordt de ‘zorgplicht’ van de werkgever genoemd.

We geven hier invulling aan door jou de benodigde ICT-middelen (laptop, -stand, toetsenbord, muis, mobiele telefoon, beeldscherm) ter beschikking te stellen via ICT-Services. Daarnaast stellen wij een bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp ter beschikking, waardoor het werk ook thuis op een ergonomische wijze kan worden verricht.

Mocht je al een thuiswerkplek hebben, vul de checklist thuiswerkplek in om te zien of deze ergonomisch verantwoord is.

Regeling thuiswerkplek

Er zijn twee opties voor de ter beschikking stelling van de thuiswerkplek (bestaande uit bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp):

1. Standaard meubilair

We stellen standaard meubilair ter beschikking, dat vergelijkbaar en inwisselbaar is met het meubilair op kantoor in Veenendaal. Ga je binnen 8 jaar * nadat het meubilair ter beschikking is gesteld uit dienst, dan neem je de werkplek over of geef je de werkplek aan ons terug. De werkplek wordt afgeschreven vanaf de leverdatum en heeft een maximale waarde van
€ 1.300,00 excl. BTW.

2. Afwijkend meubilair

Met onze leverancier zijn afspraken gemaakt over afwijkend meubilair dat beschikbaar gesteld kan worden. Dit betreft een ruime keuze en is uitsluitend ergonomisch meubilair. Ga je binnen 8 jaar * nadat het meubilair ter beschikking is gesteld uit dienst, dan ben je verplicht om de werkplek over te nemen. De werkplek wordt afgeschreven vanaf de leverdatum. Mocht jij kiezen voor een werkplek van boven de € 1.300,00 excl. BTW, dan wordt het meerdere inclusief BTW van het netto salaris ingehouden bij de eerstvolgende salarisbetaling na ontvangst van de factuur.

Elke 8 jaar* kom je, indien noodzakelijk en gewenst, opnieuw in aanmerking voor een nieuwe thuiswerkplek.

Voor medewerkers met lichamelijke klachten of bij bijzondere omstandigheden kan op advies van de bedrijfsarts aangepast meubilair van toepassing zijn. Mocht dit voor jou het geval zijn, neem dan contact op met jouw HD Adviseur.

Wij volgen de actuele fiscale regelgeving en prijsindexaties vanuit de leverancier. Mochten aanpassingen nodig zijn, dan zullen wijzigingen in deze regeling worden verwerkt.

* Voor België geldt vanwege fiscale wet- en regelgeving een verplichte afschrijvingsperiode van 10 jaar.

Afschrijving thuiswerkplek 

De thuiswerkplek (bestaande uit bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp) wordt op basis van onderstaande tabel afgeschreven. Bij uitdiensttreding wordt het betreffende bedrag inclusief BTW met je netto salaris verrekend.

Bovengenoemde bedragen zijn exclusief BTW.

In deze voorbeelden is uitgegaan van een besteding van het volledige thuiswerk budget van € 1.300,-. Indien je minder budget uitgeeft, zal de afschrijving naar rato worden berekend. 

Deze (afschrijvings)waarden kunnen herzien worden als marktonderzoek hiertoe aanleiding geeft.

* In België mag je vanwege fiscale wet- en regelgeving geen meubilair ‘houden’ en dienen we verplicht een bedrag in rekening te brengen conform de afschrijvingstabel. 

Werkwijze inrichten thuiswerkplek

Je hebt keuze uit door ons goedgekeurde meubilair bij de Kantoorspecialist. Met hen hebben we afspraken gemaakt rondom de verstrekking van ergonomisch meubilair, inkoopvoorwaarden, installatie en service in Nederland en België. In de webshop kan jij je thuiswerkplek bestellen. Het gehele proces van bestelling tot levering verloopt via de bestelportal van de Kantoorspecialist. Mocht je hier vragen over hebben neem contact met hen op. De door jou bestelde artikelen zijn na levering terug te vinden in SympaHR, onder Bedrijfsmiddelen.

Bruikleen en aansprakelijkheid

Het gebruik van het meubilair is op basis van fair use policy. Dat betekent dat als er excessief meer dan gemiddeld schade of verlies is ontstaan, wij de kosten hiervan kunnen verrekenen met jouw netto salaris. Voordat we dit doen, overleggen we eerst met jou en je manager.

Internetverbinding en vertrouwelijkheid

Jij bent zelf verantwoordelijk voor een goed werkende internetverbinding. Gezien de aard van onze dienstverlening wordt een bovengemiddelde downloadsnelheid verwacht. We kunnen aanvullende eisen stellen aan de veiligheid van de thuiswerkverbinding. Lees hier nog eens de tips om veilig thuis te werken.

Je zorgt voor een goede beveiliging van de werkplek en volgt hiervoor bestaande instructies en richtlijnen voor het veilig omgaan met organisatie- en persoonsgegevens.

10.6 Geen verworven recht

Er bestaat geen recht op thuiswerken of een vaste thuiswerkdag en een eenmaal toegestaan verzoek tot thuiswerken leidt nooit tot een verworven recht voor de toekomst.

Het al dan niet toestaan van thuiswerken gaat in eerste instantie in overleg tussen jou, je team en je manager. Het oordeel van de manager is doorslaggevend. Hierin wordt altijd het belang van de werknemer, werkgever en klant afgewogen. Kom je er samen echt niet uit, neem dan contact op met je HD Adviseur.

De mogelijkheid tot thuiswerken kan volledig of gedeeltelijk worden gewijzigd of gestaakt, in geval van een verandering van omstandigheden binnen de organisatie, de klant- of thuissituatie of naar inzicht van je manager.

Meer informatie

Wil je meer weten? Ga naar de thuiswerkpagina op de HRD Intraportal, de webshop van de Kantoorspecialist of neem contact op met jouw manager of HD Adviseur.