Bijlage 11: uitvoeringsregeling bedrijfsfiets

Bijlage 11: Uitvoeringsregeling Bedrijfsfietsen

Algemeen

Bij Info Support streven we naar een flexibel en duurzaam mobiliteitsbeleid dat aansluit bij de veranderende behoeften in de markt. Naast onze bestaande uitvoeringsregeling bedrijfswagen introduceren we daarom met trots de mogelijkheid tot fietsleasing. Dit document heeft als doel de regels vast te leggen voor de terbeschikkingstelling van de een fiets door Info Support NV als werkgever aan een van zijn werknemers en voor het gebruik ervan.

1.1 Visie en voordelen

Het aanbieden van fietsleasing sluit aan bij onze visie op duurzaamheid, gezondheid en kostenbesparing. Door te kiezen voor een bedrijfsfiets dragen we bij aan een beter milieu, besparen we op brandstofkosten en stimuleren we lichaamsbeweging onder onze medewerkers. Bovendien biedt de regeling de mogelijkheid aan werknemers om voordelig een fiets aan te schaffen.

1.2 Implementatie en beheer

Voor het gebruik van de bedrijfsfiets stellen we een gebruikersovereenkomst en een aanvulling op de arbeidsovereenkomst op. Deze documenten, samen met deze Uitvoeringsregeling Bedrijfsfietsen, bieden duidelijkheid en bevorderen een effectief beheer van de bedrijfsfietsen. De uitvoeringsregeling zullen we in het verdere verloop van dit document omdopen tot bedrijfsfietspolicy.

Het gebruik van een bedrijfsfiets vereist dat je op de hoogte bent van deze policy en ermee akkoord gaat om volgens de vastgestelde regels te handelen.

1.3 Flexibiliteit en aanpassing

We begrijpen dat omstandigheden kunnen veranderen. Daarom kan deze bedrijfsfietspolicy eenzijdig door de werkgever worden aangepast om praktische, economische of wettelijke redenen. We houden jullie en de Medewerkersraad uiteraard op de hoogte van eventuele wijzigingen.

Tot slot is deze bedrijfsfietspolicy een tijdelijk document in afwachting van een groter mobiliteitsbeleid op groepsniveau.

Door gezamenlijk te kiezen voor een flexibeler mobiliteitsbeleid, zetten we een stap in de richting van een duurzamere toekomst.

2.1 Wie heeft recht op een huurfiets?

Voor het beheer van het fietspark heeft de Werkgever een contract afgesloten met de leasingmaatschappij. Op verzoek van de Werkgever stelt de leasingmaatschappij de fiets ter beschikking van de Werknemer.

Een werknemer met een vast dienstverband komt in aanmerking voor een bedrijfsfiets. Onder werknemer wordt in de context van deze bedrijfsfietspolicy verstaan: elke werknemer verbonden door een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur met de werkgever. Familieleden of derden kunnen niet instappen in het fietsleaseplan.

Een werknemer met loonbeslag wordt uitgesloten van de mogelijkheid om in te tekenen op een bedrijfsfiets voor de periode van het loonbeslag.

Overgang van een voltijdse naar een deeltijdse tewerkstelling of omgekeerd heeft geen invloed op het lopende leasingcontract. Deeltijdse werknemers kunnen eveneens genieten van een bedrijfsfiets, onder dezelfde voorwaarden als voltijdse werknemers.

Een tijdelijke schorsing van de arbeidsovereenkomst (langdurige ziekte, bevallingsverlof, vaderschapsverlof, arbeidsongeval, tijdskrediet enz.) heeft geen enkele invloed op het lopende leasingcontract, op voorwaarde dat ze niet langer duurt dan zes opeenvolgende maanden. Na zes maanden afwezigheid behoudt Info Support NV zich het recht voor om de fiets en de onderhoudskaart terug te vorderen en het leasecontract stop te zetten. De kosten die hieraan verbonden zijn worden door de werkgever doorbelast aan de werknemer.

De werknemer die beroep wenst te doen op de modaliteiten van onderhavig bedrijfsfietspolicy meldt dit via email aan de afdeling Wagenparkbeheer en HRD. De werkgever oordeelt over de toepasselijkheid van de bedrijfsfietspolicy op de werknemer. Indien gunstig, ontvangt de werknemer meer info voor de verdere praktische afwikkeling van de aanschaf van een fiets (zie 3 voor meer info).

2.2 Terbeschikkingstelling

Voor de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets heeft de werkgever een overeenkomst gesloten met leasingmaatschappij Arval. De leasingmaatschappij blijft gedurende de duur van het leasingcontract (36 maanden) eigenaar van de bedrijfsfiets. De termijn van het contract kan niet gewijzigd worden. Het is de werknemer verboden om de bedrijfsfiets gedurende de looptijd van het contract te verkopen, in bruikleen te geven, in pand te geven, als waarborg te gebruiken, te verhuren of op gelijk welke andere manier te bezwaren.

Als derden enig recht zouden doen gelden op de bedrijfsfiets, dient de werknemer dit onmiddellijk te melden aan de werkgever en de leasingmaatschappij.

De leasemaatschappij Arval besteedt het operationele beheer van fiets leasing uit aan B2Bike. Werknemer is toegestaan om een leverende dealer te kiezen uit het dealernetwerk van B2Bike.

2.3 Gevolgen van de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets

De keuze van de werknemer voor de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, betekent dat de werknemer akkoord gaat met een vermindering van zijn brutoloon gedurende de periode van het leasingcontract.

Het bedrag van de vermindering van zijn brutoloon is in functie van de maandelijkse leaseprijs van het gekozen fietspakket inclusief BTW. Dit bedrag is individueel te bepalen en blijft ongewijzigd gedurende het leasingcontract.

Let op: Dit betekent dat het bruto loon lager wordt. Hiermee wordt ook de grondslag lager voor het berekenen van onder andere vakantiegeld, pensioenopbouw en de eindejaarspremie. Hiermee stemt de werknemer dus in met een ander loonpakket, hetgeen wordt bevestigd in een aanpassing van de arbeidsovereenkomst.

De behandeling van het voordeel van alle aard voor de terbeschikkingstelling van de fiets is afhankelijk van het feit of er met de bedrijfsfiets al dan niet woon-werkverplaatsingen worden gemaakt.

De Werknemer die beroep wenst te doen op de modaliteiten van onderhavig bedrijfsfietspolicy, zal namelijk minstens 20% van de woon-werkverplaatsingen met deze fiets afleggen (om geen voordeel alle aard noch sociale zekerheidsbijdragen te moeten betalen op het gebruik van de fiets). Als de bedrijfsfiets niet gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen en er dus enkel zuiver privégebruik is, wordt er een voordeel van alle aard aangegeven onderhevig aan bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen. Deze kosten komen in dat geval volledig en uitsluitend ten laste van werknemer.

Als de wetgeving met betrekking tot het berekenen van het voordeel van alle aard wordt gewijzigd, wordt deze nieuwe regeling toegepast zonder dat hiervoor compensatie door de werkgever wordt gegeven.

Er kan bovendien maar één fiets tegelijkertijd worden aangeschaft. Er kan per werknemer maar voor één fiets tegelijkertijd een terbeschikkingstelling en looptijd, zoals uiteengezet in deze bedrijfsfietspolicy, gelden. Het is verboden om een fiets aan te schaffen voor een gezinslid. De werknemer dient de fiets zélf te gebruiken en dit voor minstens 20% van zijn woon-werkverplaatsingen.

Let op: de werknemer dient finaal te ondertekenen:

1) Een gebruikersovereenkomst met daarin en verklaring op eer betreffende het gebruik voor woon-werkverkeer net als;
2) Een aanvulling op de arbeidsovereenkomst.

3. 3. Bestelprocedure

Als de Werknemer voldoet aan de toekenningsvoorwaarden mag hij een fiets bestellen. Hij wordt dan uitgenodigd om naar een winkel uit het door de leasingmaatschappij erkende netwerk te gaan en een keuze te maken uit de beschikbare merken en modellen. De leasingmaatschappij behoudt zich het recht voor om bepaalde merken of modellen tijdelijk of definitief uit het aanbod te schrappen. De Werkgever bepaalt de maximale waarde van de fiets en het toebehoren waarvoor de Werknemers een bestelling kunnen plaatsen. In de praktijk heeft Info Support dit gelimiteerd op 10.000 EUR.

De werknemer heeft de keuze uit de merken en modellen die aangeboden worden via de dealers in het netwerk B2Bike zoals:

een stadsfiets
een elektrische fiets (met trapondersteuning tot maximaal 25 kilometer per uur)
een vouwfiets
een racefiets en mountainbike als ze wettelijk uitgerust zijn voor gebruik op de openbare weg;
een bakfiets
een speedpedelec (met trapondersteuning tot maximaal 45 kilometer per uur).

Nadat de Werknemer zijn keuze heeft gemaakt, ontvangt hij van een van de winkels uit het door de leasingmaatschappij erkende netwerk een leasingaanbod dat hij moet ondertekenen. Tegelijkertijd ontvangt de Werknemer een web link waarmee hij het hele bestelproces van zijn fiets kan volgen. Het ondertekende aanbod wordt doorgestuurd naar de Werkgever, die de bestelling met de leasingmaatschappij in orde brengt.

De leasingmaatschappij heeft het recht om, binnen de tien werkdagen na ontvangst van de voor akkoord door de werknemer ondertekende Bestelbon, aan de werknemer of werkgever mee te delen niet tot het sluiten van het leasingcontract over te gaan. Evenwel kan dergelijke weigering niet gebeuren om ongegronde redenen.

Het bestellen van een bedrijfsfiets door de werknemer gebeurt conform het volgende stappenplan:

Werknemer geeft bij de afdeling HRD en Wagenparkbeheer aan gebruik te willen maken van de mogelijkheid om een bedrijfsfiets te leasen;
Afdeling Wagenparkbeheer checkt of de werknemer in aanmerking komt om een fiets te leasen en geeft desgevallend toestemming om verder te gaan met de bestelprocedure;
De werknemer wint een offerte in bij een dealer die is aangesloten bij het dealernetwerk van B2Bike;
De dealer maakt een offerte en leaseberekening voor de werknemer;
De werknemer geeft hierop een voorlopig akkoord en stuurt de getekende leaseberekening ook door naar afdeling Wagenparkbeheer;
De dealer verstuurt de offerte en leaseberekening naar B2Bike, welke het doorstuurt naar Arval;
Arval bezorgt het orderformulier en de leaseberekening aan Wagenparkbeheer;
Afdeling Wagenparkbeheer stuurt, eventueel na berekening van de brutoloonruil*, een gebruikersovereenkomst en een aanvulling van de arbeidsovereenkomst naar de werknemer ter ondertekening;
Werknemer aanvaardt de gevolgen van de leaseprijs op de arbeidsovereenkomst en retourneert beide documenten aan afdeling Wagenparkbeheer;
Afdeling Wagenparkbeheer gaat akkoord met de offerte en leaseberekening en stuurt het getekende orderformulier naar Arval;
Arval bestelt de fiets via B2Bike bij de dealer;
De dealer levert de fiets aan werknemer op een afgesproken leverdatum;
De dealer bezorgt een ontvangstbewijs en factuur aan B2Bike, welke het doorstuurt naar Arval;
De leaseregeling start op de afgesproken leverdatum.
Je ontvangt een kopie van je verzekeringsdocument via My Arval.

*standaard wordt de brutoloonruil pas berekend bij het opstellen van de mutatie richting SD Worx voor de loonberekening. Indien de werknemer dat wenst, kan de simulatie tijdens het bestelproces opgevraagd worden. Dit heeft een vertraging van het bestelproces als gevolg. Aan de hand van de voorbeeld simulatie kan men zelf een inschatting maken van de impact op het loon.

Voor algemene vragen over deze regeling kunnen werknemers terecht bij:

Arval: Miek Huybrechts telefoon: +32 (0)2 240 01 99, email miek.huybrechts@arval.be
Wagenparkbeheer: Sander Wind telefoon: +31 (0)318 58 28 61, email: wagenparkbeheer@infosupport.com

4. Levering van de bedrijfsfiets

De werknemer neemt de fiets in ontvangst bij de fietshandelaar zoals op de Bestelbon vermeld. Bij de inontvangstneming van de fiets tekent de werknemer een ontvangstbewijs, dat vaststelt of de fiets overeenstemt met hetgeen in de bestelbon staat vermeld en geen zichtbare gebreken vertoont.
De werknemer is verantwoordelijk voor alle documenten en losse onderdelen die hem worden toevertrouwd, zoals garantiekaart, gebruikershandleiding, verzekeringsbewijs, sleutels, lader, slot of ketting en alle toebehoren die bij de bedrijfsfiets besteld werden. Voor zover deze zaken aan de werknemer worden overhandigd, zal daar tevens melding van gemaakt worden op het Ontvangstbewijs.
Als die documenten of voorwerpen zouden verdwijnen dan verbindt de werknemer zich ertoe om binnen de vijf werkdagen, te rekenen vanaf de dag waarop de werknemer zelf kennis krijgt van het verlies van de documenten of voorwerpen, zulks te melden aan de leasingmaatschappij. Deze zal dan samen met de werknemer de nodige maatregelen nemen voor het verkrijgen van vervanging van de documenten of voorwerpen. De schade voortvloeiend uit het verlies, de kosten en de eventuele waardevermindering van de fiets vallen ten laste van de werknemer.
Vanaf de datum van levering draagt de werknemer de verantwoordelijkheid met betrekking tot het bezit, het gebruik en de bewaring van de bedrijfsfiets.
De werknemer is gehouden de bedrijfsfiets binnen een redelijke termijn na kennisgeving ervan door de leasingmaatschappij of fietshandelaar, bij de fietshandelaar in ontvangst te nemen.
Als de werknemer de bestelling annuleert tussen het ogenblik van bestelling en het ogenblik van de vooropgestelde levering van de bedrijfsfiets, of als de werknemer weigert de bestelde bedrijfsfiets binnen een redelijke termijn in ontvangst te nemen, heeft de leasingmaatschappij, na voorafgaande ingebrekestelling – waarin de werknemer de mogelijkheid krijgt om binnen de termijn van acht werkdagen de bedrijfsfiets alsnog in ontvangst te nemen, dan wel af te zien van zijn/haar annulering – het recht de bestelling te annuleren en van de werkgever een schadevergoeding te vorderen die maximaal 15% bedraagt van de cataloguswaarde van de bedrijfsfiets. Deze vergoeding wordt integraal doorgerekend aan de werknemer. Dit netto bedrag wordt geacht de volledige schade uit te maken die de leasingmaatschappij kan lijden ten gevolge van de annulering of niet-inontvangstneming van de bedrijfsfiets.
Na ondertekening van het ontvangstbewijs vermeld onder a) hierboven, valt de zichtbare niet-conforme levering, welke niet op het ontvangstbewijs vermeld staat, onder de verantwoordelijkheid van de werknemer. De leasingmaatschappij is niet aansprakelijk voor de schade die zou worden veroorzaakt door zichtbare gebreken aan de bedrijfsfiets, voor zover de werknemer het bestaan van deze zichtbare gebreken niet heeft gemeld bij levering.
De leasingmaatschappij is niet aansprakelijk voor eventuele laattijdige levering of niet-levering van de door de werknemer bestelde bedrijfsfiets, in zoverre deze niet langer op de markt wordt aangeboden of niet langer te verkrijgen is bij de desbetreffende leveranciers. Van zodra de leasingmaatschappij kennis heeft van eventuele laattijdige levering, zal zij de werknemer daarvan schriftelijk in kennis stellen.

5. Gebruik van de fiets

De werknemer verklaart in de Gebruikersovereenkomst dat de bedrijfsfiets regelmatig (gemiddeld 1 maal per week) gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen.

De werkgever behoudt zich het recht voor te controleren of de werknemer de geleasede bedrijfsfiets gebruikt voor woon-werkverkeer.

Per kilometer woon-werkverkeer maakt de werknemer aanspraak op de fiscaal maximum vrijgestelde fietsvergoeding. Dit kan maandelijks gedeclareerd worden. Op die manier wordt zowel de betaling van de vergoeding als de opvolging van het minimum aantal dagen geregeld. Voorwaarde van de vergoeding is dat op dagen dat de bedrijfsfiets zakelijk wordt gebruikt, de eventueel door werkgever verstrekte leasewagen stil staat en dus niet door partner en of inwonende gezinsleden wordt gebruikt. Werkgever kan hier op controleren.

De bedrijfsfiets mag gebruikt worden door de werknemer, de inwonende partner van de werknemer en zijn/haar inwonende kinderen voor zo ver zij in staat zijn een fiets te besturen.

Het is voor de werknemer verboden om:

Aan de bedrijfsfiets technische wijzigingen, opties die niet in de Bestelbon zijn opgesomd of reclame aan te brengen, zonder akkoord van de leasingmaatschappij
De bedrijfsfiets in bruikleen te geven of onder te verhuren, in pand te geven of hem als waarborg te gebruiken
De bedrijfsfiets te gebruiken voor onwettige doeleinden, wedstrijden en trainingen voor wedstrijden
De bedrijfsfiets te gebruiken voor zaken die afwijken van de verzekeringsvoorwaarden
De bedrijfsfiets te gebruiken voor bezoldigd personen- of goederenvervoer
De bedrijfsfiets te gebruiken voor zaken die afwijken van het normale gebruik volgens de bestemming van de bedrijfsfiets
De bedrijfsfiets te wijzigen, op te voeren of te tunen, waardoor deze niet meer voldoet aan de technische specificaties en wettelijke eisen.
De bedrijfsfiets te besturen onder invloed van drank of verdovende middelen, inclusief verdovende geneesmiddelen

De werknemer aanvaardt het toezicht op de fiets door de nodige maatregelen te nemen om onder meer de beschadiging, vernietiging of verdwijning ervan te voorkomen.

De werknemer moet zijn bedrijfsfiets gebruiken als een ‘goed huisvader’, door:

de fiets in goede staat te houden, regelmatig na te kijken op defecten en het dagdagelijkse onderhoud zelf uit te voeren (bandenspanning, ketting smeren, reinigen fiets, etc.);
de fiets steeds op een veilige locatie te stallen en met een door de leasemaatschappij goedgekeurd hangslot (d.w.z. ART2 of hoger) vast te maken aan een vast voorwerp;
de fiets binnen te brengen voor periodiek onderhoud;
te zorgen dat de fiets steeds voldoet aan de technische voorschriften die wettelijk voorzien zijn;
de wetten en reglementen, waaronder de wegcode, na te leven;
eventuele voorschriften van de producent of leverancier van de fiets in verband met gebruik en/of onderhoud na te leven;
geen roekeloze rijstijl te hanteren;
op geen enkele manier passagiers te vervoeren, met uitzondering van kinderen als ze in daartoe bestemde fietsstoeltjes en volgens de geldende voorschriften worden vervoerd;

Elke boete of overtreding, voortvloeiend uit het gebruik van de fiets, komt ten laste van de werknemer.

6. Onderhoud van de fiets

De werknemer is verantwoordelijk voor het goed onderhouden van de fiets en het melden van eventuele defecten. Bij schade door nalatigheid of verlies kan de werknemer aansprakelijk gesteld worden voor de kosten.

Onderhoud is in begrepen in het leasingcontract.

Onderhoud 1Star:
- € 100,00 per jaar (0% BTW) = € 300,00 op totale leasecontract (0% BTW).
Onderhoud 2Star:
- € 200,00 per jaar (0% BTW) = € 600,00 op totale leasecontract (0% BTW)
Onderhoud 3Star:
- € 300,00 per jaar (0% BTW) = € 900,00 op totale leasecontract (0% BTW)

Het onderhoudstegoed wordt aangeleverd via de Servicepas van de leasingmaatschappij. Deze wordt opgeladen met het overeenstemmende onderhoudstegoed zoals vermeld in de Bestelbon en in het huurcontract en wordt meegegeven aan de werknemer bij afhaling van de bedrijfsfiets. De werknemer kan ten allen tijde het saldo op zijn onderhoudspass raadplegen via www.b2bike.be/saldo.

Een normaal onderhoud houdt de volgende diensten In:

controle van bouten en schroeven, spanning van de spaken en van de banden; afstelling van versnellingen, remmen en verlichting; smeren van scharnierpunten;
controle van batterij en lader en software-updates bij elektrische fietsen; en
vervanging van versleten onderdelen; vervangen van banden, kabelsets en remplaatjes en zo nodig vervanging van een ketting- en tandwielenset.

De werknemer verbindt zich ertoe om voor het onderhoud van zijn bedrijfsfiets eerst het saldo van zijn onderhoudscontract te gebruiken. Het bedrag bovenop het bedrag op de kaart, is ten laste van de werknemer.

Elk verzoek om vervanging en/of onderhoud met betrekking tot onderdelen die niet op bovenstaande lijst staan, is ten laste van de werknemer.

De werknemer verbindt zich ertoe om zo vaak als aanbevolen door de winkel die door de leasemaatschappij is erkend en minstens eenmaal per jaar, een onderhoud te laten uitvoeren. Niet-nakoming van deze verplichting kan leiden tot kosten voor de werknemer.

Kleine herstellingen en onderhoudstaken mogen door de werknemer zelf uitgevoerd worden voor zover deze zich daartoe in staat acht. Werknemer mag niet zelf de herstellingen en het onderhoud van mechaniek en frame van de fiets uitvoeren. Schade ten gevolge van onoordeelkundig onderhoud door de werknemers valt buiten de verzekeringsvoorwaarden en de garantievoorwaarden.

In geval er onderhouds- en herstellingswerkzaamheden elders dan bij een door de leasingmaatschappij erkende fietsenhandelaar worden uitgevoerd, worden deze kosten door de werknemer zelf betaald. Deze kosten zullen nadien enkel door de leasingmaatschappij worden terugbetaald aan de werknemer en vervolgens in mindering gebracht van het onderhoudstegoed op de Servicepas indien blijkt dat de onderhouds- en herstellingswerken door omstandigheden enkel bij een niet door de leasingmaatschappij erkende fietshandelaar konden gebeuren ; daarenboven zullen deze kosten in dat geval slechts worden aanvaard op basis van een prijsniveau gehanteerd door een door de leasingmaatschappij erkende fietshandelaar.

7. Verzekering

De fiets is verzekerd tegen diefstal en schade. De kosten hiervoor zijn inbegrepen in de leaseprijs. Het betreft een verzekering van de fiets via Greenval, onderdeel van Arval. De verzekering gaat in op de dag dat het leasingcontract start. De verzekering eindigt op de laatste dag van het leasingcontract.

Deze verzekering dekt alle materiële schade aan de fiets en/of verlies van de fiets , onder de voorwaarde en met inachtneming van de gebruiksvoorwaarden (5) en uitsluitingsgronden (8.2). Deze verzekering voorziet niet in een dekking lichamelijke letsels, noch burgerlijke aansprakelijkheid met uitzondering voor speedpedelecs. Indien de werknemer dit wenst te voorzien, moet hij op persoonlijke titel een dergelijke verzekering afsluiten.

De werknemer aanvaardt dat de leasingmaatschappij deze fietsverzekering afsluit bij een verzekeraar naar keuze, waarin de leasingmaatschappij als begunstigde wordt aangewezen.

De werknemer aanvaardt de geldigheid, werking en tegenstelbaarheid van de polisvoorwaarden. De polisvoorwaarden worden op aanvraag door Wagenparkbeheer bezorgd aan de werknemer. Het verzekeringsattest kan worden geraadpleegd via MyArval.

8. Schaderegeling

Kosten voor alle schade ten gevolge van een ongeval waarbij de fiets betrokken was, elke daad van vandalisme en de volledige diefstal van de fiets mits die met behulp van een door de leasemaatschappij goedgekeurd hangslot aan een vast voorwerp was bevestigd, inclusief aangekochte toebehoren (mits dit op de bestelbon vermeld staat), wordt vergoed door de leasemaatschappij. Om elke twijfel weg te nemen: extra toebehoren die door de werknemer zijn toegevoegd worden niet vergoed indien gestolen, ongeacht of de leasemaatschappij er toelating voor had gegeven of niet.

8.1 Schaderegelingsprocedure

Werknemer moet schade aangeven bij de leasemaatschappij in de volgende gevallen:

In geval van schade als gevolg van een ongeval waarbij de fiets betrokken is: de werknemer moet de schade aangeven bij de leasemaatschappij binnen een (1) werkdag vanaf de gebeurtenis.
Bij vandalisme: de werknemer moet de schade aangeven bij de leasingmaatschappij binnen een (1) werkdag alsook het proces-verbaal van de politie binnen een (1) werkdag na de vaststelling van het vandalisme aan de leasemaatschappij bezorgen.
Bij diefstal moet de werknemer het volgende aan de leasemaatschappij bezorgen:
- het proces-verbaal van de politie binnen een (1) werkdag na de vaststelling van de diefstal. De werknemer moet de leasemaatschappij onmiddellijk op de hoogte stellen wanneer de gestolen fiets is teruggevonden.
- De twee (2) originele sleutels van het ART2-slot die samen met de fiets werden geleverd.
Bij iedere schade dient de werknemer onverwijld alle ontvangen documenten door te sturen en alle door de leasemaatschappij gevraagde informatie te verstrekken.

Bij verlies van één of meerdere sleutels van het door de leasemaatschappij goedgekeurd hangslot, moet de werknemer dat onmiddellijk melden aan Arval om elke twijfel bij diefstal van de fiets(en) achteraf weg te nemen. Doet de werknemer dat niet, dan zal de leasemaatschappij de kosten van de diefstal van hem terugvorderen. Die kosten worden dan als volgt berekend: het aankoopbedrag van de fiets, exclusief btw (zoals vermeld op de aankoopfactuur van de fiets) verminderd met een afschrijving van 1% per gereden maand.

8.2 Uitzonderingen

Puur informatief-indicatief: De volgende kosten of de volgende schade blijft ten laste van de werknemer:

Kosten van abnormale slijtage, onvoldoende onderhoud, eigen gebrek en schade door waardevermindering.
Schade aan toebehoren, banden, onderdelen en krassen op de fiets die niet te wijten zijn aan een ongeval.
Schade veroorzaakt of verergerd door vervoerde voorwerpen en overbelasting van de fiets.
Schade veroorzaakt tijdens wedstrijden of voorbereidingen daarop.
Schade veroorzaakt tijdens onderverhuring van de fiets.
Schade met opzet toegebracht aan de fiets.
Schade als gevolg van een ruzie, agressie of een aanslag waarvan de werknemer de aanstoker was.
Schade ontstaan tijdens het fietsen in staat van alcoholintoxicatie, dronkenschap, overmatig gebruik van geneesmiddelen, drugs, verdovende of opwekkende middelen of in een gelijkaardige toestand die het gevolg is van het gebruik van producten andere dan alcohol.
Schade door vandalisme zonder proces-verbaal van de politie.
Diefstal van de fiets zonder proces-verbaal van de politie en als de werknemer de twee originele sleutels niet kan teruggeven. Er is geen dekking voor de fiets als die niet aan een vast object werd vastgemaakt en vergrendeld, voor zover dat bij de fiets mogelijk is.
Diefstal van onderdelen en/of toebehoren.
Diefstal van de batterij alleen.
Schade aan of verlies van de fiets naar aanleiding van misdrijven gepleegd door de werknemer.

De leasemaatschappij kan zich beroepen op bovenvermelde uitzonderingen als het zeer waarschijnlijk is dat een ervan zich heeft voorgedaan.

8.3 Eigen risico

Zelfs als de leasemaatschappij schade vergoedt op grond van artikel 8.1, blijft er een eigen risico ten laste van de Werknemer.

Het bedrag van dat eigen risico wordt berekend op basis van de waarde van de fiets. Het bedrag van het eigen risico wordt vermeld bij de afgifte van het leasingaanbod door de winkel uit het erkende netwerk van de leasingmaatschappij.

9. Pechhulp

Een dienst pechhulp is inbegrepen in het leasingcontract. Deze pechhulp, in samenwerking met Touring, kan ingeroepen worden in België en de buurlanden alsook Spanje en Italië op voorwaarde dat de fiets zich minstens op 1 km van het thuisadres bevindt.

De dekking geldt bij mechanische of elektrische pech, problemen met de remmen, een ongeval (ook bij total loss), vandalisme die de voortzetting van de reis onmogelijk maakt, lekke band of diefstal van de sleutels, diefstal of poging tot diefstal die de voortzetting van de reis onmogelijk maakt, natuurrampen zoals overstroming of bodemverzakking.

10. Beëindiging van het leasecontract

De Huurovereenkomst loopt automatisch af:

op het einde van de looptijd;
op de dag van de diefstal, als de fiets niet binnen een termijn van dertig (30) dagen wordt teruggevonden op Belgisch grondgebied;
bij totaal verlies (indien herstelling niet meer mogelijk is, of de reparatiekosten hoger zijn dan de waarde onmiddellijk voor het ontstaan van de schade onder aftrek van de waarde van de fiets na de schadegebeurtenis) ten gevolge van het ongeval.

11. Inlevering of overname fiets bij einde leasecontract

Op het einde van het leasingcontract heeft de werknemer de keuze tot inlevering dan wel overname van de fiets.

De werknemer kan kiezen de fiets over te nemen bij het einde van het leasecontract, tegen de restwaarde die bij ingang van het leasecontract reeds is vastgesteld.

Werknemer moet dit ten laatste tien werkdagen voor het einde van het leasecontract aan de leasemaatschappij bekend maken. Doet hij dat niet, dan heeft de werkgever het recht om van de werknemer te eisen dat hij de fiets teruggeeft op de afgesproken plaats en op het afgesproken tijdstip.

De eigendom van de fiets(en) gaat pas over na de volledige betaling van de prijs van de koopoptie (of de vergoeding voor voortijdige beëindiging), de moratoire rente, eventuele huurachterstallen en elk bedrag dat krachtens deze policy verschuldigd is.

Als de werknemer de fiets niet wenst over te nemen, geeft hij de fiets terug in een erkende winkel van het netwerk dat een ‘bike check’ doet voor de evaluatie van het bedrag van de eventuele schade aan de fiets (behalve schade te wijten aan slijtage en normaal gebruik). Alle zichtbare schade aan de fiets moet worden aangegeven.

Aan het einde van het contract dienen ook de twee originele fietssleutels te worden teruggegeven. Bij de teruggave moet de fiets volledig schoongemaakt zijn, anders zijn de schoonmaakkosten ten laste van de werknemer. Vastgestelde schade en kosten voor ontbrekende opties zijn ten laste van de werknemer.

Als uit het expertiserapport blijkt dat de vastgestelde schade niet aan normale slijtage of aan een normaal gebruik van de bedrijfsfiets kan worden toegeschreven, dan zal Info Support de reparatiekosten van voormelde fiets aan de werknemer doorrekenen. Als het bedrag van de schade hoger is dan de residuele waarde van de fiets, moet de werknemer de fiets afkopen tegen 20% van de aankoopwaarde ervan.

Als de werknemer zelf opties betaalde en ze verwijderbaar zijn zonder de fiets te beschadigen (bijvoorbeeld een kinderzitje), dan mogen deze gerecupereerd worden door de medewerker.

Het gebeurlijke saldo van het onderhoudstegoed, zoals blijkt uit de betreffende Servicepas, wordt op het einde van het leasingcontract aan de werknemer ter beschikking gesteld. De werknemer kan dit saldo vrij besteden voor de aankoop van materialen bij een door de leasingmaatschappij erkende fietshandelaar.

12. Vroegtijdige beëindiging leasecontract

Een vroegtijdige beëindiging van het leasecontract kan het gevolg zijn van:

ofwel de vrijwillige beslissing van de werknemer: de werknemer is gerechtigd op elk ogenblik gedurende de duurtijd van het leasingcontract dit contract onmiddellijk en eenzijdig te beëindigen. Daartoe dient de werknemer bij schrijven aan de leasingmaatschappij, met kopie aan de werkgever, zijn beslissing tot beëindiging van het leasingcontract mede te delen.
ofwel de beëindiging van de arbeidsovereenkomst tussen werknemer en werkgever: de datum van uitdiensttreding van de werknemer betekent dan ook automatisch de datum van de beëindiging van het leasingcontract.
ofwel de eenzijdige beslissing van de werkgever, indien één van onderstaande gevallen zich voordoet:
- bij volledige arbeidsongeschiktheid van de werknemer gedurende een aaneengesloten periode van zes maanden of langer. In deze situatie wordt de overeenkomst opgeschort in plaats van beëindigd;
- bij schorsing of non-activiteit van de werknemer, al dan niet met behoud van salaris, als gevolg van een ontslagprocedure;
- bij niet nakoming van enige verplichting uit hoofde van deze regeling;
- bij onder curatelenstelling van de werknemer;
- bij overlijden of pensionering van de werknemer;
- indien de verzekering van de fiets om welke reden dan ook door de assuradeuren wordt opgezegd of geroyeerd en naar oordeel van de werkgever of de leasemaatschappij bij andere assuradeuren geen voldoende dekking kan worden verkregen.

Als de werknemer na vroegtijdige beëindiging eigenaar wordt van de fiets, wordt de fiets door de leasemaatschappij doorverkocht aan de werknemer. Bij de overnameprijs wordt het saldo geteld dat nog op de herlaadbare betaalkaart staat die aan het onderhoudscontract is gekoppeld. In het geval van een eigendomsoverdracht houdt de werknemer de betaalkaart.

Als de werknemer het eigendom van de fiets niet verwerft, dan is de werkgever een vergoeding verschuldigd van vijftig procent (50%) van het nog verschuldigde leasebedrag (dit is inclusief BTW). Werkgever verrekend dit met werknemer door een netto inhouding op het laatste loon van de werknemer. Hij moet ook de prepaidkaart voor zijn onderhoudscontract teruggeven.

Wissels van (klant)project zijn voor eigen risico van de werknemer. Werknemer is te allen tijde gehouden aan het gemiddelde van 1x zakelijk gebruik per week om van de fiscale voordelen te genieten. Is dit wegens een projectwissel niet haalbaar en wil werknemer de fiets inleveren na een projectwissel, dan zijn de kosten hiervoor voor rekening van de werknemer. Berekening van kosten is ook in dat geval gebaseerd op 50% van het resterende leasebedrag.

13. Slotbepalingen

Alle door de werknemer aan de werkgever te richten mededelingen, betrekking hebbend op deze regeling, worden schriftelijk aan de werkgever gericht.

De werknemer erkent dat de werkgever zich het recht voorbehoudt om deze fietspolicy te allen tijde te wijzigen. De werkgever behoudt zich het recht voor, indien overheidsmaatregelen haar daartoe dwingen, aan de werknemer beperkende maatregelen voor het (privé-) gebruik van de fiets op te leggen of het (privé-) gebruik in zijn geheel te verbieden.

De werknemer verklaart op eigen initiatief en op eigen verantwoordelijkheid de beslissing te hebben genomen tot het aangaan van een leasingcontract, en erkent op de hoogte te zijn van de (para)fiscale en juridische gevolgen en risico’s daarvan.

De werkgever heeft het beheer van de fietsen bij de leasemaatschappij ondergebracht. De afdeling Wagenparkbeheer onderhoudt het contact met de leasemaatschappij en de werknemers.

Bijlage 1 Rekenvoorbeeld

Rekenvoorbeeld impact leasefiets op loon (maandloon en jaarloon).

Bijlage 2 FAQ

Wie kan een fiets leasen?

Werknemers met een vast dienstverband komen in aanmerking voor een bedrijfsfiets volgens de bedrijfsfietspolicy. Dit geldt voor werknemers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur met de werkgever. Familieleden of derden komen niet in aanmerking voor het fietsleaseplan (2.1 ).

Hoe meld ik mij aan voor de bedrijfsfietsregeling?

De werknemer die beroep wenst te doen op de modaliteiten van de bedrijfsfietspolicy meldt dit via e-mail aan de afdeling Wagenparkbeheer en HRD. De werkgever oordeelt over de toepasselijkheid van de bedrijfsfietspolicy op de werknemer. Indien gunstig, ontvangt de werknemer meer info voor de verdere praktische afwikkeling van de aanschaf van een fiets (2.1 ).

Wat is de impact op mijn loon als ik een fiets wil leasen?

Het bedrag van de vermindering van het brutoloon is in functie van de maandelijkse leaseprijs van het gekozen fietspakket inclusief BTW ( 2.3 ). In bijlage hebben we een rekenvoorbeeld gestoken om je een idee te geven van de impact op je loon.

Zijn er beperkingen aan het gebruik van de bedrijfsfiets?

Ja, een werknemer kan slechts één fiets tegelijkertijd aanschaffen en gebruiken volgens de bedrijfsfietspolicy. Het is verboden om een fiets aan te schaffen voor een gezinslid. De werknemer dient de fiets zélf te gebruiken en dit voor minstens 20% van zijn woon-werkverplaatsingen (2.3 ).

Kan ik eender welke fiets leasen?

De werknemer heeft de keuze uit verschillende merken en modellen, waaronder stadsfietsen, elektrische fietsen (met trapondersteuning tot maximaal 25 kilometer per uur), vouwfietsen, racefietsen, mountainbikes (indien wettelijk uitgerust voor gebruik op de openbare weg), bakfietsen en speedpedelecs (met trapondersteuning tot maximaal 45 kilometer per uur) (3 ). De kostprijs van de leasefiets is gelimiteerd op 10.000 EUR. De leasemaatschappij heeft het uiteindelijke beslissingsrecht over de goedkeuring van een leasefiets.

Heb ik recht op een fietsvergoeding voor andere doeleinden dan woon-werkverkeer?

Nee, het gebruik van de bedrijfsfiets voor andere doeleinden, zoals tijdens werktijd of voor bezoldigd personen- of goederenvervoer, komt niet in aanmerking voor de fietsvergoeding (5 ).

Mag mijn inwonende partner of kinderen de bedrijfsfiets gebruiken?

Ja, de inwonende partner en kinderen mogen de fiets ook gebruiken voor woon-werkverkeer, mits zij in staat zijn om een fiets te besturen. Echter, er zijn beperkingen en verboden op het gebruik van de bedrijfsfiets, zoals het verbod op technische wijzigingen zonder toestemming van de leasingmaatschappij en het gebruik voor onwettige doeleinden of wedstrijden (5 ).

Kan ik ergens douchen wanneer ik met de fiets naar kantoor kom?

Ja, je kan een douchekaart vragen bij je HR of office afdeling. Met die kaart kan je douchen in de gebouwen van Intervest aan Mechelen Campus, vlakbij Basic Fit (zie rood kruis op kaart).

Kan ik mijn fiets ergens stallen wanneer ik met de fiets naar kantoor kom?

Ja, er zijn twee fietsstallingen voorzien op de parking van Info Support in Mechelen (zie rode kruisjes op kaart).

Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van de bedrijfsfiets?

De werknemer is verantwoordelijk voor het goed onderhouden van de fiets en het melden van eventuele defecten. Onderhoud is inbegrepen in het leasingcontract in de vorm van een onderhoudskaart, en de werknemer kan kiezen tussen drie onderhoudstegoeden, afhankelijk van het verwachte jaarlijkse fietsgebruik (6 ).

Hoe weet ik wat het saldo op mijn onderhoudskaart is?

Het saldo van je onderhoudskaart kan je steeds nakijken via volgende link: B2Bike – Klant

Kan ik zelf kleine herstellingen aan de bedrijfsfiets uitvoeren?

Ja, kleine herstellingen en onderhoudstaken mogen door de werknemer zelf worden uitgevoerd, maar het onderhoud van mechaniek en frame moet worden overgelaten aan erkende fietsenhandelaren (6 ).

Wat wordt gedekt door de verzekering van de bedrijfsfiets?

De verzekering dekt materiële schade aan de fiets en/of verlies van de fiets, maar niet lichamelijke letsels of burgerlijke aansprakelijkheid. Als de werknemer deze dekking wil, moet hij op persoonlijke titel een aanvullende verzekering afsluiten (7 ).

Speedpedelecs worden gezien als motorrijtuigen. Daarom wordt voor deze fietsen wel een verzekering BA en rechtsbijstand afgesloten bij Arval.

Een kopie van de attesten is terug te vinden in MyArval. In de polisvoorwaarden die je bij het afsluiten van je leasecontract ontvangt, kan je alle details nalezen.

Wat moet ik doen als mijn fiets gestolen wordt?

Je doet dan eerst aangifte bij de politie. Bij diefstal moet je het volgende aan de leasemaatschappij bezorgen:

het proces-verbaal van de politie binnen een (1) werkdag na de vaststelling van de diefstal. De werknemer moet de leasemaatschappij onmiddellijk op de hoogte stellen wanneer de gestolen fiets is teruggevonden.
De twee (2) originele sleutels die samen met de fiets werden geleverd.
Ben ik verzekerd wanneer mijn fiets niet op slot was en die gestolen wordt?

Nee, je fiets moet met een door de verzekering goedgekeurd slot (ART2 of hoger) vast hangen aan een vast voorwerp. Je moet in het bezit zijn van de twee sleutels.

Wat moet ik doen bij schade aan mijn fiets?

Als werknemer moet je de schade aangeven bij de leasemaatschappij binnen een werkdag na de gebeurtenis. Bij vandalisme moet je ook het proces-verbaal van de politie binnen een werkdag bezorgen. In geval van diefstal moet je het proces-verbaal van de politie binnen een werkdag bezorgen en de leasemaatschappij onmiddellijk op de hoogte stellen wanneer de gestolen fiets is teruggevonden (8 ).

Wie betaalt de kosten bij herstelling van schade aan de fiets?

De leasemaatschappij. Enkele van de uitzonderingen waarbij de kosten of schade ten laste van de werknemer blijven, zijn onder andere schade veroorzaakt tijdens wedstrijden of voorbereidingen daarop, schade door vandalisme zonder proces-verbaal van de politie, diefstal van de fiets zonder proces-verbaal van de politie en als de werknemer de twee originele sleutels niet kan teruggeven. De uitgebreide lijst met uitzonderingen is terug te vinden in 8.2 .

Heb ik recht op een vervangende fiets in geval van reparatie?

Nee, dit is niet inbegrepen in de polis.

Hoeveel bedraagt mijn eigen risico?

Het eigen risico is afhankelijk van de waarde van je fiets. Op de berekening die je bij de erkende dealer ontvangt kan je zien hoeveel je eigen risico bedraagt.

Wat is een door de leasemaatschappij goedgekeurd slot?

Dit is een ART2 slot of hoger. ART is een keurmerk dat iets zegt over de zekerheid van diefstalveiligheid. Hoe hoger, hoe veiliger.

Wat moet ik doen wanneer ik in panne val met mijn fiets?

De dekking geldt bij mechanische of elektrische pech, problemen met de remmen, een ongeval (ook bij total loss), vandalisme die de voortzetting van de reis onmogelijk maakt, lekke band of diefstal van de sleutels, diefstel of poging tot diefstal die de voortzetting van de reis onmogelijk maakt, natuurrampen zoals overstroming of bodemverzakking (9).

Indien je pech zou hebben, moet je Arval assistance (onderaannemer Touring) contacteren op het nummer 02/245.73.72.

Kan ik mijn leasecontract meenemen naar mijn volgende werkgever?

Neen, wanneer je uit dienst gaat, betekent dit het einde van je leasecontract en zijn de regels van toepassing zoals in de bedrijfsfietspolicy uiteengezet.

Kan ik de kosten voor het laden van mijn elektrische fiets declareren?

Neen, deze kosten kan je niet declareren. Je ontvangt wel een fietsvergoeding per gefietste kilometer.

Kan ik ook een fietsvergoeding krijgen als ik geen leasefiets heb?

Ja, we willen iedereen stimuleren om zoveel mogelijk met de fiets naar kantoor of de klant te gaan. Je kan voor de afgelegde kilometers een fietsvergoeding krijgen op voorwaarde dat je eventuele leasewagen die dag stil blijft staan.

Ben ik verplicht om met de fiets te komen werken als ik een fiets lease?

Neen, niemand kan je verplichten om met de fiets te komen. Je tekent echter wel een gebruikersovereenkomst met een verklaring op eer dat je de leasefiets zal gebruiken voor woon-werkverkeer. De Werknemer die beroep wenst te doen op de modaliteiten van onderhavig bedrijfsfietspolicy, verklaart daarbij om minstens 20% van de woon-werkverplaatsingen met de fiets af te leggen om geen voordeel alle aard noch sociale zekerheidsbijdragen te moeten betalen op het gebruik van de fiets. Als de bedrijfsfiets niet gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen en er dus enkel zuiver privégebruik is, wordt er een voordeel van alle aard aangegeven onderhevig aan bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen. Deze kosten komen in dat geval volledig en uitsluitend ten laste van werknemer.

Wat gebeurt er op het einde van het leasecontract?

Je kan er dan voor kiezen om de fiets in te leveren of over te nemen aan het restbedrag. Meer hierover lees je in 11.