Bijlagen uitvoeringsregelingen

Jij kiest! We staan aan het begin van de ‘flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden’. Het uitgangspunt is dat iedere medewerker zelf kiest welk arbeidsvoorwaardenpakket hij van toepassing wil laten zijn. Datarotonde zit dus niet meer in de regie, maar je bent als medewerker zelf in de regie.

Hoe werkt het?

• 1 x per jaar, voor 1 december en ingangsdatum 1 januari van het jaar erop, word je gevraagd om (opnieuw) te kiezen welk arbeidsvoorwaardenpakket je van toepassing wil laten zijn;
• Ieder moment kun je een andere keuze maken. Deze gaat (indien feitelijk mogelijk) in per de 1^e van de maand volgend op de maand waarin je je keuze hebt gemaakt;
• Je geeft je keuze(s) door aan de afdeling HRD. Zij bevestigen je keuze(s) en zien erop toe dat deze op een juiste manier wordt uitgevoerd;
• In het begin zal het accent liggen op de verschillende gedefinieerde pakketten die zijn vastgesteld (PRE SELECTED). Hierna gaan we aan de slag om nieuwe ideeën op te halen. Ook gaan we nieuwe pakketten samenstellen. Heb jij een suggestie? Laat het ons weten!
• De basis vormt de waarde van het ‘default premium pakket’ die je bent aangegaan in je arbeidsovereenkomst. Je kunt alleen aanspraak maken op opgebouwde rechten.

Welk arbeidsvoorwaardenpakket kies jij?

Er zijn 3 hoofdmogelijkheden waaruit je kunt kiezen, te weten default premium pakket, pre selected of pick it yourself.

1. DEFAULT PREMIUM PAKKET

De default keuzemogelijkheid is vergelijkbaar met de arbeidsvoorwaarden van voor de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden. Als je hiervoor kiest, zijn je keuzes beperkt maar dien je alsnog een aantal keuzes te maken gedurende het jaar over bijvoorbeeld een eventuele prestatiebeloning of resterend leasebudget. Je maakt de keuze over de wijze van uitkeren op het moment dat de betaling plaatsvindt.

2. PRE SELECTED

De tweede mogelijkheid is pre selected. Dit zijn logisch samengestelde arbeidsvoorwaardenpakketten die zijn samengesteld op basis van veel voorkomende keuzes. De samenstelling is gebaseerd op een thema, levensfase of -stijl. Deze optie wordt aangeboden om keuzestress te verminderen. Jij kiest het pakket, maar de inhoud ervan is pre selected. Je hoeft dan niet bij iedere (incidentele) betaling de keuze te maken op welke wijze je het uitgekeerd wilt hebben.

3. PICK IT YOURSELF

De derde mogelijkheid is pick it yourself. In dit individuele arbeidsvoorwaardenpakket kun je alles zelf kiezen en heb je maximale flexibiliteit. Bijna elk element is hier variabel. Je bepaalt jaarlijks – voor de ingangsdatum – welke betalingen je op welke manier uitgekeerd wenst te krijgen. Daarbij maak je volledig je eigen keuzes die aansluiten bij jouw voorkeuren. Dit is dus een individueel pakket.

1. DEFAULT PREMIUM PAKKET

In het default premium pakket worden de arbeidsvoorwaarden conform de default toegepast. In de tabel hieronder wordt van de voorkomende beloningselementen aangegeven wanneer en op welke wijze deze worden uitgekeerd. Uitkering vindt alleen plaats indien dit van toepassing is.

* Voor de elementen prestatiebeloning en een (eventueel) restant leasebudget geldt dat die uitgekeerd kunnen worden als bruto salaris, extra sparen in pensioen (indien voldoende fiscale ruimte), studie investering en/of verlofuren. Je maakt de keuze voor de wijze van uitkeren op het moment van uitkering.

2. PRE SELECTED

In het pre selected pakket is jouw arbeidsvoorwaardenpakket vooraf samengesteld op basis van veelvoorkomende keuzes. Het voordeel hiervan is dat je niet bij iedere (incidentele) betaling de keuze hoeft te maken wat je er mee wilt. Je kunt kiezen uit de volgende pre selected pakketten.

2.1 Verlof pakket

In het verlof pakket worden standaard de incidentele betaling (indien van toepassing) prestatiebeloning gebruikt om wat extra verlofuren te kopen om te genieten van bijvoorbeeld wat extra dagen vrij, zorg voor je kind(eren), ouders of naasten.

2.2 Cash pakket

In het cash pakket worden al je betalingen standaard uitgekeerd. Ook het vakantiegeld wordt standaard maandelijks aan je uitgekeerd. Zodoende heb je iedere maand een zo hoog mogelijk besteedbaar inkomen.

2.3 Pensioen pakket

In het pensioen pakket worden – naast een eventueel restant leasebudget – standaard de incidentele betalingen (indien van toepassing) zoals prestatiebeloning gebruikt als extra storting in je pensioen tot aan je fiscaal maximale niveau. Indien je boven je fiscaal maximale niveau komt, wordt het restant bruto uitgekeerd.

2.4 Sabbatical/Indiana Jones pakket

In het sabbatical/Indiana Jones pakket wordt naast de incidentele betalingen (indien van toepassing) prestatiebeloning en het vakantiegeld gebruikt om extra verlofuren te kopen voor een toekomstige sabbatical voor bijvoorbeeld vrijwilligerswerk, lange vakantie, studie of studiereis.

Indien je wilt afwijken van de regels rondom geldigheid van je verlofuren, dan is overleg met je manager en HRD noodzakelijk.

In de tabellen hieronder wordt van de voorkomende pre selected pakketten aangegeven wanneer en op welke wijze de verschillende beloningselementen worden uitgekeerd. Let op: alleen de beloningselementen die qua wijze van uitkeren of moment van uitkeren afwijken van het default premium pakket zijn opgenomen in onderstaande tabel. Uitkering vindt alleen plaats indien dit van toepassing is.

3. PICK IT YOURSELF

In het pakket pick it yourself kun je zelf kiezen en heb je maximale flexibiliteit. Bijna elk element is variabel. Je bepaalt jaarlijks voor de ingangsdatum welke betalingen je wanneer en op welke wijze uitgekeerd wilt hebben. Je kunt van elk van onderstaande elementen in de laatste twee kolommen aangeven welke keuze jij maakt, tenzij er staat ‘geen andere keuze mogelijk’. Dit is dus een individueel pakket.

Ad 1) Je kunt bij ‘periode van betaling’ kiezen uit betaling per maand, per kwartaal of per jaar.

Ad 2) Je kunt bij ‘wijze van uitkeren’ kiezen of je het element uitgekeerd wilt hebben als bruto uitkering, verlofuren, extra storting in je pensioen (tot aan jouw fiscaal maximale niveau), eigen bijdrage studie investering (categorie 3) of voor het versneld aflossen van de overschrijding van je leasebudget.

Meer informatie?

Indien je hierover meer informatie wenst, een pro-forma berekening wilt ontvangen of een andere vraag hebt, neem dan contact op met de afdeling HRD. Loop langs, bel of stuur een email naar humanresources@infosupport.com.

Met deze bijlage willen we je informeren over het beloningsbeleid en de beloningsstructuur van Datarotonde. De directie van Datarotonde mag afwijken van dit beleid en de onderstaande regelingen. Als het niet-uitvoeren van dit beleid betrekking heeft op meerdere personen, overleggen we eerst met de ondernemingsraad.

2.1 Doel en uitgangspunten

Met ons beloningsbeleid willen we:

• marktconforme salarissen bieden;
• gedrag stimuleren dat bijdraagt aan onze ondernemingsdoelstelling, innovativiteit en ons rendement;
• beschikbare beloningsmiddelen optimaal gebruiken;
• jou op korte én lange termijn stimuleren;
• ervoor zorgen dat de salarissen in verhouding zijn met de geleverde prestaties.

We vinden het belangrijk dat je op korte én lange termijn tevreden bent met je beloning. Op korte termijn willen we je optimaal belonen, passend bij je geleverde prestaties en de zwaarte van je functie. Op lange termijn willen we je een reëel en rechtvaardig beloningsperspectief bieden.

Dit zijn de uitgangspunten voor ons beloningsbeleid.

• We bieden een marktconforme beloning die concurrerend is met 60% van vergelijkbare ondernemingen.
• We investeren veel in het opdoen van kennis en vaardigheden om te kunnen blijven innoveren.
• Behoud van werkgelegenheid vinden we belangrijk.
• We geven liever demotie dan ontslag.
• We voeren een defensief financieel beleid, dus eerst verdienen dan uitgeven.
• We hebben voldoende eigen vermogen om onafhankelijk te zijn en investeringen te kunnen doen.
• Een bruto rendement van 20% is bij normale omstandigheden de doelstelling.
• In eerste instantie belonen we op basis van de prestaties van het bedrijf, in tweede instantie op individuele prestaties.
• Hoe hoger je functieniveau hoe groter je beloning, omdat je invloed op ons rendement dan groter is.
• Differentiatie in beloning op basis van prestatie.

Verder:

• stellen we op basis van functieanalyse en -evaluatie de relatieve zwaarte van de afzonderlijke functies vast en kennen daar functiesalarissen aan toe;
• bieden we iedereen die bij ons werkt in gelijke omstandigheden gelijke perspectieven. Dus één structuur voor alle salarisgroepen;
• zorgen we voor een eenduidige relatie tussen de geleverde prestatie (beoordeling) en de toegekende beloning;
• is er een onderverdeling in vaste beloning door salarisschalen en variabele beloning door de prestatiebeloning.

2.2 Inleiding salarisbeleid

Functie-evaluatie is de basis voor de beloningsstructuur. Functie-evaluatie is een systematische methode om zwaarte in functieverhoudingen vast te stellen. Met het functie-evaluatiesysteem van HAY bepalen we de uiterste grenzen van de beloning en delen we medewerkers in functie- en salarisgroepen in. De functie-evaluatie doen we aan de hand van functieomschrijvingen. We richten ons daarbij dus op functies en laten het functioneren van medewerkers buiten beschouwing.

Nb. Ben je een startende IT consultant of IT Top Trainee? Dan geldt de systematiek die verderop beschreven staat niet. Je wordt beoordeeld na 1 en 2 jaar dienstverband. Afhankelijk van die beoordeling passen we je salaris aan. De eventuele marktcorrectie op 1 januari geldt wel voor jou. We lichten deze systematiek toe bij het hoofdstuk IT Top Trainee.

Toelichting op de tabel

Deze salarisstructuur kenmerkt zich door:

• een aanvangsniveau van minimaal 60% RSP[1];
• een uitloop tussen de 60% en 120% RSP afhankelijk van je beoordelingslijn;

Toelichting op de salarisstructuur

• Als je geen relevante ervaring hebt, start je in principe aan het begin van een salarisgroep. We drukken de hoogte van dit begin uit in een percentage van het normsalaris (100% RSP).
• Indien je gedurende het jaar in dienst komt en je niet start in het IT Top Traineeship dan is je eerste salarisverhoging naar rato op basis van het aantal maanden of volledige weken in dienst. In die gevallen wordt de eventuele marktcorrectie wel volledig toegekend.
• Jaarlijks stellen we aan de hand van je beoordeling vast of, en zo ja met hoeveel, jouw RSP wordt verhoogd. De meeste werknemers hebben een RSP-opbouw die uiteindelijk uitkomt rond de 100% eind RSP. Dit komt overeen met een C-beoordeling (zie verderop in deze regeling over categorieën beoordelingen).
• Een RSP verhoging wordt toegepast zolang de RSP tabel daar op basis van je beoordeling aanleiding toe geeft (zie 3.5 Beoordeling en RSP). Wanneer een medewerker een eind RSP overstijgt, en dan meer dan 1 niveau lager (bijvoorbeeld een C in plaats van een B) scoort dan zijn/haar RSP, dan zal afbouw van de RSP plaatsvinden door het niet toekennen van (een deel van) de marktcorrectie in het betreffende jaar tot de eind RSP van 1 niveau lager. De onderstaande tabel geeft per beoordelingsscore weer tot welk eind RSP er zal worden afgebouwd.

Deze RSP’s wijken af van de eind RSP zoals weergegeven in de tabel verderop in deze uitvoeringsregeling. Dit komt omdat hierbij rekening is gehouden met het scenario dat je vlak voor het bereiken van je eind RSP nog eenmaal een RSP verhoging kan krijgen.

[1] RSP staat voor Relatieve Salaris Positie. De RSP geeft het actuele salaris weer als percentage ten opzichte van een zeker referentieniveau. Een RSP hoger dan 100% betekent dat het desbetreffende salaris boven het referentieniveau ligt; bij een RSP minder dan 100% ligt het daaronder.

2.3 Benoeming in een andere functie

Benoeming in een hogere functiegroep
Bij een benoeming in een hogere salarisgroep stijgt je salaris met minimaal 5% + marktcorrectie (de RSP stijging is lager).

Benoemingen in een hogere functie en de daarbij behorende doorstroom naar een hogere salarisschaal gaan in principe in per 1 januari, door een beoordelingsgesprek en promotievoorstel aan de directie.

Als je tussentijds promoveert, dan is de eventuele salarisstijging per 1 januari van dat jaar onderdeel van de minimale salarisstijging van 5% + de marktcorrectie.

Bij promotie passen we ook de andere arbeidsvoorwaarden aan. Als je een leaseauto hebt, passen we de norm van het leasebedrag aan op het moment dat de benoeming ingaat.

Voorbeeld:

1 januari 2018 – toepassen effect beoordeling

Huidig:

• Niveau 13
• RSP 95%
• Bruto maandsalaris € 3.178,-
• Beoordeling B/C

 Nieuw na beoordeling per 1 januari 2018:

• RSP 97,5%
• Bruto maandsalaris € 3.261,-
• Beoordeling B/C

1 juli 2018 – toepassen effect bevordering (resterende salarisverhoging)

Nieuw met bevordering:

• Per 1 juli niveau 14
• Bruto maandsalaris € 3.261,-
• Reeds met ingang van 1 januari toegekende salarisverhoging € 94,- = 2,61%

Bij bevordering minimale verhoging van 5%. Nog recht op 2,39%.

• Niveau 14
• Salaris per 1 juli € 3.337,-
• RSP 82,55%

In dit voorbeeld hanteren we het salarisniveau van 1 januari 2018. We hebben geen rekening gehouden met een marktcorrectie.

Benoeming in een functie met een gelijke functiegroep

Als je overgeplaatst wordt naar een functie met eenzelfde salarisschaal, dan behoud je de RSP die je al had.

Overbrugging

Mocht je door de functie-evaluatie uitkomen in een lagere salarisschaal, dan is er een overbruggingsregeling. Die regeling ziet er als volgt uit.

1. De overbruggingsregeling gaat in wanneer we je schriftelijk op de hoogte stellen van het (nieuwe) functie-evaluatie-resultaat of wanneer je daadwerkelijk in een lagere functiegroep begint.
2. Het starten van een beroepsprocedure tegen het resultaat van je functieclassificatie heeft vooralsnog geen effect op de toepassing van de overbruggingsregeling. Wanneer de beroepsprocedure leidt tot een salarisschaalindeling die gelijk is aan of hoger is dan de huidige functiegroep, dan maken we de gevolgen van de overbruggingsregeling met terugwerkende kracht ongedaan.
3. Jouw salaris en salarisschaal bevriezen we op het moment waarop de overbruggingsregeling ingaat. Je ontvangt de eerste twee jaar de salarisverhoging die bij je oude salarisschaal hoort. Wanneer het 100% normsalaris van de oude salarisschaal nog niet bereikt is, is deze verhoging maximaal gelijk aan een verhoging die past bij een C-beoordeling. Als dit bedrag hoger is dan het bedrag van het salaris in je nieuwe schaal, dan betalen we het verschil uit als toeslag. In 3 jaar bouwen we de toeslag af door in de betreffende jaren het verschil te nemen tussen het nieuwe salaris en het oude salaris. In het eerste jaar keren we 80% van het verschil uit, in het tweede jaar 60% en het derde jaar 40%.
4. Als je na het hanteren van de overbruggingsregeling nog een salarisperspectief hebt in de lagere salarisschaal dan kun je in aanmerking komen voor dit perspectief.
5. Hiernaast passen we een verhoging toe op basis van functioneren (beoordeling op basis van de nieuwe functiegroep) en passen we de RSP-tabel toe.
6. We passen ook de andere arbeidsvoorwaarden aan. Als je een leaseauto hebt, dan passen we de norm van het leasebedrag aan op het moment dat er een nieuw leasecontract wordt afgesloten. De eventuele andere arbeidsvoorwaarden worden aangepast op de ingangsdatum van de nieuwe functie.

De overbruggingsregeling geldt niet als er sprake is van een demotie.

Demotie

In overleg kunnen we besluiten dat je in een lagere functie met bijbehorende lagere salarisschaal gaat werken. We passen je salaris dan aan volgens onderstaande methodiek.

1. We stellen een nieuwe salarisschaal vast.
2. Dat doen we op basis van het niveau waarop je de afgelopen jaren gefunctioneerd hebt en het verwachte niveau waarop je in je nieuwe functie maximaal (A t/m C) kunt functioneren. Het salaris bij deze norm is in principe het nieuwe maximum.
3. Als het nieuwe maximum salaris lager is dan je huidige salaris, bouwen we je huidige salaris in drie jaar af naar het nieuwe maximum. In het eerste jaar blijft je salaris ongewijzigd. In het tweede jaar keren we 60% van het verschil uit en in het derde jaar 40%.
4. Na één jaar toetsen we met een beoordeling of je naar verwachting functioneert. Als dat zo is, passen we eventueel de afbouwregeling toe. Zo niet, dan stellen we het niveau van functioneren opnieuw vast en passen we de bijbehorende afbouwregeling eventueel toe.
5. Als je na het hanteren van de afbouwregeling nog een salarisperspectief hebt in de lagere salarisschaal, dan kun je voor dit perspectief in aanmerking komen.
6. Hiernaast passen we een verhoging toe op basis van functioneren (beoordeling op basis van de nieuwe functiegroep) en passen we de RSP-tabel toe.

Voorbeeld:

Huidig:

• Niveau 15
• 100% RSP
• Bruto maandsalaris € 4.375,-

Nieuw:

• Niveau 14
• 100% RSP
• Bruto maandsalaris € 3.850,-
• Verwachting is dat functioneren conform C-beoordeling 100% RSP van toepassing is.

Verloop van de afbouw:

• 1^e jaar bruto salaris van € 4.375,- per maand
• 2^e jaar bruto salaris van € 3.850,- + 60% verschil / € 314,- = € 4.164,-
• 3^e jaar bruto salaris van € 3.850,- + 40% verschil / € 210,- = € 4.060,-
• 4^e jaar bruto salaris van € 3.850,-

In dit voorbeeld is het salarisniveau van 1 januari 2018 gehanteerd. We houden geen rekening met de marktcorrectie. Net als bij de overbruggingsregeling bevriezen we het oude salaris.

We passen ook de andere arbeidsvoorwaarden aan. Als je een leaseauto hebt, passen we de norm van het leasebedrag aan op het moment dat er een nieuw leasecontract wordt afgesloten. De eventuele andere arbeidsvoorwaarden worden aangepast op de ingangsdatum van de nieuwe functie.

2.4 Beoordeling en RSP

Een beoordeling kan je salaris beïnvloeden. Een nieuwe RSP bepalen we met de relatieve salarispositie die je inneemt en het resultaat van je beoordeling (A t/m E). Dat doen we volgens onderstaande tabel.

Toelichting op de tabel
We zetten uiteen wat de procentuele verhoging is in relatieve salarispositie (RSP) ten opzichte van het norm maximum bij een beoordeling.

RSP verhoging

Een medewerker komt in aanmerking voor de RSP verhoging zo lang de RSP daar op basis van je beoordeling aanleiding toe geeft.

Wanneer de RSP tabel geen verhoging meer geeft, zal enkel de marktcorrectie worden toegepast.

Indien medewerker een RSP heeft die exact overeenkomt met een grenswaarde (bijvoorbeeld 95,00% RSP) dan zal de gunstigste RSP verhoging worden toegepast. (in het geval van 95,00% RSP en een C beoordeling zal een RSP verhoging van 3% in plaats van 1,5% worden toegepast).

RSP verlaging

Wanneer een medewerker een eind RSP heeft behaald, en dan meer dan 1 niveau lager (bijvoorbeeld een C in plaats van een B) scoort dan zijn/haar RSP, dan zal afbouw van de RSP plaatsvinden door het niet toekennen van (een deel van) de marktcorrectie in het betreffende jaar tot de eind RSP van 1 niveau lager. De tabel in 3.2 – Toelichting op de salarisstructuur geeft per beoordelingsscore weer tot welk eind RSP er zal worden afgebouwd

Voorbeeld

• Medewerker heeft een eind RSP van 110% (B – lijn);
• Medewerker krijgt vervolgens een C beoordeling (meer dan 1 niveau lager);
• Afbouw wordt in dit voorbeeld toegepast door het niet meer toekennen van (een deel van) de marktcorrectie tot de eind RSP van 1 niveau lager. In dit voorbeeld tot een RSP van maximaal 106,5%.

Indien medewerker het jaar daarop:

• Een B beoordeling scoort, zal er een RSP verhoging van 2% en de marktcorrectie worden toegepast.
• Een B/C beoordeling scoort, zal de marktcorrectie worden toegepast.
• Een C beoordeling scoort, zal de marktcorrectie worden toegepast.
• Een C/D beoordeling scoort, zal de afbouw worden toegepast conform bovenstaande.

2.5 Beoordeling normeren en kwalificaties

Elk jaar zijn er beoordelingen. Deze hebben betrekking op de resultaten van het voorafgaande jaar. De beoordelingsperiode loopt van januari tot en met december.

Normering zekerstellen

We volgen een beoordelingsprocedure om er zeker van te zijn dat dezelfde normen worden gevolgd. Hier volgen de uitgangspunten voor de normering.

• Scores komen in een zekere frequentie voor. Op basis van personeelsopbouw en ervaringsgegevens hebben we onderstaande normfrequentie opgesteld:

Als de personeelsopbouw wijzigt, passen we de normtabel aan.

• Met normpercentages kunnen we de resultaten van de verschillende organisatiedelen met elkaar vergelijken. De afdeling HRD bewaakt de normering. Niet de hoogte van de beoordelingskwalificatie is van belang, maar de vraag of dezelfde beoordelingskwalificatie ook zou zijn afgegeven als een andere beoordelaar had beoordeeld. Anders gezegd: de afdeling HRD ziet erop toe dat iedereen objectief wordt beoordeeld.
• Directie en managers stellen eindbeoordelingen vast. Daartoe bespreken zij beoordelingsresultaten (beoordelingen en frequentieverdeling) van alle organisatieonderdelen. Ze vergelijken de uitgebrachte beoordelingen in relatie tot de betreffende afdeling en vastgestelde normfrequentie.
• Er is een relatie tussen het totaal van de beoordelingen en het resultaat van Datarotonde. Als de organisatie in het geheel voortreffelijk functioneert, mag je verwachten dat de beoordelingen ook bovengemiddeld zijn. Dit geldt – uiteraard – ook omgekeerd. Als beoordelingen lager of hoger uitvallen dan de omstandigheden rechtvaardigen, worden de oorzaken hiervan onderzocht.
• De resultaten van de eindbeoordeling (beoordelingskwalificatie) kunnen leiden tot een procentuele salarisverhoging.

Beoordelingskwalificatie

Dit zijn de vijf beoordelingskwalificaties.

Er kunnen ook tussenkwalificaties A/B, B/C, C/D, en D/E gegeven worden.

2.6 Salarisschalen

Niveau 01-01-2026

*) Dit is een vaste toeslag voor overwerk. € 1000,- in schaal 18 is van toepassing als je deel uit maakt van het managementteam. Anders is € 400,- van toepassing.

2.7 Prestatiebeloning

Datarotonde heeft zijn eigen prestatiebeloningsregeling. Zie bijlage 3 uitvoeringsregeling Prestatiebeloningsregeling.

2.8 IT Top trainee

In deze paragraaf lichten we de salarissystematiek toe voor startende IT-consultants (in principe tot en met 2 jaar relevante werkervaring na afronding van de opleiding), op wie het IT Top Trainee van toepassing is.

Salarissen

Als het IT Top Trainee voor jou geldt, word je na 1 en 2 jaar dienstverband beoordeeld. Afhankelijk van de beoordeling passen we je salaris aan. Een eventuele marktcorrectie op 1 januari passen we dan ook toe.

Dit is het overzicht van de salarisaanpassingen na 1 en 2 jaar voor hbo’ers en wo’ers:

Hbo

Wo

Na het 2e jaar stroom je uit in schaal 12, 13 of 14.

Toelichting

• Niveau 1-1-2026
• Bovengenoemde bedragen in euro’s zijn exclusief marktcorrectie.
• Als je jaarlijks een ander functioneren laat zien, kan je beoordeling verschillen. Het eindbedrag kan dan anders zijn dan bovenstaande tabel aangeeft.
• Tijdens het traineeship beoordelen we in de bandbreedte D-B. De reden hiervoor is dat de focus van het traineeship ligt op het eigen maken van het vak IT-consultant in de specifieke richting waarvoor je gekozen hebt.
  In dit traineeshipprogramma heb je regelmatige contactmomenten, intervisies en trainingen. Deze zorgen ervoor dat jouw functioneren tijdens het traineeship niet dermate onder de maat kan zijn dat een E-beoordeling op zijn plaats is. Anderzijds betekent dit ook dat uitschieters naar een A-beoordeling niet gerechtvaardigd zijn tijdens het traineeship. Je bent immers nog niet een vakvolwassen consultant maar je focust je op de ontwikkeling daar naartoe. Als je traineeship is afgerond en je instroomt in de reguliere beoordelingscyclus, vindt de beoordeling plaats in de gebruikelijke bandbreedte van E-A.

Voorbeeld hbo’er: Eerste jaar is het startsalaris € 3.300,- je ontvangt een C-beoordeling over je eerste jaar + (€ 175,-) dan is salaris na 1 jaar van € 3.475,-. Over het tweede jaar ontvang je een B-beoordeling + (€ 275,-), dan wordt het salaris na 2 jaar € 3.475,- + € 275,-is totaal € 3.750,-

Overgang reguliere systematiek
Afhankelijk van je functioneren in de eerste 2 jaar van je dienstverband word je na 2 jaar ingeschaald in niveau 12, 13 of 14. Na die 2 jaar ga je vervolgens over van de salarissystematiek van IT Top Trainee naar de reguliere salarissystematiek.

Deze overgang betekent dat je eerstvolgende beoordeling plaatsvindt op 1 januari. De eerstvolgende salarisverhoging per 1 januari is naar rato van de indiensttredingsdatum.

In onderstaand voorbeeld leggen we uit hoe dit werkt. Je kunt aan dit voorbeeld geen rechten ontlenen.

Rekenvoorbeeld hbo’er:

• Datum in dienst: 1 augustus
• Beoordeling (1 augustus tot en met 31 december): B/C
• Inschaling na 2 jaar: niveau 13

Deze medewerker heeft 2 jaar na indiensttreding een salaris van € 3.750,-. Na 2 jaar vindt de inschaling in niveau 13 plaats. Het maximum van niveau 13 is € 4.795,- (niveau 2025). Dit geeft na twee jaar een RSP van 78,21% (€ 3.750,- / € 4.795,-).

De eerstvolgende salarisverhoging (in dit voorbeeld 1 augustus in dienst) gaat over een periode van vijf maanden, namelijk over de maanden augustus tot en met december.

Per 1 januari berekenen we het salaris als volgt:

Met een RSP van 78,21% en een beoordelingsuitkomst B/C geeft dit een RSP-verhoging van 5% (zie de RSP-tabel bij ‘beoordeling en RSP’) naar 83,21% RSP. Het voorlopige salaris per 1 januari is 83,21% (RSP) * € 4.795,- (100% RSP niveau 13) is € 3.990-. Dit is een verhoging van € 240,- (€ 3.990,- – € 3.750,-).

Aangezien in dit voorbeeld de eerstvolgende salarisverhoging na 2 jaar een periode van 5 maanden betreft, is in dit geval het definitieve salaris per 1 januari € 3.850,- (€ 3.750,- + € 100,- (5/12 van € 240,-).

Zo ziet dat er schematisch uit:

• Ben je niet de eerste van de maand in dienst getreden, dan berekenen we de salarisverhoging naar rato, op basis van het aantal volledige weken tussen de indiensttredingsdatum + 2 jaar en het einde van het kalenderjaar ten opzichte van 52 weken.
• Als de indiensttredingsdatum ligt op of na 1 juli, dan ontvang je tijdens de eindbeoordeling van ITT direct een prognosebeoordeling voor het einde van het desbetreffende jaar. Zonder significante wijzigingen tussen deze prognose en 31 december vindt er geen beoordelingsgesprek meer plaats.

Slot

Regelmatig evalueren we ons salarisbeleid en stellen het zo nodig bij.

Met dit document willen we je informeren over de prestatiebeloningsregeling van Datarotonde. Als de resultaten op de KPI’s in deze regeling voldoende zijn, kan door de directie van Datarotonde (“directie”) besloten worden om in april volgend op het kalenderjaar een prestatiebeloning uit te keren.

De regeling biedt een methode voor bepaling van het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning (potvorming) en de verdeling van dit beschikbare bedrag (potverdeling). De regeling houdt rekening met bedrijfsdoelstellingen en individuele prestaties.

B.3.1 Beschikbare bedrag voor prestatiebeloning (potvorming)

Bij de bepaling van de hoogte van het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning (‘de pot’), kijkt de directie met name naar de resultaten op twee belangrijke KPI’s:

• Ten eerste de procentuele groei in recurrente omzet (KPI 1), en
• Ten tweede de winstgevendheid (KPI 2).

Daarnaast wordt er onder meer rekening gehouden met de schaal van activiteiten van Datarotonde, de medewerker opbouw en de totale brutoloonsom.

KPI 1: Procentuele groei recurrente omzet

Er wordt uitgegaan van het volgende principe: hoe hoger de procentuele groei in recurrente omzet, hoe hoger de bijdrage aan de pot. De bijdrage aan de pot start vanaf een groei in recurrente omzet van meer dan 5% (na inflatiecorrectie).

KPI 2: Winstgevendheid

Er wordt uitgegaan van het volgende principe: hoe hoger de gerealiseerde EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) ten opzichte van het gebudgetteerde EBIT van het desbetreffende kalenderjaar, hoe hoger de bijdrage aan de pot. Eventuele eenmalige of bijzondere omstandigheden, positief of negatief, kunnen bij de vaststelling van het resultaat op deze KPI door de directie worden meegenomen.

B.3.2 Verdeling van het beschikbare bedrag (potverdeling)

Het totaal beschikbare bedrag wordt verdeeld op basis van een verdelingsfactor per medewerker. Deze verdelingsfactor wordt bepaald door twee hoofdelementen:

1. Personeelsopbouw: hierbij wordt gekeken naar
   • Het bruto jaarsalaris van de medewerker
   • Het niveau van de medewerker (met een bijbehorend percentage uit de tabel ‘Basis verdelingsfactor’).
2. Individuele prestaties: hierbij spelen de volgende factoren een rol:
   • De beoordeling van de medewerker (zie tabel ‘Invloed beoordeling op verdelingsfactor’).

• Een discretionaire toeslag die kan worden toegekend voor bijzondere prestaties (zie toelichting ‘Toeslag bij een bijzondere prestatie (discretionaire toeslag)’)

De basis verdelingsfactor (1) is de vermenigvuldiging van het bruto jaarsalaris met het percentage dat varieert per niveau. Daarna kan deze verdelingsfactor eventueel aangepast worden op basis van de beoordeling (2) en eventueel op basis van de discretionaire toeslag voor bijzondere prestaties (3). Het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning (de pot) wordt verdeeld naar rato van de uiteindelijke verdelingsfactor per medewerker.

1. Basis verdelingsfactor

Startpunt is de verdelingsfactor per niveau, volgens deze tabel:

Toelichting

De basis verdelingsfactor per persoon is gebaseerd op het werkelijke bruto jaarsalaris en het percentage gekoppeld aan je niveau. In eerste instantie wordt er een ‘pot’ gevormd. Deze pot kent een bepaalde hoogte. Iedere medewerker krijgt op basis van zijn verdelingsfactor naar rato een gedeelte uit de pot.

2. Invloed van beoordeling op verdelingsfactor

Je beoordeling kan je verdelingsfactor verhogen, bij score van B of hoger, dan wel verlagen, bij een score van C/D of lager, volgens de volgende tabel:

3. Toeslag bij een bijzondere prestatie (discretionaire toeslag)

We kennen ook een discretionaire toeslag. Deze discretionaire toeslag kun je krijgen als je een bijzondere prestatie hebt geleverd die niet is meegenomen in je beoordeling en/of in geval die niet past bij je rol(len) of niveau. Je kunt met een discretionaire toeslag je verdelingsfactor additioneel verhogen met maximaal 25%.

Voorbeelden potverdeling

In de volgende fictieve voorbeelden voor potverdeling wordt uitgegaan van een fulltime dienstverband, volledige kalenderjaar in dienst en een PI-score ‘C’. Het betreft indicatieve bruto beschikbare bedragen inclusief eventuele werkgeverslasten.

Er worden vijf scenario’s weergegeven:

• Scenario 1: Het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning is op € 0,- uitgekomen;
• Scenario 2: Het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning is gebaseerd op een groei recurrente omzet na alle correcties (KPI 1) van circa 15%, KPI 2 circa 20% onder target, een gemiddelde personeelsopbouw naar niveau;
• Scenario 3: Het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning is gebaseerd op een groei recurrente omzet na alle correcties (KPI 1) van circa 30%, KPI 2 enigszins boven target, maar met een relatief meer seniore personeelsopbouw;
• Scenario 4: Het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning is gebaseerd op een groei in recurrente omzet na alle correcties (KPI 1) van circa 30%, KPI 2 enigszins boven target, maar met een relatief meer juniore personeelsopbouw;
• Scenario 5: Het beschikbare bedrag voor prestatiebeloning is gebaseerd op een groei recurrente omzet na alle correcties (KPI 1) significant hoger dan 30%, KPI 2 boven target en een gemiddelde personeelsopbouw naar niveau.

Disclaimer: Dit voorbeeld dient uitsluitend ter illustratie en is bedoeld om de werking van de prestatiebeloning te verduidelijken. De werkelijkheid kan afwijken, omdat er meerdere factoren van invloed zijn op de uiteindelijke bedragen. Daarom kunnen hier geen rechten aan ontleend worden.

Ten behoeve van consistentie over de landen heen, kan per land een correctie op het beschikbare bedrag per medewerker plaatsvinden om rekening te houden met verschillen in fiscale en sociale wet- en regelgeving, zoals eventuele (significante) verschillen in bijkomende werkgeverslasten

B.3.3                   Voorwaarden

De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

• De prestatiebeloning betreft een bruto uitkering.
• Voor personen voor wie deze regeling van toepassing is, geldt dat om in aanmerking te komen voor uitkering van de prestatiebeloning over het voorgaande kalenderjaar, de medewerker op het moment van uitkering in april volgend op het kalenderjaar waarop de regeling betrekking heeft (1) in dienst en werkzaam dient te zijn voor de onderneming en (2) het dienstverband / de werkzaamheden niet te hebben opgezegd/gestopt.
• De prestatiebeloning wordt uitgekeerd over de periode van het jaar dat je daadwerkelijk werkzaamheden hebt uitgevoerd. Voor de verschillende type afwezigheden is het discretionair aan de werkgever om te kwalificeren of deze periode van afwezigheid meetelt voor de grondslag waarover prestatiebeloning wordt berekend.
• Bij langdurige ziekte gedurende het kalenderjaar waarover de prestatiebeloning wordt uitgekeerd wordt de individuele prestatiebeloning aangepast:
  • Tot 25% arbeidsongeschiktheid in een kalenderjaar (gemeten in werkdagen): volledige uitkering van de prestatiebeloning.
  • Vanaf 25% arbeidsongeschiktheid in een kalenderjaar (gemeten in werkdagen): naar rato uitkering van de prestatiebeloning.

B.3.4                   Grenzen

Naast bovenstaande voorwaarden zijn er ook grenzen gesteld die de uitkering van de prestatiebeloning of de hoogte van de ‘pot’ beïnvloeden:

• De recurrente omzet dient minimaal € 2,5 miljoen te zijn in een kalenderjaar.
• De gerealiseerde EBIT over het kalenderjaar is positief, anders vindt er geen uitkering plaats van prestatiebeloning.
• Indien het beschikbare bedrag op basis van KPI 1 meer dan 40% is van de gerealiseerde EBIT over het desbetreffende boekjaar, wordt de initiële pot op basis van KPI 1 gemaximeerd op 40%.
• Indien het bedrag van de pot hoger is dan de absolute groei van de recurrente omzet, wordt de pot verlaagd naar maximaal de absolute groei van de recurrente omzet.

De directie heeft eenzijdig het recht af te wijken van dit beleid en deze regeling, zowel op individueel als organisatieniveau. Als voor groepen medewerkers of de hele organisatie wordt afgeweken van deze regeling, overlegt de directie indien vereist of gewenst met de (eventueel) formeel aanwezige personeelsvertegenwoordiging. Ten tijde van het inwerking treden van deze regeling is er binnen Datarotonde geen sprake van personeelsvertegenwoordiging waardoor geen overleg heeft plaatsgevonden over de invoering van de regeling.

De directie behoudt zich daarnaast het discretionaire recht toe om de hoogte, samenstelling en de vorm van de prestatiebeloning aan te passen. Indien dit van toepassing is, dan zal dit telkens uiterlijk in het eerste kwartaal van het betreffende kalenderjaar gebeuren. De regeling creëert geen enkel recht op voortzetting in de toekomst, noch enig verworven recht op toekomstige uitkeringen.

Als het voor je functie nodig is, krijg je van ons een (vergoeding voor een) mobiele telefoon (in bruikleen). Je bent niet verplicht om van deze regeling gebruik te maken.

Als je geen gebruik van deze regeling maakt, ontvang je geen toestel en krijg je ook geen extra vergoeding voor zakelijk mobiel bellen met je eigen toestel. Mocht je op een later moment toch besluiten van de regeling gebruik te maken, dan kan dat.

Als je gebruikmaakt van deze regeling, staat je mobiele nummer vermeld op je visitekaartje.

Zakelijk gebruik

• De mobiele telefoon is voor zakelijk gebruik; dus voor telefonisch contact met leidinggevenden, opdrachtgevers en noodzakelijke collegiale contacten. Zorg ervoor dat je tijdens werkuren bereikbaar bent op je zakelijke mobiele nummer.
• Zorg ervoor dat je telefoon voorzien is van een pincode.
• Gebruik de standaard professioneel ingesproken business voicemail of spreek onderstaand bericht in op je voicemail:

‘Dit is de voicemail van (jouw naam) Datarotonde. Ik kan u momenteel niet te woord te staan. Spreek uw naam en telefoonnummer in, dan bel ik u zo spoedig mogelijk terug. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met (naam collega/afdeling of Datarotonde) onder nummer (betreffende nummer)’.

• Eens per kwartaal controleren we het gebruik van je zakelijke mobiele telefoon.
• Bij excessief privégebruik (zie hieronder bij Privégebruik) kunnen we de kosten hiervan in mindering brengen op je netto salaris. We hanteren dan de fiscale wetgeving. In deze situatie overleggen we eerst met jou en je manager.
• Afdeling Systeembeheer en de manager HRD hebben volledig inzicht in telefoongebruik, zowel voor spraak- als aanvullende diensten. Het gaat om informatie over de telefoonnummers die gebeld zijn, de momenten waarop ze gebeld zijn, en de duur van het gebruik.
• Als je de telefoon in de auto of andere vervoermiddelen gebruikt, houd dan rekening met wettelijke eisen.
• Kosten die voortvloeien uit verkeerd gebruik van de mobiele telefoon komen voor je eigen rekening.
• Je gezinsleden of anderen mogen je zakelijke toestel niet gebruiken.

Privégebruik

• Privégebruik houdt in: privé bellen of sms’en in of naar het buitenland, bellen of sms’en naar betaal- of servicenummers, internetten in het buitenland.
• Het basisabonnement omvat onbeperkt bellen en sms’en met alle nummers in Nederland en de beschikking over het 4G-netwerk van de provider.
• Als je kosten hebt gemaakt die buiten het basisabonnement vallen, gaan we in eerste instantie uit van privékosten.
• We verrekenen privékosten op basis van fair use policy. Dat betekent dat als jij excessief meer dan gemiddeld verbruikt, wij de kosten van dit bovengemiddelde verbruik mogen verrekenen.
• Voordat we dit doen, overleggen we eerst met jou en je manager. Als blijkt dat het om privégebruik gaat, houden we het bovengemiddelde bedrag in op je nettosalaris.

Keuzemogelijkheden

Wij bepalen in principe het merk en type toestel en de beschermende case. Als je wil, kun je een ander toestel kiezen. Een beschermhoesje bij je toestel vinden we essentieel. Wanneer je je zakelijke toestel krijgt, moet je kunnen aantonen dat je een passend beschermhoesje hebt.

Als je gebruikmaakt van een eigen toestel moet je wel de simkaart gebruiken die wij beschikbaar stellen. Je mag de mobiele telefoon die je van ons in bruikleen krijgt niet in combinatie met een andere simkaart gebruiken.

We nemen bij in- en uitdiensttredingen geen contracten, mobiele telefoons of mobiele nummers over. We bieden deze ook niet ter overname aan.

Accessoires

Je mag alleen veranderingen of accessoires aan je toestel aanbrengen nadat je hiervoor schriftelijke toestemming hebt gekregen van de afdeling Systeembeheer en dit geen schade geeft aan het toestel of gebruik ervan.

We vergoeden verwijderde, beschadigde of verloren gegane accessoires niet.

Gebruiksduur

Zolang het voor je functioneren nodig is, heb je de beschikking over een mobiele telefoon. Als de mobiele telefoon niet meer functioneert of naar ons oordeel niet meer voldoet, ontvang je een ander toestel. De standaard gebruiksduur van een telefoon is 3,5 jaar.

Overeenkomst opzeggen

Wij kunnen de regeling Mobiele Telefoon opzeggen als:

• de dienstbetrekking – om welke reden dan ook – eindigt of als je geen werkzaamheden meer verricht voor ons;
• je zes maanden of langer volledig arbeidsongeschikt bent. We schorten de overeenkomst dan op;
• je al dan niet met behoud van salaris geschorst wordt of op non-actief wordt gesteld bij een ontslagprocedure;
• je je verplichtingen die bij deze regeling horen niet nakomt;
• je een nieuwe functie krijgt, waarvoor je geen mobiele telefoon nodig hebt.

Gevolgen van beëindiging

Als je geen recht meer hebt op een mobiele telefoon, moet je deze aan ons teruggeven. Doe je dit niet op tijd, dan mogen we je een boete van € 25,- opleggen voor elke dag dat je in gebreke blijft.

Zorgplicht

Je moet goed voor de mobiele telefoon zorgen. Je moet hem in goede staat houden, hem niet vervreemden, belenen of aan anderen uitlenen.

Informatieplicht

Als je toestel gestolen wordt, als je het verliest of er schade aan hebt, meld dit dan direct aan de afdeling Systeembeheer. Doe bij diefstal ook aangifte bij de politie.

Als je nalatig met je toestel omgaat, verhalen we de schade op jou.

5.1 Algemeen

Heb je voor je werk een auto nodig, dan kunnen we je een leaseauto of een voorlopige auto toekennen. We sluiten dan een gebruikersovereenkomst met je af voor de auto die we jou ter beschikking stellen. De gebruikersovereenkomst is onlosmakelijk verbonden met deze autoregeling.

We maken onderscheid in categorieën auto’s.

• Standaard auto 0: een lease- of voorloopauto die wij aanwijzen.
• Standaard auto 1: een lease- of voorloopauto die het normleasebedrag niet overschrijdt. Het leasebedrag is lager dan € 685,- exclusief brandstof (niveau 1-1-2011).

De auto heeft geen hogere cataloguswaarde dan € 29.500,-, inclusief btw, bpm en accessoires. Deze bedragen zijn gebaseerd op de gemiddelde cataloguswaarde behorende bij categorie 6 (niveau 2011).

• ‘Afwijkende’ auto’s zijn alle andere gevallen:
  • auto’s boven het normleasebedrag en/of auto’s waarvan het leasebedrag meer is dan € 685,- (exclusief brandstof) per maand;
  • auto’s met een hogere cataloguswaarde van € 29.500,- inclusief btw, bpm en accessoires.

(Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld.)

5.2 Privégebruik en vergoedingen voor privégebruik

Per jaar mag je zonder kosten 10.000 kilometers privé rijden. Aan het eind van elk kalenderjaar stellen we de verreden privé kilometers vast aan de hand van de begin- en eindstand van de kilometerteller en de kilometerverantwoording.

• Alle gemaakte kilometers die geen woon-werkverkeer of zakelijke kilometers zijn, zijn privékilometers.
• Wanneer je meer dan 10.000 km privé rijdt, betaal je hiervoor € 0,20 per km.
• Als je geen controleerbare kilometerverantwoording overlegt, rekenen we af op tenminste 12.000 km op jaarbasis, dus dan rekenen we minimaal 2.000 kilometer af.
• Woon-werkverkeer kun je ook onder zakelijke kilometers registreren. Deze registratie valt onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, maar voldoet niet aan de regels van de Belastingdienst.
• Als je dienstverband in de loop van het kalenderjaar eindigt, verrekenen we de toegestane privé kilometers naar rato.

5.3 Toekenningscriteria

Als je een vast dienstverband hebt, kom je voor een leaseauto in aanmerking als:

• je een bepaald aantal zakelijke kilometers per jaar rijdt;
• een auto bij je functie hoort. De directie bepaalt of dit zo is.

Afhankelijk van je functie en de daarbij behorende salarisschaal, bepalen we een maximum normleasebedrag en categorie waarbinnen je een auto kunt kiezen. Het normleasebedrag stellen we vast op basis van een fulltime dienstverband. Als je parttime werkt passen we het normbedrag naar rato aan.

Als je voor onbepaalde tijd in dienst komt en meer dan 2 jaar branche-gerelateerde werkervaring en recht op een leaseauto hebt, mag je na je proeftijd een auto bestellen.

Ben je korter dan 2 jaar in dienst en heb je geen branche-gerelateerde ervaring, dan wijzen wij je een auto toe als je recht op een leaseauto hebt.

Als je 2 jaar in dienst bent en je hebt recht op een leaseauto, dan mag je zelf een leaseauto kiezen. Je kunt ook besluiten de auto te blijven gebruiken die wij je al toegewezen hadden.

Als je nog in je proeftijd zit of een contract voor bepaalde tijd hebt en je hebt recht op een leaseauto, kun je een tijdelijke auto krijgen. Dit is een gebruikte leaseauto, voorloopauto of een andere auto.

Heb je recht op een leaseauto, maar wil je hier geen gebruik van maken dan wordt het normleasebudget dat voor jou van toepassing is uitgekeerd. We houden dan rekening met de grenzen die de fiscus stelt aan dit soort regelingen. Het niet kiezen voor een leaseauto of voorloopauto kan alleen als het jouw functioneren niet belemmert.

We passen de hoogte van de normleasebudget aan op het moment waarop je in aanmerking zou komen voor een nieuwe leaseauto (na 51 maanden). Je kunt de vergoeding besteden aan € 0,19 netto kilometervergoeding, bruto salaris of pensioenstorting.

5.4 Normleasebedrag

Zo berekenen we het normleasebedrag:

• kilometrage van 37.000 kilometer per jaar;
• contractduur 51 maanden;
• brandstofkosten;
• eventueel te bestellen opties en/of accessoires.

Als je kiest voor een auto die goedkoper is dan het normleasebedrag, keren we het verschil bruto uit. Als je minder verdient dan het maximale sociale verzekeringsloon, dan brengen we eerst werkgeverslasten in mindering. Het restant keren we bruto uit. We overleggen hoe we dit bedrag uitbetalen.

We evalueren de normleasebedragen regelmatig en passen deze zo nodig aan.

5.5 Keuzemogelijkheden

• Je kunt een leaseauto uitsluitend bestellen bij de leasemaatschappij die wij aanwijzen.
• Je kunt kiezen uit auto’s waarvan merk en type door ons en de leasemaatschappij zijn vastgelegd.
• Na overleg met de leasemaatschappij kan de manager HRD akkoord geven op een ander merk en/of type auto.
• Wij hebben altijd het recht om een vrijgekomen leaseauto waarvan de contractduur nog niet verstreken is toe te wijzen aan jou.
• Je kunt ervoor kiezen geen leaseauto of voorloopauto te nemen.

Als het niet kiezen voor een leaseauto of voorloopauto jouw functioneren niet belemmert, dan treffen we in onderling overleg een passende regeling. Hierbij mag je een bedrag besteden dat gelijk is aan het normleasebedrag dat voor jou van toepassing is. We houden dan rekening met de grenzen die de fiscus stelt aan dit soort regelingen.

We willen je adviseren om bij de aanschaf van een auto rekening te houden met veiligheidsbevorderende en voor het milieu belangrijke accessoires, zoals:

• airconditioning of climate control;
• navigatiesysteem, eventueel in combinatie met de autoradio;
• cruise control;
• bluetooth.

5.6 Tussentijdse beëindiging gebruikersovereenkomst

Als tussentijds de gebruikersovereenkomst beëindigd wordt, zijn er drie scenario’s denkbaar:

a. Bij een standaard leaseauto 0: Er is geen vergoeding van toepassing. Ook als je langer dan 6 maanden volledig arbeidsongeschikt raakt, wordt de gebruikersovereenkomst opgeschort en is er geen vergoeding van toepassing.

b. Bij een standaard leaseauto 1: Is bij uitdiensttreding de verstreken leaseduur van de auto minimaal 12 maanden, dan is er geen vergoeding van toepassing. Binnen 12 maanden geldt het scenario hierna onder c beschreven. Als je langer dan 6 maanden volledig arbeidsongeschikt raakt, wordt de gebruikersovereenkomst opgeschort en ook dan is er geen vergoeding van toepassing.

c. Bij een afwijkende leaseauto:

• • je neemt het leasecontract bij uitdiensttreding mee naar de volgende werkgever;
  • of je schuift het leasecontract intern door (een collega neemt de leaseauto over, met wederzijdse goedkeuring);
  • of je vergoedt alle kosten die het gevolg zijn van het vroegtijdig verbreken van het leasecontract.

Kosten voortijdige inlevering
Als je een nieuwe leaseauto bestelt, geldt onderstaand schema. Daarin staat wat de kosten per categorie zijn bij voortijdige inlevering exclusief BTW.

(Niveau 1 januari 2014)

Deze regeling is niet van toepassing als je ontslag wordt aangezegd en het ontslag niet aan jou te wijten is. Je kunt de auto dan zonder kosten bij ons inleveren.

Je hoeft ook geen vergoeding te betalen als de leaseovereenkomst wordt opgeschort omdat je langer dan 6 maanden volledig arbeidsongeschikt bent.

We hanteren de categorie die van toepassing is op het moment dat de gebruikersovereenkomst wordt aangegaan.

Leasecontract doorschuiven
Als je het leasecontract doorschuift naar een collega, dan passen we het leasebedrag van de auto niet aan. Als de collega die het leasecontract overneemt een lagere leasenorm heeft, moet die collega maandelijks een eigen bijdrage betalen aan ons. Is die collega daartoe niet bereid dan moet jij de kosten in één keer of maandelijks (voor de resterende duur van het leasecontract) voldoen. Afspraken hierover leg je schriftelijk vast met de afdeling HRD.

Krijg je hier geen overeenstemming over, dan ben je verplicht de vergoeding te betalen die onder punt 6.6.c is toegelicht.

5.7 Eigen bijdrage

Je betaalt een eigen bijdrage als het leasebedrag hoger is dan het normleasebedrag. Het verschil, inclusief btw, komt netto voor jouw rekening. De eigen bijdrage in het kader van privégebruik brengen we in mindering op de fiscale bijtelling conform de wettelijke regeling.

5.8 Brandstof

Je kunt zowel benzineauto’s, dieselauto’s als aardgasauto’s bestellen.

We verzoeken je zo goedkoop mogelijk te tanken en tanken langs de snelweg te voorkomen. De meerkosten van gebruik van prestatie en efficiëntie verbeterende brandstof zoals bijvoorbeeld V-power, excellium, 98-brandstof komen voor eigen rekening.

5.9 Accessoires

Je mag alleen met onze toestemming en/of toestemming van de leasemaatschappij accessoires en veranderingen aanbrengen. De kosten komen voor eigen rekening. Alleen een ter zake kundige mag veranderingen aanbrengen.

Je mag alleen accessoires aanbrengen die geen beschadiging achterlaten na verwijdering. De accessoires die je aanbrengt zijn niet meeverzekerd. Ook onderhoud en reparatie van de accessoires zijn voor eigen rekening.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het weer verwijderen van aangebrachte accessoires. Doe je dat niet dan zorgen wij daarvoor op jouw kosten.

5.10 Gebruiksduur van de auto

De looptijd van de auto eindigt als:

• de kilometerstand van benzineauto’s na 51 maanden meer dan 160.000 is.
• de auto ouder is dan 60 maanden.
• de auto meer dan 180.000 kilometer gereden heeft.

Auto’s worden in principe niet ingeleverd tussen oktober en maart. De leasemaatschappij bepaalt in deze periode de inleverdatum en afleverdatum.

Tussen 15 november en 31 december neemt de leasemaatschappij geen nieuwe auto’s in gebruik. De aflevering van een auto schuift dan door naar januari van het jaar daaropvolgend.

5.11 Overeenkomst opzeggen

In onderstaande gevallen mogen we de gebruiksovereenkomst direct opzeggen. Ook mogen we een schadevergoeding eisen zonder dat jij enige schadevergoeding of compensatie krijgt omdat je de auto niet kunt gebruiken.

1. Je dienstbetrekking eindigt of je verricht geen werkzaamheden meer voor ons.
2. Je bent 6 maanden of langer volledig arbeidsongeschiktheid. We beëindigen de overeenkomst niet, maar schorten hem op.
3. Je gaat gemiddeld minder dan 32 uur per week werken.
4. Je wordt geschorst of op non-actief gesteld, al dan niet met behoud van salaris, als gevolg van een ontslagprocedure.
5. Je komt verplichtingen van de uitvoeringsregeling leaseauto niet na.
6. Je auto is total loss verklaard.
7. Je krijgt een andere functie en hebt daarvoor geen auto nodig.
8. Je rijbevoegdheid is ontzegd.
9. De verzekering wordt door de verzekeringsmaatschappij geroyeerd of opgezegd en er is geen andere maatschappij die voldoende dekking geeft.

Je hebt recht op vergoeding voor reiskosten en woon-werkverkeer op basis van openbaar vervoer als de overeenkomst vanwege punt 2, 3, 5, 6, 7 of 9 eindigt.

5.12 Gevolgen van de beëindiging

Als je geen recht meer op een leaseauto hebt, moet je deze inleveren.

Lever op de afgesproken dag de auto schoon bij ons (of op een andere afgesproken locatie) in, met bijbehorende documenten en sleutels. Als je dat niet doet, kunnen we je een aan ons te betalen boete van € 150,- per dag opleggen.

Bij het inleveren maken we de eindafrekening op aan de hand van de kilometerstand. We houden rekening met nog eventueel verschuldigde eigen risico’s of geschatte reparatiekosten voor bij inlevering geconstateerde niet verhaalbare schades.

Als de auto in veel slechtere staat is dan je zou mogen verwachten, moet je het waardeverschil aan ons vergoeden.

5.13 Zorgplicht

We gaan ervan uit dat je de auto alleen gebruikt waarvoor deze bestemd is. Bovendien laat je de auto tijdig en volgens de richtlijnen van het instructieboekje onderhouden door een dealer waarmee de leasemaatschappij akkoord is.

Je bent verplicht alle instructies die wij of de leasemaatschappij je geven direct en nauwgezet op te volgen.

Je bent ook verplicht de auto deskundig en zorgvuldig te gebruiken in overeenstemming met de overheidsvoorschriften en de gebruiks- en onderhoudsvoorschriften van de leasemaatschappij. Dat betekent onder meer dat je:

• de auto regelmatig wast en poetst, het gebruikelijke kleine onderhoud aan de carrosserie verricht en het interieur reinigt;
• regelmatig het peil van de motorolie, de accu en de koelvloeistof controleert en zo nodig bijvult;
• regelmatig de bandenspanning controleert;
• de apk-keuring laat doen volgens de wettelijke voorschriften en voor zover mogelijk in combinatie met een reguliere onderhoudsbeurt.

De zorgplicht geldt ook wanneer je (tijdelijk) gebruikmaakt van een vervangende auto.

5.14 Gebruiksbeperking en gebruik door anderen

Je mag de auto niet gebruiken voor:

• snelheids-, prestatie- of betrouwbaarheidsritten;
• het geven van rijlessen;
• het vervoer van gevaarlijke en/of explosieve stoffen;
• het vervoer van lifters.

Je mag de auto ook niet vervreemden, belenen, verpanden, verhuren, in onderpand geven, of er personen tegen betaling in vervoeren.

Dit zijn de voorwaarden om anderen buiten de uren van je werkzaamheden in je auto te laten rijden:

• Gezinsleden mogen de auto gebruiken als ze ouder zijn dan 18 jaar en een geldig Nederlands rijbewijs hebben. Gezinsleden zijn personen met wie je in gezinsverband leeft.
• Niet-gezinsleden mogen je auto gebruiken, maar dan alleen als je tijdens de rit ook zelf in de auto bent.
• In alle andere gevallen heb je eerst toestemming van ons nodig.

Verder:

• gaan we er in alle gevallen van uit dat je volledig bevoegd en bekwaam bent om een auto te besturen;
• mag je geen auto rijden wanneer je onder invloed bent;
• mag je op of in de auto aangebrachte merktekens niet verwijderen;
• ben je verplicht de auto aan een collega af te staan als wij hierom vragen. Gemaakte reiskosten kun je dan declareren.

5.15 Kosten

Onderstaande kosten komen voor eigen rekening:

• kosten voor het reinigen en poetsen van de auto;
• kosten die voortvloeien uit onoordeelkundig, onbehoorlijk gebruik en/of nalatigheid, of het niet tijdig onderhouden van de auto;
• kosten voor het kwijtraken of vervangen van autosleutels of andere zaken die bij de auto behoren;
• boetes voor overtredingen en/of andere strafbare feiten;
• maandelijkse bijdrage voor het privégebruik van de auto (bijtelling);
• kosten voor stalling;
• niet-structurele parkeergelden;
• alle schade die niet door verzekeraars wordt vergoed;
• de kosten van eigen risico in situaties die we in paragraaf 5.17 beschrijven.

Behalve bovenstaande kosten en andere kosten die we in deze regeling noemen, zijn overige kosten voor rekening van de leasemaatschappij.

Als je kosten voorschiet die eigenlijk voor de leasemaatschappij zijn, kun je hiervoor een declaratie indienen bij de leasemaatschappij.

5.16 Gebruik van de tankpas

Je krijgt bij je leaseauto een tankpas. Deze tankpas is uitsluitend bedoeld voor de leaseauto of de vervangende leaseauto. Voor het tanken van brandstof en/of het bijvullen van motorolie mag je alleen je tankpas gebruiken.

De tankpas is alleen geldig in Nederland. Als je brandstof- en/of motoroliekosten in het buitenland maakt, moet je deze voorschieten. Na terugkomst in Nederland kun je deze kosten declareren bij de leasemaatschappij. Mocht je een keer je tankpas vergeten, dan kun je ook een declaratie bij de leasemaatschappij indienen.

Voer bij elke tankbeurt je actuele kilometerstand in. Bij structureel verzuim van meer dan 10% (te weinig kilometers opgegeven), mogen wij de leaseautoregeling – overeenkomstig het bepaalde in artikel 5.11 – beëindigen.

Je bent aansprakelijk voor verlies of diefstal van de tankpas en/of eventuele gevolgschade. Als je jouw tankpas kwijt bent of als die gestolen is, meld dit dan direct bij de leasemaatschappij.

Als blijkt dat het werkelijke brandstofgebruik aanmerkelijk afwijkt (meer dan 10% van het door de leasemaatschappij ingeschatte brandstofgebruik) mogen we je hiervoor de meerkosten in rekening brengen.

Je huidige tankpas vervalt als je van leaseauto wisselt. De tankpas moet je inleveren bij de leasemaatschappij. Je ontvangt na ongeveer een week een nieuwe tankpas. De kosten voor brandstof die je in tussenliggende tijd voorschiet, kun je declareren bij de leasemaatschappij.

Als je in een (tijdelijke) huurauto rijdt kun je je tankpas wel blijven gebruiken.

5.17 Verzekering en schade

De leasemaatschappij verzekert de auto tegen wettelijke aansprakelijkheid en cascoschade en draagt wegenbelasting af. Ook voor inzittenden sluit de leasemaatschappij een schadeverzekering (SVI) af op basis van het aantal toegestane inzittenden. Dit is een ruime verzekering waarbij kosten die niet gedekt worden door andere verzekeringen, geheel of gedeeltelijk worden vergoed.

De verzekering is van kracht binnen de op de ‘groene kaart’ vermelde landen binnen Europa.

Meld alle schade direct telefonisch aan de leasemaatschappij en doe dit schriftelijk binnen 24 uur met een schadeformulier. Als je dit niet op tijd doet, kan dit gevolgen hebben voor het uitkeren door de verzekeringsmaatschappij. Kosten komen dan voor jouw rekening.

Je mag nooit, nadat je een schade hebt gekregen, op enige wijze schuld erkennen of een schadevergoeding toezeggen.

De leasemaatschappij bepaalt of een schade al dan niet wordt gerepareerd. Volg de aanwijzingen van de leasemaatschappij altijd nauwkeurig op.

Bij elke niet-verhaalbare schade brengt de leasemaatschappij aan ons een eigen risico van € 136,- in rekening. Wij voldoen dit eigen risico.

We brengen per kalenderjaar een tweede of meerdere te betalen eigen risico altijd bij jou in rekening als deze het gevolg is van een toerekenbare schade in privétijd.

Als een schade een gevolg is van opzet of bewust (roekeloos) gedrag, zijn de kosten altijd voor jouw rekening. Dit geldt niet voor lekke banden en steenslagschade.

Als de verzekeringspremie hoger is dan een normale verzekeringspremie omdat je opzettelijke schades hebt of door roekeloos rijgedrag, dan verhalen we die meerkosten op jou.

5.18 Vervangende auto

We stellen een vervangende auto beschikbaar (niveau Opel Astra) bij reparaties die niet binnen 24 uur kunnen worden uitgevoerd (zaterdagen, zon- en feestdagen niet meegerekend). De vervangende auto met eventuele toebehoren lever je direct in zodra je weer over je leaseauto beschikt.

De kilometers die je met de vervangende auto aflegt, tellen we op bij de kilometerstand van de leaseauto.

5.19 Inspectie

De leasemaatschappij en wij mogen je auto altijd inspecteren. Aan een inspectie moet je altijd meewerken. Je verklaart ons onherroepelijk te machtigen de plaats te betreden waar de auto zich bevindt.

5.20 Informatieplicht

Informeer de leasemaatschappij en ons altijd direct over:

• schade aan de auto;
• diefstal van de auto;
• inbeslagneming van de auto;
• ontzegging van de rijbevoegdheid;
• ondercuratelestelling;
• naams- en adreswijziging;
• verlies of diefstal van de tankpas.

Verder:

• Zorg voor een gedegen kilometerregistratie.
• Meld storingen aan de kilometerteller onmiddellijk (tenminste binnen 24 uur).
• Zorg ervoor dat reparatie zo snel mogelijk gebeurt.
• Houd het aantal verreden maar niet geregistreerde kilometers nauwkeurig bij en rapporteer deze schriftelijk.

5.21 Aanspraken en rechtsmaatregelen

Als anderen menen dat zij beslag kunnen leggen op de auto, moet je hen direct laten weten dat de auto eigendom is van de leasemaatschappij of ons.

Informeer de leasemaatschappij en ons binnen 24 uur hierover (zon- en feestdagen niet meegerekend).

Als je de auto door een rechtsmaatregel kwijtraakt, meld dit dan direct aan ons en aan de leasemaatschappij.

5.22 Aansprakelijkheid en vrijwaring

Je bent tegenover ons en de leasemaatschappij aansprakelijk voor onderstaande.

1. Alle niet verzekerde schade.
2. Alle kosten en boetes bij overtredingen en strafbare feiten door direct of indirect gebruik van de auto.
3. Schade van het niet beschikbaar zijn van de auto als deze het gevolg is van omstandigheden die jij veroorzaakt hebt en/of het verlies van de daarbij behorende documenten.
4. Indien door gebruik van de auto schade ontstaat aan privé goederen van jou of andere inzittenden, kun je die schade nooit op ons of de leasemaatschappij verhalen.

5.23 Overheidsmaatregelen

Wij behouden ons het recht voor, indien overheidsmaatregelen ons daartoe dwingen, jou beperkende maatregelen voor (privé-)gebruik van de auto op te leggen of (privé-)gebruik in zijn geheel te verbieden.

5.24 Dealerkeuze

De leasemaatschappij kiest de dealer die de auto levert. Jij mag een dealer voor het onderhoud kiezen.

5.25 Leasecategorieën

Dit zijn de normleasebedragen per 1 januari 2022:

5.26 Slotbepalingen

We informeren elkaar altijd schriftelijk als we mededelingen hebben die betrekking hebben op deze regeling.

De in deze regeling genoemde voorwaarden gelden ook bij vervangend vervoer.

5.27 Uitleg bestelprocedure

• Wij zorgen voor informatie (je NAW-gegevens en functiecategorie) en stellen gegevens beschikbaar aan Arval.
• Arval stelt een password voor internet ter beschikking.
• Je bepaalt via internet, samen met Arval en binnen de normen zoals vastgelegd in de leaseautoregeling, de auto, uitvoering, accessoires, et cetera.
• Arval bepaalt de eigen bijdrage of vergoeding (aan de hand van de gekozen auto).
• Vaststelling leaseprijs bij andere leasemaatschappij. Arval stuurt hiertoe de offerte naar ons. Arval vraagt vervolgens ook een offerte op bij J&T Autolease. De goedkoopste leasemaatschappij levert de auto.
• Je ontvangt van de leasemaatschappij de gebruiksovereenkomst en de berekening eigen bijdrage voor ondertekening.
• Je stuurt de ondertekende gebruiksovereenkomst en de berekening eigen bijdrage aan de leasemaatschappij retour.
• De leasemaatschappij maakt een orderformulier en stuurt dit samen met de door jou ondertekende gebruiksovereenkomst en de berekening eigen bijdrage naar ons.
• Wij keuren de aanvraag goed en sturen het ondertekende orderformulier naar de leasemaatschappij.
• De leasemaatschappij bestelt de auto en stuurt jou en ons een orderbevestiging.
• Jouw aanvraag geldt als geaccepteerd op het moment dat jij en wij de orderbevestiging ontvangen.

5.28 Meer informatie

Voor algemene vragen over deze regeling kun je terecht bij:

5.1 Leaseregeling

5.1.1 Inleiding
Heb je voor je werk een auto nodig, dan kunnen we je een leaseauto of een voorlopige auto toekennen. Dit document beschrijft de procedures met betrekking tot onze leaseregeling en de verantwoordelijkheden die jij hebt als je gebruik maakt van een leaseauto. Heb je gekozen voor een leaseauto, dan maakt de door jou ondertekende gebruiksovereenkomst onderdeel uit van de leaseregeling. Deze twee documenten vormen samen de voorwaarden.

5.1.2 MVO Doelstelling
Datarotonde vindt het belangrijk dat leaseauto’s zoveel mogelijk 100% elektrisch zijn. Datarotonde faciliteert dit waar mogelijk.

5.1.3 Werkingssfeer
Deze leaseregeling geldt met ingang van 1 januari 2023 voor medewerkers die vanaf dat moment een leaseauto bestellen en is van toepassing op iedereen aan wie door ons een leaseauto ter beschikking is of wordt gesteld. Deze leaseregeling vervangt de oude regeling(en). Voor leaseauto’s die besteld zijn en of rijden voor 1 januari 2023, geldt de leaseregeling die tot en met 31 december 2022 van kracht is voor de resterende duur van het leasecontract.

5.1.4 Onvoorziene situaties
Er kunnen situaties ontstaan waarin deze regeling niet voorziet. In dat geval kun je contact opnemen met Wagenparkbeheer voor een passende oplossing.

5.1.5 Het leasecontract & Leasemaatschappij
Wij kunnen aan jou een leaseauto ter beschikking stellen. Deze auto is eigendom van de leasemaatschappij. De leasemaatschappij draagt zorg voor het operationeel beheer van de leaseauto; de verzorging van de financiering, houderschapsbelasting, brandstofadministratie, bandenwissel, hulpverlening, de begeleiding van reparatie en onderhoud, schadeherstel en eventuele inzet van een vervangende leaseauto als dat nodig is.

Het operationeel beheer en uitvoering van de leaseregeling is uitbesteed aan leasemaatschappij Arval. Voor alle vragen rondom lease kan direct contact worden opgenomen met de leasemaatschappij. De contactgegevens vind je aan het eind van deze regeling.

5.1.6 Privacy en persoonlijke gegevens
Als je kiest voor een leaseauto zullen wij de volgende persoonsgegevens delen met de leasemaatschappij:

• Naam en voorletters
• Adres
• Woonplaats
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer
• Niveau / categorie

Datarotonde deelt jouw gegevens met de leasemaatschappij, zodat zij in staat zijn om op de juiste wijze uitvoering te geven aan de leaseregeling. Het delen van deze gegevens is bijvoorbeeld nodig om jou een inlog te verstrekken voor het uitzoeken van je leaseauto of om jouw tank- of laadpas naar je privéadres te kunnen versturen.

Deze gegevens zijn niet alleen belangrijk voor de start, maar ook gedurende de inzet van je leaseauto. Met die reden is het belangrijk dat je eventuele wijzigingen ook kenbaar maakt aan de leasemaatschappij. Wij zullen eventuele mutaties, indien bekend, aan de leasemaatschappij doorgeven.

Datarotonde heeft afspraken gemaakt met de leasemaatschappij om ervoor te zorgen dat zij zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens.

Voor meer informatie verwijzen we je graag naar de HRD portal en specifiek het verwerkingsregister. Mocht je overige vragen hebben dan kan je contact opnemen met de privacy officer van Info Support International Group. [Mark Stap]

5.2 Toekenning leaseauto

5.2.1 Toekenningscriteria Datarotonde
Datarotonde stelt op basis van je functie vast of je in aanmerking komt voor een leaseauto. Indien dit het geval is, nemen we dit op in je arbeidsovereenkomst. Op dit moment hebben collega’s met de volgende functies recht op een leaseauto:

• Management
• IT-consultant
• IT-afstudeerder die kiest voor een leaseauto
• Stafprofessional (in ITT) met een rol als specialist/adviseur (in wording) en een relevante, afgeronde HBO-/WO-opleiding

Los van bovenstaande functies wordt in sommige situaties vastgesteld dat een leaseauto nodig is voor het uitvoeren van een functie en/of wordt met speciale toestemming een leaseauto verstrekt.

Ondersteunende stafmedewerkers hebben géén recht op een leaseauto.

Afhankelijk van je functieniveau bepalen we de categorie en het leasebudget waarbinnen je een leaseauto kunt kiezen. Het leasebudget stellen we vast op basis van een fulltime dienstverband. Als je parttime werkt, passen we het leasebudget naar rato aan.

Uitgangspunten voor toekenning zijn:

1. IT Top Traineeship
   Ben je korter dan 2 jaar in dienst en heb je geen branche-gerelateerde ervaring, dan wijst Datarotonde je een leaseauto toe als je daar recht op hebt. Op dit moment is dat een leaseauto in de klasse Peugeot 208. Als je 2 jaar in dienst bent en je hebt recht op een leaseauto, mag je zelf een leaseauto kiezen. Je kunt ook besluiten de leaseauto te blijven rijden die wij je al hadden toegewezen.
2. Tijdelijke arbeidsovereenkomst
   Indien je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd hebt, krijg je in beginsel een poolauto uit de categorie van je niveau ter beschikking gesteld voor de duur van het contract voor bepaalde tijd. Bij geen beschikbaarheid van een poolauto zetten we een tijdelijke (huur)auto in.
3. Overeenkomst voor onbepaalde tijd
   Als je voor onbepaalde tijd in dienst komt, mag je na je proeftijd een leaseauto bestellen.
   Bij geen beschikbaarheid van een poolauto starten we na de proeftijd de bestelprocedure op.

In het geval er sprake is van een poolauto of een tijdelijke auto, brengen we geen eigen bijdrage in rekening als de auto duurder is dan je fulltime leasebudget. Werk je parttime, dan rekenen we wel een eigen bijdrage voor het parttime deel (zie 6.4.3).

5.2.2 Poolauto’s
Poolauto’s zijn leaseauto’s die zijn ingeleverd omdat de berijder uit dienst is of een andere auto heeft ontvangen. In eerste instantie gelden de toekenningscriteria uit 6.2.1. Wij doen ons best om geen onnodige kosten te maken voor ingeleverde leaseauto’s. Op het moment dat er poolauto’s beschikbaar zijn, kan het daarom voorkomen dat Wagenparkbeheer je een poolauto toewijst. We verwachten in dat geval van je dat je deze rijdt tot aan het einde van het leasecontract. Na afloop van dat contract kun je een nieuwe leaseauto bestellen.

Vrijwillige keuze poolauto bij vervanging
Als je leaseauto aan vervanging toe is, mag je een poolauto kiezen. Als de poolauto van je keuze een hogere fiscale bijtelling heeft, compenseert Datarotonde deze extra kosten niet.

Als er een overschot aan poolauto’s beschikbaar is, kunnen we een (tijdelijke) bestelstop van nieuwe leaseauto’s afkondigen en verwachten we van jou dat je een aangeboden poolauto accepteert.

5.2.3 Vaststelling gebruiksperiode
Als bij bestelling duidelijk is dat de leaseperiode langer is dan voor jou van toepassing, bijvoorbeeld als je over drie jaar met pensioen gaat, wordt in overleg een pool- herinzet- of huurauto ingezet.

5.2.4 Gebruiksovereenkomst
Voor iedere auto die wij aan jou ter beschikking stellen wordt een gebruiksovereenkomst afgesloten. De gebruiksovereenkomst wordt afgesloten tussen jou en Datarotonde. Deze overeenkomst geldt vanaf het moment van bestellen van een nieuwe leaseauto of bij het in ontvangst nemen van een pool- en/of tijdelijke leaseauto. De gebruiksovereenkomst wordt door Arval opgesteld. Met ondertekening van de gebruiksovereenkomst geef je aan bekend en akkoord te zijn met de inhoud van deze leaseregeling. Zonder de getekende gebruiksovereenkomst wordt de leaseauto niet in bestelling genomen bij de leasemaatschappij of uitgegeven in geval van een pool- of huurauto.

5.2.5 Overige vergoedingen
Als je een leaseauto ter beschikking krijgt of als je je leasebudget laat uitkeren, vindt daar bovenop geen andere vergoeding meer plaats voor mobiliteit, tenzij een andere wijze van vervoer in overleg met Wagenparkbeheer of met toestemming van je manager wordt goedgekeurd.

5.2.6 Uitkering leasebudget
Heb je recht op een leaseauto maar wil je hier geen gebruik van maken, dan wordt het leasebudget dat voor jou van toepassing is maandelijks uitgekeerd. Daarbij houden we rekening met de voorwaarden die de fiscus aan dit soort regelingen stelt. We gaan er vanuit dat – als je niet voor een leaseauto van Datarotonde kiest – je zelf zorgt voor vervoer zonder dat dit je inzetbaarheid belemmert. We passen de hoogte van het normleasebudget aan na 60 maanden. Dat is het moment waarop je – als je wel voor een leaseauto zou kiezen – in aanmerking zou komen voor een nieuwe leaseauto.

De volgende voorwaarden zijn van toepassing bij uitkering van het leasebudget:

1. Je leasebudget wordt maandelijks uitbetaald met de salarisbetaling. Als onderdeel van de uitkering van het leasebudget wordt het woon-werkverkeer en het zakelijke verkeer tegen € 0,23 netto per kilometer (2025 fiscale maximum) onbelast uitgekeerd. Let er wel op dat dit altijd een maand later plaatsvindt . De uitkering van het leasebudget bestaat dan uit een onbelast en een belast deel. De woon-werkverkeer en zakelijk gereden kilometers vul je in op je weekstaat. Als er geen woon-werkverkeer of zakelijke kilometers worden gemaakt, wordt de vergoeding volledig bruto uitgekeerd.Voorbeeld
   Leasebudget € 845,00 (op fulltime basis)
   Netto-uitkering € 115,00 (500 kilometer aan zakelijke kilometers dan krijg je 500 * 23 cent)
   Bruto-restant € 730,00
2. Wanneer je het leasebudget laat uitkeren, dien je zelf je mobiliteit en de kosten voor zowel het woon-werkverkeer als zakelijk verkeer te organiseren en te betalen. Dit geldt voor alle mobiliteit- gerelateerde kosten.
3. Het is niet mogelijk om tijdens een lopende leasecontractperiode te kiezen voor uitkering van het leasebudget. Dat kan alleen voor- of na afloop van je leasecontract.
4. Je kunt in afstemming met HR Wagenparkbeheer de uitkering van je leasebudget omzetten naar een leaseauto.

5.3 Leasecategorieën

5.3.1 Categorie-indeling
We maken onderscheid in de volgende categorieën leaseauto’s.

• Standaard leaseauto ITT: (IT Top Traineeship): een lease- of voorloopauto die wij aanwijzen.
• Standaard leaseauto: We stellen altijd drie (klein, middel, groot) elektrische leaseauto’s beschikbaar als standaardleaseauto. De leaseauto’s worden in samenspraak tussen Datarotonde en de leasemaatschappij samengesteld en zullen in de meeste gevallen een ‘businessuitvoering’ hebben met standaard opties die niet kunnen worden aangepast. De montage van een trekhaak is de enige accessoire die hierop een uitzondering vormt.
  In bijlage 2 van deze leaseregeling staan de huidige standaardleaseauto’s en de specificaties. De leaseauto’s worden jaarlijks aan het einde van het jaar tijdens de beoordeling van de leasebudgetten in samenspraak met Arval beoordeeld en indien van toepassing herzien voor een gelijkwaardige klasse/model. Mocht tussentijds een auto niet meer leverbaar zijn of zodanig wijzigen zal er zo goed als mogelijk voorzien worden in een gelijkwaardige klasse/model.
  De leaseprijzen van de standaard leaseauto zijn geldig per kalenderjaar en worden jaarlijks herzien.
• Afwijkende leaseauto: alle andere auto’s die je zelf samenstelt.

5.3.2 Leasebudgetten
Jij krijgt op basis van je functieniveau een leasebudget toegekend.

De leasebudgetten zijn gebaseerd op de integrale kostprijs van een leaseauto. In het leasebudget zijn o.a. de brandstof-/energiekosten, de onderhoudskosten, winterbanden, de verzekeringspremie en bij een elektrische lease auto en plug-in hybride de kosten van een laadpaal thuis verwerkt (zie hoofdstuk 6.6.3 voor meer uitleg over de laadpalen). De leasebudgetten zijn excl. BTW en gebaseerd op een jaarkilometrage van 30.000 km en een looptijd van 60 maanden.

De leasebudgetten zijn per functieniveau gebaseerd op meerdere representatieve leaseauto’s.

Datarotonde toetst jaarlijks de leasebudgetten aan de hand van de marktontwikkelingen en de door Arval ter beschikking gestelde indexatielijsten. Als de directie het nodig acht, worden de leasebudgetten aangepast. Aanpassingen worden eerst met de personeelsvertegenwoordiging van het betreffende bedrijf besproken.

Leasebudgetten per 1 januari 2026:

5.3.3 Verandering van functieniveau
Hoger niveau
Als je gedurende een leasecontract een hoger functieniveau krijgt door een promotie, ontvang je per datum ingang ook het bijbehorende leasebudget. Je vergoeding of eigen bijdrage kan hierdoor wijzigen. We houden bij een promotie altijd de leasebudgetten aan van het jaar waarin de leaseauto is besteld.

Lager niveau
Als je een lager functieniveau krijgt vanwege demotie, dan ontvang je per datum ingang ook het bijbehorende leasebudget. Je vergoeding of eigen bijdrage kan hierdoor wijzigen.

5.4 Eigen bijdrage

5.4.1 Overschrijding leasebudget
Als je een leaseauto wenst die duurder is dan het leasebudget, mag je een duurdere leaseauto kiezen zolang je akkoord gaat met de verplichtingen die van toepassing zijn bij een eigen bijdrage. De eigen bijdrage is gemaximeerd op 25% van je leasebudget.

De overschrijding ziet toe op een eigen bijdrage voor privégebruik. Het bedrag aan overschrijding wordt vermeerderd met BTW en gedurende de looptijd van het leasecontract ingehouden op je netto salaris. Voor zover en zolang dit vanuit fiscaal perspectief wordt toegestaan, zal deze overschrijding in mindering worden gebracht op de bijtelling.

Voorbeeld
Stel je hebt een leasebudget van € 900,00 en je kiest een lease auto van € 1.065,00, dan is je eigen bijdrage € 165,00. Je totale eigen bijdrage inclusief BTW wordt dan € 199,65 en wordt op je netto salaris in mindering gebracht.

5.4.2 Keuze onder het leasebudget
Indien je een leaseauto kiest die goedkoper is dan je leasebudget, keren wij het verschil bruto uit.

Voorbeeld
Stel je hebt een leasebudget van € 845,00 en je besluit een leaseauto te kiezen van € 695,00, dan keren we je € 150,00 bruto uit.

5.4.3 Eigen bijdrage bij parttime werken
Als je minder uren gaat werken wordt je leasebudget naar rato aangepast. Het kan zijn dat hierdoor een eigen bijdrage ontstaat. Dit is ook van toepassing als je in ITT zit, de eigen bijdrage is dan maximaal het verschil tot aan het full-time leasebudget.

De berekening van de eigen bijdrage bij parttime werken is het percentage uren dat je minder werkt ten opzichte van fulltime, vermenigvuldigd met het leasebedrag van de leaseauto.

Voorbeeld
Het toegestane leasebedrag is € 845,00 op basis van 40 uur. Stel je werkt 32 uur per week. Het toegestane leasebedrag is dan € 845,00 : 40 x 32 uur = € 676,00.
Stel je leasebedrag is € 756,00, je eigen bijdrage wordt dan € 756,00 – € 676,00 = € 80,00. Je eigen bijdrage wordt dan € 96,80 inclusief 21% BTW.

5.5 Keuzemogelijkheden Leaseauto

5.5.1 Uitvoering van de leaseauto
Indien je voor een afwijkende leaseauto kiest, ben je vrij in de keuze van het model en type leaseauto dat past bij je functie, dit mag een benzine, (plug-in) hybride of elektrische auto zijn. Een auto met dieselmotor is niet toegestaan. De keuze is onder voorbehoud van goedkeuring door Wagenparkbeheer en advies van Arval.

De gekozen leaseauto’s dienen wat uitvoering en kleur betreft representatief te zijn.

De volgende uitvoeringen zijn uitgesloten van keuze:

1. Cabriolet
2. Bestelwagens, auto met grijs kenteken
3. Youngtimers & Oldtimers
4. Terreinwagens (4×4) (zoals bijvoorbeeld een Landrover etc.)

Datarotonde behoudt zich het recht voor om bepaalde automerken, -typen en opties of accessoires uit te sluiten, bijvoorbeeld vanuit representatief oogpunt.

We hebben met Arval afgesproken dat zij de leverende dealer kiezen. In overleg kan worden gekeken of een door jou gewenste dealer de auto mag leveren. Dit kan echter gevolgen hebben voor de hoogte van de leaseprijs. Je mag je eigen onderhoudsbedrijf kiezen voor onderhoud.

5.5.2 Verplichte opties
Alle leaseauto’s dienen voorzien te zijn van de volgende verplichte opties:

• Climate control
• Ingebouwde navigatie (of Android Auto- / Apple Carplay-mogelijkheid)
• Cruise control
• Bluetooth Carkit

5.5.3 Opties en accessoires
Onder opties wordt verstaan een extra uitrusting die door de fabrikant in de fabriek wordt aangebracht. Accessoires zijn extra’s die alleen door een dealer of erkend installateur mogen worden aangebracht.

Bij de autokeuze kun je fabrieksopties en accessoires kiezen. Opties tellen mee bij je fiscale waarde, accessoires niet.

Na aflevering van de leaseauto is het mogelijk om accessoires door een erkende dealer of installateur te laten monteren. Dit kan alleen na toestemming van Wagenparkbeheer en Arval. De kosten dien je rechtstreeks aan de dealer of installateur te betalen, waardoor deze geen onderdeel uit zullen maken van de leaseprijs.

De aangebrachte voorzieningen en/of accessoires mogen geen afbreuk doen aan de representativiteit van de leaseauto.

5.5.4 Niet toegestane accessoires
De volgende (losse) accessoires zijn uitgesloten van de leaseregeling en mogen niet in het leasecontract worden opgenomen: fietsendragers, dakkoffers, sneeuwkettingen, dakdragers, kinderzitjes en andere gelijksoortige accessoires die niet voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.

5.5.5 Mee-geleasede opties en accessoires
Mee-geleasede opties en accessoires blijven gedurende de looptijd van het leasecontract eigendom van de leasemaatschappij en mogen na beëindiging van het leasecontract niet worden verwijderd.
Kosten voor eventuele tussentijdse reparaties zijn voor rekening van de leasemaatschappij.

5.5.6 Niet-mee-geleasede accessoires
De accessoires die door jou met de dealer afgerekend worden en daarom het eigendom van jou zijn, blijven altijd voor risico van jou, evenals de kosten van het onderhoud en schade aan deze accessoires.

5.5.7 Betaalde services / abonnementen / subscriptions
Het komt steeds vaker voor dat een merk of model services, abonnementen of subscriptions heeft voor een bepaalde duur. Voor deze services, abonnementen of subscriptions is standaard geen reservering opgenomen in de leaseprijs. Tesla heeft dit bijvoorbeeld eerder gedaan met hun premium connectivity. Indien dit soort services, abonnementen of subscriptions worden aangeboden, kan jij zelf bepalen of je deze (na het verlopen van de proefperiode) blijft houden of niet. Deze services, abonnementen of subscriptions zijn meestal persoonsgebonden. In die gevallen kunnen de kosten hiervoor niet in de leaseprijs worden opgenomen.

Bij het aangaan van de leaseovereenkomst dien je indien gewenst zelf rekening te houden met dit soort (optioneel) bijkomende persoonsgebonden diensten.

5.6 Elektrisch rijden

5.6.1 Voordelen elektrisch rijden
Volledig elektrische auto’s hebben een aantal duidelijke milieuvoordelen. De auto maakt geen gebruik van fossiele brandstoffen, heeft geen directe CO2-uitstoot en ook nog eens een laag geluidsniveau.

Elektrische auto’s zijn op dit moment in twee ‘vormen’ verkrijgbaar. Hieronder vind je de twee vormen en voorwaarden:

5.6.2 Plug-in hybride
Je mag een plug-in hybride lease auto rijden als deze voldoet aan de volgende twee voorwaarden:

• Bij de normcalculatie wordt gerekend met een realistisch brandstofverbruik, we verwachten hierin fair use van laden en brandstof;
• Voor een laadpaal op het woonadres worden de werkelijke kosten opgenomen in het leasetarief. De leasemaatschappij houdt daarvoor minimaal een stelpost van € 2.722,50 incl. BTW aan. Bij montage van de laadpaal op het woonadres zijn de eventuele aanpassingen aan de meterkast altijd voor jouw eigen rekening.
• Als je geen mogelijkheid hebt voor installatie van een laadpaal op je huisadres of wel de mogelijkheid hebt maar niet kiest voor de installatie ervan, moet er binnen 300 meter van je huisadres een laadpaal beschikbaar zijn.

5.6.3 Volledig elektrische leaseauto’s
Datarotonde faciliteert het rijden van een volledig elektrische auto. De voorwaarden die we daarbij stellen zijn de volgende:

• Bij de normcalculatie wordt rekening gehouden met een realistisch elektriciteitsvoorschot;
• De WLTP-actieradius van de elektrische leaseauto dient minimaal 350 km te zijn; (meetmethode EV-Database tenminste 250 km);
• Een elektrische leaseauto mag geen negatieve invloed hebben op je werkzaamheden en inzetbaarheid;
• Onderweg laden is altijd ‘eigen tijd’;
• Voor een laadpaal op het woonadres worden de werkelijke kosten opgenomen in het leasetarief. De leasemaatschappij houdt daarvoor minimaal een stelpost van € 2.722,50 incl. BTW aan. Bij montage van de laadpaal op het woonadres zijn de eventuele aanpassingen aan de meterkast altijd voor jouw eigen rekening.
• Als je geen mogelijkheid hebt voor installatie van een laadpaal op je huisadres of wel de mogelijkheid hebt maar niet kiest voor de installatie ervan, moet er binnen 300 meter van je huisadres een laadpaal beschikbaar zijn;
• Laden doe je zoveel mogelijk op het huisadres, het werkadres of bij publieke laadpalen. Laden bij snel-laadstations (o.a. Fastned) is alleen toegestaan tijdens vakantie of in noodgevallen, gezien de hogere kosten. Bij excessief gebruik van snel-laadstations nemen we contact met je op met het verzoek hiermee rekening te houden. Eventueel kunnen we overgaan tot verrekening van deze meerkosten op je salaris.

De kosten voor het opladen van de leaseauto komen voor rekening van Datarotonde. Met de laadpas die je bij je leaseauto ontvangt, kun je bij openbare oplaadpunten (onderweg) de accu opladen.

5.6.4 Leasebudget
Het leasebudget is voor elektrische leaseauto’s gelijk aan het leasebudget van auto’s die rijden op fossiele brandstoffen (zie de tabel in hoofdstuk 6.3.2).

5.6.5 Laadpaal
Voor het laten plaatsen van een laadpaal neem je contact op met Arval, want de leasemaatschappij is verantwoordelijk voor de installatie van de laadpaal. De kosten van een laadpaal nemen zij op in de
leaseofferte. De laadpaal wordt niet direct na installatie jouw eigendom. Op de laatste dag van de leaseperiode zal het eigendom van de laadpaal wel verplicht overgaan naar jou. Je betaalt daar DataRotonde
een vergoeding voor. Deze vergoeding wordt vastgesteld op 121,00 euro inclusief btw. Deze vergoeding wordt in mindering gebracht op je nettosalaris.

Als je in het ITT zit mag je kiezen voor de montage van een laadpaal. Mocht je na je ITT kiezen voor een andere leaseauto, dan kunnen maandelijkse kosten a € 58,00 per maand inclusief verrekenabonnement in de nieuwe normleaseprijs van je nieuwe leaseauto worden opgenomen of je kunt de resterende waarde van de laadpaal in één keer betalen.

Een eventueel technisch defect aan de laadpaal en reparatie daarvan vallen gedurende de leaseperiode onder de verantwoordelijkheid van de leasemaatschappij, mits je de laadpaal hebt mee-geleased. Overige defecten en reparaties – zoals schade door bijvoorbeeld aanrijding, een fout of nalatigheid – zijn voor jouw rekening, voor zover de schade niet wordt gedekt door de verzekering van de leaseauto. De laadpaal wordt meestal gemonteerd aan de woning en maakt daarmee onderdeel uit van jouw onroerend goed. Daarom is het belangrijk dat je controleert of de laadpaal onder de standaarddekking van je opstalverzekering valt of dat je die moet aanmelden voor bijverzekering.

Datarotonde werkt standaard met de laadpaal van de leasemaatschappij. Indien je zelf een laadpaal Installeert, ben je daar vrij in zolang deze een automatische verrekening heeft met de laadpas van de leasemaatschappij. De installatie, het beheer, de garantie en eventuele reparaties zijn volledig voor risico van jouw. Als er geen automatische verrekening mogelijk is met de laadpas van de leasemaatschappij kan Datarotonde deze laadkosten niet vergoeden.

5.6.6 Kosten laadpaal
De stelpost voor de laadpaal die Arval momenteel hanteert is € 2.722,50 inclusief BTW. Verrekend over een leaseperiode van 60 maanden betekent dit een post inclusief abonnementskosten van € 58,00 per maand ten laste van je normleasetarief. Het kan echter voorkomen dat er meer installatiewerkzaamheden nodig zijn, waardoor de installatiekosten hoger uitvallen. In alle gevallen zullen de werkelijke installatiekosten (dus minimaal de stelpost van € 2.722,50 incl. BTW) in rekening worden gebracht en worden opgenomen in het leasebedrag. Om verrassingen te voorkomen, is het belangrijk dat je hierover vooraf met Arval goed overlegt.

5.6.7 Verhuizing en laadpaal
Als je verhuist tijdens de looptijd van het leasecontract van je elektrische leaseauto dien je zelf zorg te dragen voor een laadpaal op het nieuwe adres. De laadpaal op het oude adres kan desgewenst worden gedemonteerd om op het nieuwe adres te monteren. Je bent hier zelf verantwoordelijk voor, maar we adviseren je hierover te overleggen met de leasemaatschappij. De kosten voor eventuele demontage en her montage komen voor eigen rekening en worden niet opgenomen in het leasetarief.

5.6.8 Uit dienst en laadpaal
Wanneer je uit dienst treedt blijft de laadpaal automatisch bij jou. Een overnamewaarde wordt door de leasemaatschappij bij Datarotonde in rekening gebracht. Dit bedrag (inclusief BTW) zal bij de eindafrekening door ons in rekening worden gebracht door middel van een inhouding op je nettosalaris.

Als jouw leaseauto overgaat naar een andere collega en er een wens is dat de laadpaal wordt verplaatst, zijn de kosten voor demontage en (her)montage voor jou. Deze kosten inclusief BTW verrekenen we op je
netto salaris.

Voorbeeld: Stel je gaat na 34 maanden uit dienst. In het leasecontract is een laadpaal opgenomen van
€ 2.722,50. De laadpaal wordt lineair afgeschreven door de leasemaatschappij. Na 34 maanden betaal je dan € 2.722,50 /60*26 = €1.179,75 incl. BTW netto.

5.6.9 Laadkosten
De kosten van de elektriciteit die via de laadpaal aan het huisadres is verbruikt, worden jou in eerste instantie door de eigen netwerkbeheerder in rekening gebracht. Via de ‘laadpas’ die dus ook bij thuis opladen wordt gebruikt, wordt geregistreerd wat er aan elektriciteit is verbruikt. Hiervoor volgt maandelijks automatisch een creditnota en de uitkering van de gebruikte elektriciteit aan jou.

Als de vergoeding van de elektriciteitstarieven niet meer overeenkomen met de werkelijke kosten of andersom, kan het tarief worden aangepast. Dit kun je in veel gevallen zelf regelen bij de laadpaalleverancier. Als er sprake is van een dal- en een piek-KWh-tarief geef je het gemiddelde van deze twee tarieven op aan de laadpaalleverancier of aan de leasemaatschappij. We vertrouwen erop dat je een eerlijke opgave doet van jouw stroomkosten. Arval kan je (steekproefsgewijs) vragen om jouw energieovereenkomst te overleggen.

Het is niet mogelijk om laadkosten te declareren die niet met de automatische verrekening van de laadpas van de leasemaatschappij worden geladen.

5.6.10 Vervangend vervoer elektrische auto
In het geval van reparatie, onderhoud of schade kan het zijn dat je geen gelijkwaardige auto krijgt maar een auto op fossiele brandstof. Je kunt geen aanspraak maken op een gelijkwaardige auto met elektrische aandrijving.

5.6.11 Elektrische leaseauto’s en motorrijtuigenbelasting
Vanaf 2025 wordt voor volledig elektrische auto’s motorrijtuigenbelasting (MRB) geheven. De MRB bedraagt momenteel 25% van het reguliere benzine MRB tarief. Vanaf 2026 wordt dit verhoogd naar 75% van het benzine MRB tarief. Wij zullen de motorrijtuigenbelasting vanaf dit jaar standaard meenemen in de leasebudgetten en in de leaseprijs van elektrische auto’s en in de bijbehorende gebruiksovereenkomst. Dit geldt voor alle nieuw te bestellen leaseauto’s. Eventuele verdere wijzigingen in de MRB zullen tijdig in de leaseregeling worden verwerkt en gecommuniceerd worden.

5.7 Bestelprocedure

5.7.1 Uitleg bestelprocedure
Indien jij in aanmerking komt voor een (nieuwe) leaseauto, geldt de volgende procedure:

• Wij zorgen voor informatie (je NAW-gegevens en niveau) en stellen deze gegevens beschikbaar aan Arval.
• Arval mailt je een password voor de internetportal (MYARVAL).
• Samen met Arval maak je – online en binnen de voorwaarden die zijn vastgelegd in deze leaseregeling – een keuze voor je leaseauto, de uitvoering, accessoires, etc.
• Arval bepaalt de eigen bijdrage of je vergoeding.
• Je ontvangt van Arval de gebruiksovereenkomst en de berekening eigen bijdrage voor ondertekening.
• Je stuurt de ondertekende gebruiksovereenkomst en de berekening eigen bijdrage aan Arval retour.
• Arval maakt een orderformulier en stuurt dit samen met de door jou ondertekende gebruiksovereenkomst en de berekening eigen bijdrage naar Wagenparkbeheer.
• Wij keuren de aanvraag goed en sturen het ondertekende orderformulier naar Arval.
• Arval bestelt de leaseauto en stuurt jou en ons een orderbevestiging.

Jouw aanvraag geldt als geaccepteerd op het moment dat wij beiden de orderbevestiging ontvangen.

5.7.2 Wanneer mag je een nieuwe leaseauto bestellen?
Je ontvangt ruim (hangt af van de levertijden) voor het einde van het contract een bericht hierover. Na bevestiging van Wagenparkbeheer kan de bestelprocedure worden opgestart. Het is altijd zo dat we de nieuw te bestellen leaseauto afgeleverd proberen te krijgen op of rond de einddatum van je voorgaande leasecontract.
Indien een bestelde leaseauto niet direct leverbaar is, kan de leasemaatschappij of Wagenparkbeheer zorgdragen voor een voorloopauto. Dit is een tijdelijke auto die – vanwege de hogere kosten – in de regel een klasse kleiner zal zijn dan de door jou bestelde, nieuwe leaseauto.

5.7.3 Keuze looptijd
Je hebt de mogelijkheid om een leasecontract af te sluiten op een kortere looptijd. Dit kan bij een afwijkende leaseauto in de volgende mogelijkheden: 36 of 48 maanden. Ook bij een kortere looptijd is het jaarkilometrage 30.000 km. Indien je de standaard looptijd verkort, heeft dit gevolgen voor de hoogte van de leaseprijs en de maandelijkse kosten van de laadpaal.

5.7.4 Prijswijzigingen als de leaseauto in bestelling staat
Het kan zijn dat de leaseauto die je bestelt van prijs wijzigt. Het moment van leveren van de leaseauto bepaalt namelijk de definitieve (fiscale) prijs. Op dit moment zijn de levertijden bij meerdere merken (uitzonderlijk) lang en zien we dat de uiteindelijke (fiscale) prijs hoger is dan op het moment dat jij je leaseauto hebt besteld. Deze prijswijziging komt altijd ten laste van jou doordat de bijtelling in die gevallen hoger is dan in eerste instantie werd aangenomen bij het bestellen. Prijswijzigingen kunnen geen reden zijn om je bestelde leaseauto (kosteloos) te annuleren. Je kunt ons of Arval altijd vragen naar voorraadmodellen, zodat je de onzekerheid van tussentijdse prijswijzigingen voorkomt.

5.8 Brandstof en laden

5.8.1 Administratie
De brandstofadministratie en de administratie van de laadpas wordt verzorgd door de leasemaatschappij.

5.8.2 Ontvangst brandstofpas of laadpas
Kort na aflevering van een nieuwe leaseauto stuurt de leasemaatschappij de brandstofpas en apart via email de pincode. De laadpas volgt in de regel enkele dagen voor aflevering of maximaal op de dag van aflevering van de nieuwe leaseauto.

5.8.3 Brandstofpas
De brandstofpas die beschikbaar wordt gesteld is een nationale brandstofpas, waarmee je bij vrijwel alle tankstations in Nederland kunt tanken. De brandstofpas is uitsluitend bedoeld voor het betalen van brandstof en indien noodzakelijk voor het betalen van de motorolie of ruitensproeiervloeistof van je leaseauto of de vervangende auto.

Het is niet toegestaan andere producten aan te schaffen. Ook is het niet toegestaan brandstof en/of smeermiddelen te betalen voor een andere auto dan jouw leaseauto, vervangende auto of voorloopauto.

De brandstofpas en de pincode zijn betaalmiddelen, ze vertegenwoordigen dus geld. Daarom dienen de brandstofpas en de pincode gescheiden te worden bewaard. Bewaar de pincode nooit in de leaseauto.
Bij het tanken is het belangrijk om na het invoeren van de pincode de juiste kilometerstand te vermelden en of er eventueel sprake is van een vervangende leaseauto.

De brandstofpas is alleen geldig in Nederland. Als je brandstof- en/of motoroliekosten in het buitenland maakt, moet je deze voorschieten. Na terugkomst in Nederland kun je deze kosten declareren bij de leasemaatschappij, zie hoofdstuk 6.8.8. Mocht je een keer je brandstofpas vergeten, dan kun je ook een declaratie bij de leasemaatschappij indienen.

5.8.4 Laadpas
Met een laadpas kan in geheel Europa worden geladen. Let er wel op dat je laadpas misschien niet overal wordt geaccepteerd. Een actuele lijst kun je bij de leasemaatschappij opvragen. Zorg dus in ieder geval in het buitenland voor een back-up in de vorm van een creditcard en eventueel een extra app waar je mee kunt betalen. Deze kosten kun je bij terugkomst in Nederland bij de leasemaatschappij declareren. Zie hiervoor hoofdstuk 6.8.8. Met een laadpas (met pincode) kunnen ook brandstof en smeermiddelen van een vervangende auto betaald worden.

5.8.5 Verlies of diefstal brandstofpas
Je bent aansprakelijk voor verlies of diefstal van de brandstofpas en/of eventuele gevolgschade. Als je jouw brandstofpas kwijt bent of als die gestolen is, meld dit dan direct bij de leasemaatschappij, zodat zij de pas kunnen blokkeren.

Als je brandstofpas niet werkt neem je contact op met de leasemaatschappij. Je dient dan tijdelijk de brandstofkosten voor te schieten en vervolgens te declareren via de declaratieprocedure van de leasemaatschappij, zie hiervoor hoofdstuk 6.8.8.

5.8.6 Brandstofverbruik
Een groot gedeelte van de leaseautokosten bestaan uit brandstofkosten. Daarom is het van belang dat je zo efficiënt mogelijk met de leaseauto rijdt.
Bovendien kun je je brandstofkosten beperken door zoveel mogelijk bij lokale, onbemande stations te tanken. We verzoeken je daarom erop te letten dat je zo goedkoop mogelijk tankt en dit niet langs de snelwegen te doen, omdat de kosten daar altijd hoger liggen.
De meerkosten van gebruik van prestatie- en efficiëntie-verbeterende brandstof zoals bijvoorbeeld V-power, Excellium, Euro 98-brandstof komen voor eigen rekening. Het is daarom niet toegestaan om deze brandstof te tanken, tenzij dit door de leasemaatschappij is opgegeven.

We gaan er vanuit dat je op basis van ‘fair use’ brandstof gebruikt. Indien we excessief gebruik constateren, kunnen we dit na overleg bij je in rekening brengen.

5.8.7 Nieuwe brandstof- of laadpas bij wisseling leaseauto
Je huidige brandstof-/laad pas vervalt als je van leaseauto wisselt. De brandstofpas knip je door en gooi je weg. Je ontvangt na enkele dagen een nieuwe brandstofpas. De kosten voor brandstof die je in de tussenliggende tijd voorschiet, kun je declareren bij de leasemaatschappij (Zie hoofdstuk 6.8.8.).

5.8.8 Brandstofkosten of laadkosten declareren
Is betaling via je brandstofpas of laadpas niet mogelijk, dan kun je de door jou voorgeschoten kosten declareren via de website van Multi Tank card (MTC). Je kunt – als je dat nog niet hebt – een account aanmaken en de declaratie online indienen. MTC zorgt voor afhandeling van de declaratie en maakt het bedrag aan jou over. Je vindt de procedure hier.

Om de kosten voor je brandstof online te declareren via MTC, kun je de volgende stappen volgen:

• Klik op de volgende link
• Maak eenmalig een account aan door op ‘Registreren’ te klikken
• Je ontvangt een e-mail met de link om het account te activeren
• Koppel je pasnummer en pincode: je persoonlijke Driver Dashboard is nu gereed voor gebruik
• Klik op ‘Toevoegen’ om verder te gaan
• Wanneer je voor het eerst declareert via MTC, vul je op het blad ‘Contractdetails’ je gegevens in
• Hierna kun je je declaratie verwerken
• De bon van de tankbeurt dien je zelf te bewaren.

5.9 Gebruik van de leaseauto

5.9.1 Algemeen
We gaan er vanuit dat je netjes met de leaseauto omgaat. Dit betekent dat je de leaseauto als ‘goed huisvader’ behandelt conform de richtlijnen van de leaseregeling, voorschriften van de fabrikant, lease- en verzekeringsmaatschappij. Je houdt je leaseauto zowel aan de binnen- als buitenkant in een goede, verzorgde staat.

Kosten die zijn ontstaan door de leaseauto niet te gebruiken als ’goed huisvader’ of door bewust roekeloos gebruik en die bij Datarotonde in rekening worden gebracht, kunnen wij op jou verhalen.

Wij vergoeden in principe géén andere vervoerskosten dan de kosten van de leaseauto, tenzij een andere wijze van vervoer in overleg met Wagenparkbeheer of met toestemming van je manager wordt goedgekeurd.

5.9.2 Controle bij aflevering
Bij de aflevering is het belangrijk dat je de leaseauto goed controleert op basis van je bestelling, voordat je deze in ontvangst neemt. Als alles in orde is, teken je het afleveringsformulier voor ontvangst.
De leaseauto dient bij aflevering voorzien te zijn van een gevarendriehoek, een set reservelampen en automatten. Het kenteken wordt op naam van de leasemaatschappij gesteld.

5.9.3 Wat ontvang je bij aflevering?
Enige dagen na aflevering van de leaseauto ontvang je van Arval een mail met een inlog voor MyArval. Hierin vind je het verzekeringsbewijs (groene kaart) en alle informatie over je leaseauto. De brandstof- of laadpas wordt naar je huisadres gestuurd. Ook de kentekencard wordt per post naar jou opgestuurd.

Het is verstandig om de MyArval App te downloaden op je telefoon, zo heb je je digitale berijdersinformatie altijd bij je.

Als er in de periode tussen de aflevering van de leaseauto en de ontvangst van je brandstofpas getankt moet worden, dan betaal je deze kosten zelf en declareer je ze via de declaratieprocedure van de laad-brandstofpasleverancier. De omschrijving van de procedure lees je hier. De laadpas ontvang je in de regel voor of op de dag van levering.

5.9.4 Gebruiksbeperking en gebruik door anderen
Je mag de leaseauto niet gebruiken voor:

• snelheids-, prestatie- of betrouwbaarheidsritten
• het geven van rijlessen
• het vervoer van gevaarlijke en/of explosieve stoffen
• het vervoer van goederen of lifters tegen betaling
• Het rijden op een circuit.

Je mag de leaseauto niet vervreemden, belenen, verpanden, verhuren, in onderpand geven of er personen tegen betaling in vervoeren of laten (chip)tunen. Je mag op of in de leaseauto aangebrachte merktekens niet verwijderen en het is verboden om in de leaseauto te roken.

5.9.5 Wie mag er in de leaseauto rijden?
Dit zijn de voorwaarden om anderen buiten de uren van je werkzaamheden in je leaseauto te laten rijden:

• Gezinsleden mogen de leaseauto gebruiken als ze ouder zijn dan 17 jaar en een in Nederland geldig rijbewijs hebben. Gezinsleden zijn personen met wie je in gezinsverband leeft. Gezinsleden van 17 jaar met een rijbewijs dienen altijd met de toegewezen coach/begeleider en begeleiderspas in de leaseauto te rijden. Onder gezinsleden vallen niet eventuele huisgenoten of vrienden met wie je samenwoont.
• Niet-gezinsleden mogen je leaseauto gebruiken, maar dan alleen als je tijdens de rit ook zelf in de leaseauto zit.
• In alle andere gevallen heb je eerst toestemming van Datarotonde nodig.

Als er zich omstandigheden voordoen waardoor je iemand anders dan hiervoor genoemd de leaseauto wil laten besturen, moet je vooraf contact opnemen met Wagenparkbeheer. Wagenparkbeheer besluit of jij hiervoor toestemming krijgt.

5.9.6 Ontzegging rijbevoegdheid
Je dient ons direct in kennis te stellen als je rijbevoegdheid, al dan niet tijdelijk, is ontzegd.

5.9.7 Privégebruik en maximum privékilometrage
De leaseauto is primair bedoeld voor zakelijk gebruik, maar mag ook privé worden gebruikt zolang dit binnen redelijke grenzen blijft. Wij verstaan hieronder een maximum van 10.000 privé-kilometers per jaar.

We controleren periodiek de gemiddeld gereden (privé)kilometers aan de hand van de gegevens van de leasemaatschappij. Indien dit (significant) afwijkt van de verwachting, kunnen we je hiernaar vragen. Na overleg kunnen we de excessieve kilometers met je verrekenen tegen 30 cent per kilometer.

5.9.8 Hulpverlening
In het contract met de leasemaatschappij is hulpverlening opgenomen voor binnen- en buitenland.
In de MyArval-app staat beschreven wat je moet doen bij pech of schade onderweg en welke landen onder de dekking vallen.

Kosten van eventuele repatriëring van je leaseauto naar Nederland zijn tevens opgenomen in het leasecontract, als een reparatie in het buitenland langer dan 48 uur duurt. De leasemaatschappij zorgt ook voor vervangend vervoer in het buitenland als de leaseauto niet binnen één dag gerepareerd kan worden. Raadpleeg voor gedetailleerde informatie over de hulpverlening de instructies van de leasemaatschappij.

Als je een additionele dekking wilt voor hotel en verblijfkosten, sluit je dit privé af. Wij zijn niet aansprakelijk voor kosten die ontstaan zijn door pech of schade in het buitenland gedurende privéreizen. Wij adviseren daarom om een additionele (reis)verzekering af te sluiten als je met de leaseauto op vakantie gaat naar het buitenland.

5.9.9 Gevolgen leasebudget bij afwezigheid
Als je gedurende een kortere- of langere periode géén werkzaamheden verricht ten gevolge van afwezigheid, gelden onderstaande afspraken:

5.10 Onderhoud, reparatie en banden

5.10.1 Inplannen onderhoud
Alle kosten voor het reguliere, te verwachten onderhoud aan de leaseauto komen voor rekening van de leasemaatschappij en zijn onderdeel van het leasetarief.

Als er onderhoud nodig is, neem je contact op met je onderhoudsbedrijf of plan je een onderhoudsafspraak online in of via de app van Arval. Arval verwijst je naar welk onderhoudsbedrijf de leaseauto mag gaan.

Het is belangrijk dat je kleine en grote onderhoudsbeurten – in overeenstemming met het onderhoudsschema van de fabrikant – tijdig laat uitvoeren. In geval van reparatie en onderhoud aan de leaseauto is het belangrijk dat dit door een erkende merkdealer of een door de leasemaatschappij erkende reparateur wordt uitgevoerd. Banden worden door een onderhoudsbedrijf of bandenspecialist in overleg met de leasemaatschappij vervangen. Weet je niet wat de onderhoudsinterval is van je leaseauto? Vraag het de leasemaatschappij, zij zijn specialist hierin en kunnen je hierover informeren.

De leasemaatschappij informeert je over de ontwikkeling van de exploitatie van de leaseauto.
Je ontvangt onder andere informatie over uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden en gerepareerde schades.

5.10.2 Zorg goed voor je leaseauto
We gaan ervan uit dat je de leaseauto zorgvuldig gebruikt.

We verwachten van je:

• dat je de onderhoudsinstructies van ons of van de leasemaatschappij opvolgt
• dat de leaseauto op tijd onderhoud en keuringen krijgt
• dat de leaseauto representatief is en dat je deze dus met regelmaat wast en het interieur reinigt/opruimt
• dat je regelmatig het peil van de motorolie en de koelvloeistof controleert en zo nodig bijvult of bij laat vullen bij je onderhoudsbedrijf
• dat je regelmatig de bandenspanning controleert; is veiliger (kortere remweg) en bespaart brandstof
• dat je de apk-keuring laat uitvoeren volgens de wettelijke voorschriften en voor zover mogelijk in combinatie met een reguliere onderhoudsbeurt.

De zorgplicht voor de leaseauto geldt ook wanneer je (tijdelijk) gebruik maakt van een vervangende auto.

APK
Voor personenauto’s geldt dat een auto 4 jaar na kentekendatum de wettelijk verplichte Algemene Periodieke Keuring (APK) moet hebben ondergaan. Je bent verantwoordelijk voor het tijdig aanbieden van de leaseauto voor periodieke keuringen. We hebben met Arval afgesproken dat zij je een APK herinnering sturen.

5.10.3 Onzorgvuldig gebruik
Kosten als gevolg van onzorgvuldig gebruik en verwijtbare hoge exploitatiekosten die door de leasemaatschappij aan ons in rekening worden gebracht, kunnen na overleg bij jou (incl. BTW) in mindering worden gebracht op het nettosalaris.
Onder verwijtbare hoge exploitatiekosten kan onder andere worden verstaan:

• motorschade die ontstaan is doordat er met geen of te weinig olie gereden is en dit te wijten is aan het niet controleren van het oliepeil
• schade ontstaan door het negeren van alarmlampjes en signaleringen van de leaseauto;
• Schade aan de (automatische)versnellingsbak door het trekken van een te zware last;
• Schade als gevolg van tuning van de leaseauto;
• Excessieve hoge of veel schades

5.10.4 Onderhoud en reparaties in het buitenland
Voor onderhoud en reparaties in het buitenland moet vóóraf goedkeuring van de leasemaatschappij worden gegeven. Als je eventueel de kosten voor reparatie en onderhoud in het buitenland moet betalen, dient de rekening op naam van de leasemaatschappij opgesteld te worden. Je vult bij terugkeer in Nederland het declaratieformulier in en stuurt dit met de originele nota naar de leasemaatschappij.

5.10.5 Winterbanden en All Weather-banden
Winterbanden en all weather banden worden standaard geleverd en gemonteerd in overleg met de leasemaatschappij en meestal door een zogenaamde fastfitter (bijv. Euromaster, Kwik-Fit of Profile Tyrecenter). Levering en montage door een (merk)dealer kan alleen na toestemming van de leasemaatschappij.

De standaardauto’s ITT worden – omdat ze vaker van berijder wisselen – standaard voorzien van All Weather-banden.

5.10.6 Permanente vervanging
Het kan voorkomen dat jouw leaseauto eerder dan einde leasecontract door de leasemaatschappij wordt ingenomen als bijvoorbeeld de kosten voor reparatie dusdanig hoog zijn dat voortzetten van het leasecontract niet meer verantwoord is. Wij zullen dan in overleg een vervangende auto inzetten van een vergelijkbare klasse in afwachting van levering van een nieuwe leaseauto.

5.10.7 Afwijkingen gebruik leaseauto
Periodiek rapporteert Arval aan ons over het gehele wagenpark. Hierin melden zij onder andere afwijkingen en excessen. Het kan voorkomen dat je naar aanleiding van de door ons ontvangen rapportage om extra informatie wordt gevraagd of dat je wordt verzocht om op bepaalde zaken te letten, zoals:

• het brandstof- / energieverbruik
• de verhouding tussen het aantal getankte liters benzine en elektrisch rijden (plug-in hybride)
• het invullen van de kilometerstanden bij tanken
• de onderhoudshistorie
• de schadehistorie
• de staat van de ingeleverde leaseauto.

5.11 Vervangende auto

5.11.1 Algemeen
Bij reparaties of onderhoudsbeurten van de leaseauto in Nederland die binnen 24 uur kunnen worden uitgevoerd, heb je geen recht op vervangend vervoer van de leasemaatschappij. We verwachten daarom dat jij dit soort werkzaamheden zoveel mogelijk laat uitvoeren op een dag dat je de leaseauto niet nodig hebt of aan het begin of einde van de dag. Door bijvoorbeeld met een collega mee te rijden of gebruik te maken van de haal- en brengservice van de leasemaatschappij, kun je onnodige kosten voorkomen.

Mocht dit niet mogelijk zijn, dan kan je alsnog vervangend vervoer krijgen. De kosten hiervoor zijn dan voor rekening van Datarotonde. Bij reparaties van de leaseauto in Nederland die niet binnen 24 uur kunnen worden uitgevoerd (zon- en feestdagen niet meegerekend), krijg je een vervangende auto van de leasemaatschappij gedurende de periode dat de leaseauto niet beschikbaar is. De leasemaatschappij bepaalt het merk en het type van de vervangende auto. Dit wijkt vaak af van je leaseauto omdat bekeken wordt wat op dat moment beschikbaar is.

Indien de leaseauto niet beschikbaar is als gevolg van reparatie, diefstal of total loss stelt de leasemaatschappij (per direct) in overleg met jou een vervangende auto ter beschikking. Deze is in de regel een klasse kleiner dan de leaseauto. De leasemaatschappij bepaalt het merk en het type van de vervangende leaseauto.

Zodra de leaseauto na reparatie weer beschikbaar is, is het belangrijk dat de vervangende auto direct wordt afgemeld en ingeleverd bij de lease- of verhuurmaatschappij. De vervangende auto lever je met een volle tank in.

5.11.2 Vervangende auto in het buitenland
Bij reparaties in het buitenland wordt een vervangende auto ter beschikking gesteld als reparaties niet binnen 48 uur kunnen worden uitgevoerd. Dit wordt geregeld via de internationale hulpdiensten van de leasemaatschappij.

5.12 Verzekering en schade

5.12.1 Verzekering
Voor iedere leaseauto is een WA- en cascoverzekering afgesloten. Objecten die zich los in de leaseauto bevinden, zijn niet meeverzekerd. De verzekeringsvoorwaarden kun je ter inzage opvragen bij Wagenparkbeheer.

5.12.2 Inzittenden verzekering
Ook voor inzittenden sluit de leasemaatschappij een schadeverzekering (SVI) af op basis van het aantal toegestane inzittenden (aantal gordels in de leaseauto). Dit is een verzekering die de schade van de bestuurder en de passagiers vergoedt bij een verkeersongeval.

5.12.3 Dekking buitenlandse reizen
De verzekering is van kracht binnen de op de ‘groene kaart’ vermelde landen binnen Europa. Deze groene kaart is te vinden in de MyArval-app en kan op verzoek worden toegezonden door de leasemaatschappij.

Je mag met de leaseauto niet naar gebieden/landen die buiten de dekking van de verzekering vallen. Dit kan alleen als je hiervoor – voorafgaand aan je reis – schriftelijke toestemming van de leasemaatschappij hebt gekregen.
Buitenlandse reizen met de leaseauto mag je alleen maken als je een geldige groene kaart kunt tonen in de MyArval-app of als je de groene kaart bij je hebt in de leaseauto.

5.12.4 Uitsluitingen
De verzekering geeft onder andere geen dekking in de volgende gevallen:

• Als de gebeurtenis of het ongeval heeft plaatsgevonden, terwijl je onder zodanige invloed van alcoholhoudende drank of enig bedwelmend middel (bijvoorbeeld drugs) verkeerde, dat het besturen van de leaseauto jou door de wet of overheid is of zou zijn verboden.
• Schade ontstaan door opzet, grove schuld of grove roekeloosheid.
• Schade ontstaan bij wedstrijden waarbij het snelheidselement een rol speelt.
• Schade ontstaan tijdens situaties omschreven in hoofdstuk 6.9.4 en 6.9.6.

De kosten die voortvloeien uit bovenstaande uitsluitingen zijn niet gedekt en worden altijd bij jou in rekening gebracht.

5.12.5 Eigen risico
Bij elke niet-verhaalbare schade wordt aan jou vanaf de tweede schade per kalenderjaar (schadedatum is bepalend) een eigen risico van € 150,00 doorbelast. Is het schadebedrag lager dan het eigen risico, dan wordt dit lagere bedrag doorbelast. Dit geldt niet voor eigen risicodoorbelastingen van lekke banden en (steenslag)schade aan de autoruit van de leaseauto.

5.12.6 Schademelding
In geval van schade verwachten we dat je het volgende doet:

• Jij en de tegenpartij, indien die bij een schade betrokken is, vullen samen het schadeaangifteformulier volledig in en ondertekenen het. Vervolgens zend je het schadeaangifteformulier binnen 48 uur naar de leasemaatschappij.
• Je meldt de schade direct (uiterlijk binnen 48 uur) telefonisch, online of via de app bij de leasemaatschappij.
• Het is belangrijk om alle informatie over de schade van de tegenpartij(en) of verzekeraars direct door te sturen naar de schadeafdeling van de leasemaatschappij.
• Indien bij een schadegeval lichamelijk letsel is ontstaan, is het raadzaam ervoor zorg te dragen dat door een daartoe bevoegd overheidsorgaan (bijvoorbeeld politie) proces-verbaal is opgemaakt of dat het letsel zo snel mogelijk – bij voorkeur binnen 48 uur – wordt gemeld aan de schadeafdeling van de leasemaatschappij.
• Bij diefstal, verduistering, kwaadwillige beschadiging, joyriding of oplichting van de leaseauto, doe je direct aangifte bij de politie. Daarna meld je de diefstal bij de leasemaatschappij, die jou verder zal helpen met vervangend vervoer.
• Bij diefstal in het buitenland dien je direct aangifte te doen bij de politie in de plaats van diefstal. Bij terugkomst in Nederland dien je de plaatselijke politie in te lichten, zodat de leaseauto in het vermissingregister opgenomen wordt.

Je mag nooit nadat je schade hebt opgelopen op enige wijze schuld erkennen of een schadevergoeding toezeggen.

De leasemaatschappij bepaalt of een schade al dan niet wordt gerepareerd. Volg de aanwijzingen van de leasemaatschappij altijd nauwkeurig op.

Bij het verlaten van de leaseauto moet je alle waardevolle zaken zoals smartphones, laptop, kentekenbewijs etc. meenemen.

Als bij diefstal van waardevolle artikelen (zoals laptop van de zaak) kosten voor Datarotonde ontstaan doordat de verzekeraar de schade niet vergoedt, kunnen wij deze kosten bij jou in rekening brengen.

5.12.7 Schadereparatie
De leasemaatschappij zal ervoor zorgen dat de leaseauto zo spoedig mogelijk gerepareerd wordt en er eventueel een expert ingeschakeld wordt.

De leasemaatschappij werkt samen met een aantal geselecteerde schadebedrijven en zal jou verzoeken de schade bij een van die bedrijven te laten repareren. Gedurende de periode dat de leaseauto niet beschikbaar is zorgt de leasemaatschappij voor een vervangende leaseauto.

Bij glas- en/of ruitschade zorgt de leasemaatschappij voor reparatie of vervanging. De leasemaatschappij verwijst jou naar een dealer of een van de glasspecialisten waarmee zij samenwerken. Je dient hierbij het advies van de leasemaatschappij op te volgen.

5.13 Kosten voor rekening van jou

5.13.1 Additionele doorbelastingen
Naast de in deze regeling genoemde eigen bijdragen en doorbelastingen, komen in ieder geval de volgende kosten voor rekening van jou:

• Incidentele parkeerkosten-, brug-, veerpont-, stallings-, reinigingskosten, vignet en tolgelden.
  Deze kosten vallen onder de netto onkostenvergoeding en kunnen niet worden gedeclareerd of verrekend worden met de bijtelling.
• Verlies of beschadiging van documenten en autosleutels.
  Kosten als gevolg van verlies van kentekencard, (reserve)sleutels, hoedenplank of onderhoudsboekje behorend bij de leaseauto.
• Kosten van onjuist inleveren van de leaseauto.
  Als bij inlevering van de leaseauto schade wordt geconstateerd die niet eerder bij de leasemaatschappij is gemeld, brengen we de herstel- of reinigingskosten (rook-/huisdier-/of andere luchtbehandeling) die de leasemaatschappij Datarotonde hiervoor in rekening brengt, bij jou in rekening.
• Alle kosten van inbeslagname.
  Mocht de leaseauto als gevolg van een verkeersovertreding c.q. misdrijf door jou in beslag worden genomen, dan komen kosten voortvloeiend uit de inbeslagname evenals de schade die wij als gevolg hiervan lijden, ten laste van jou.
• Indien door de rechter door jouw “gedrag” verbeurdverklaring van de leaseauto wordt uitgesproken, komen de hieruit voortvloeiende kosten en schade die Datarotonde in rekening worden gebracht ten laste van jou;
• Schade aan de leaseauto en/of het interieur van de leaseauto, die het gevolg is van het toerekenbaar tekortschieten en/of ondeskundig gebruik van de leaseauto.

5.13.2 Bekeuringen
Bekeuringen als gevolg van verkeersovertredingen evenals bekeuringen met betrekking tot het niet hebben laten uitvoeren van wettelijk voorgeschreven APK-keuringen, inclusief eventuele verhogingen, komen voor rekening van jou. Ook de bedragen die de leasemaatschappij moet voldoen ter vermijding van strafrechtelijke en/of administratiefrechtelijke vervolging komen voor rekening van jou.

De leasemaatschappij stuurt bekeuringen voor verkeersovertredingen en nagelaten APK-keuringen rechtstreeks naar jou. In het geval je verzuimt de bekeuring tijdig te betalen, zal de leasemaatschappij de aanmaning, inclusief de verhoging betalen en inclusief administratiekosten doorbelasten aan Datarotonde, dit om verdere kostenverhogingen te voorkomen. Wij zullen alle doorbelaste kosten inclusief verhoging en administratiekosten inhouden op je nettosalaris. Bekeuringen in verband met een huurleaseauto worden voorgeschoten door de verhuurmaatschappij en vervolgens via de leasemaatschappij bij ons in rekening gebracht. Ook deze kosten komen voor jouw rekening.

Per gemeente gelden andere betalingstermijnen voor bijvoorbeeld parkeerbekeuringen. Dit heeft tot gevolg dat dergelijke bekeuringen ofwel rechtstreeks naar jou worden gestuurd ofwel worden betaald door de leasemaatschappij en vervolgens worden ingehouden op jouw netto salaris.

5.13.3 Inhouding op salaris
Alle kosten voor eigen rekening uit 6.13.1, worden op je eerstvolgende nettosalaris ingehouden. Vindt er geen netto-salarisbetaling meer plaats dan ben je verplicht om deze kosten op eerste verzoek aan ons terug te betalen.

5.13.4 Bijtelling
Onder ’bijtelling’ worden de fiscale kosten van het privégebruik van een auto van de werkgever verstaan. De fiscale bijtelling wordt berekend op basis van een percentage van de fiscale waarde (cataloguswaarde incl. BTW en BPM) van de auto. De bijtelling voor een auto op fossiele brandstof is 22% De bijtelling voor een elektrische auto is gedeeltelijk een lagere bijtelling en voor een gedeelte de normale 22%. Vraag de actuele waarden op bij Wagenparkbeheer.

De bijtelling, die het gevolg is van het privé gebruiken van een leaseauto, zijn voor rekening van jou. We gaan er standaard vanuit dat je privé rijdt met de leaseauto.

Verklaring geen privégebruik
Als je geen bijtelling wenst omdat je niet privé rijdt met de leaseauto, vraag je een ‘Verklaring van géén privégebruik’ bij de Belastingdienst aan en stuur je de beslissing van de Belastingdienst naar ons . Deze verklaring ontvang je als je jaarlijks minder dan 500 privé-kilometers met de leaseauto van Datarotonde rijdt.

Als mocht blijken dat je toch méér dan 500 kilometer per jaar privé hebt gereden en de Belastingdienst een naheffing en bekeuring oplegt, ben je verantwoordelijk voor alle daaruit voortvloeiende gevolgen voor jou en ons.

Wijzigen van een verklaring van privégebruik kan alleen per heel kalenderjaar. Halverwege een jaar kan niet worden gewijzigd.

5.13.5 Inspectie & opvragen kilometerstand
Het kan nodig zijn dat een leaseauto geïnspecteerd moet worden door bijvoorbeeld de leasemaatschappij of de politie. We verwachten dat je hier altijd aan zult meewerken.

De Leasemaatschappij kan af en toe de kilometerstand van jouw leaseauto opvragen We verwachten dat je hieraan meewerkt.

5.14 Beëindiging en inname leaseauto

5.14.1 Gebruiksperiode
De standaard looptijd van de leaseauto is 60 maanden, tenzij jij anders hebt gekozen in geval van een afwijkende auto.

De richtlijn voor het maximum kilometrage voor alle type leaseauto’s is 180.000 gedurende de gehele looptijd van 60 maanden.

Datarotonde behoudt zich het recht voor om de looptijd en/of kilometrage te verlengen of te verkorten als wij dit om economische redenen wenselijk achten.

5.14.2 Beëindiging
Het gebruik van de leaseauto eindigt in de volgende situaties:

• Je arbeidsovereenkomst eindigt of wordt niet verlengd.
• Op het moment dat je 26 weken arbeidsongeschikt bent en er geen vooruitzicht bestaat op spoedig herstel en/of werkhervatting. In voorkomende situaties wordt op individueel niveau de situatie beoordeeld.
• Bij parttime werken minder dan 60%.
• Bij diefstal van de leaseauto, als deze niet binnen een termijn van dertig dagen (afhankelijk van de polisvoorwaarden) wordt teruggevonden.
• Zodra je leaseauto total loss is verklaard.
• Als van overheidswege de rijbevoegdheid jou voor meer dan 13 weken wordt ontzegd.
• Als je op non-actief wordt gesteld, al dan niet met behoud van salaris, als gevolg van een ontslagprocedure.
• Als je door ons vrijgesteld wordt van werkzaamheden.
• Als jij je niet aan de afspraken houdt uit deze leaseregeling.

5.14.3 Verplichtingen bij voortijdige beëindiging
Afhankelijk van je autokeuze, kent de leaseregeling een aantal voorwaarden die gelden bij voortijdige beëindiging van het leasecontract. De voorwaarden zijn:

1. Standaard leaseauto ITT
   Géén verplichtingen.
2. Standaard leaseauto
   De leaseauto is kosteloos in te leveren na 12 maanden. Binnen de 12 maanden gelden de voorwaarden voor de afwijkende leaseauto.
3. Afwijkende leaseauto
   Bij de keuze voor een afwijkende leaseauto:
   • Je neemt het leasecontract bij uitdiensttreding mee naar de volgende werkgever.
   • Je schuift het leasecontract intern door (een collega neemt de leaseauto over, met wederzijdse goedkeuring, eventueel betaal je de normoverschrijding voor de resterende periode).
   • Je neemt het leasecontract zakelijk of door middel van een privélease constructie over van Datarotonde.
   • Je koopt de leaseauto over van de leasemaatschappij. Let op: je neemt de leaseauto over tegen de marktwaarde van de leasemaatschappij. De voortijdige inleverkosten blijven echter gehandhaafd en dien je aan ons te voldoen.
   • Je vergoedt de kosten die het gevolg zijn van het voortijdig beëindigen van het leasecontract, zodat de leaseauto door ons kostenneutraal kan worden ingeleverd. De kosten bereken je als volgt: je betaalt in één keer 22% van de normleaseprijs exclusief brandstofkosten, vermenigvuldigd met het resterende aantal hele maanden van je leasecontract.
     Voor leaseauto’s ingezet voor 1 januari 2023 geldt de oude inleverregeling voor afwijkende leaseauto’s zoals benoemd in de tabel in je gebruiksovereenkomst.

Voorbeeld voortijdige beëindiging
Stel, je hebt een Hyundai Kona en je gaat 37 maanden nadat je de leaseauto bent gaan rijden uit dienst. De te vergoeden kosten zijn € 723,93 * 22% = € 159,26.
Voortijdige beeindigingskosten zijn 23 resterende maanden (60 maanden minus 37 verstreken maanden) *
€ 159,26 (22% van de leaseprijs per maand zonder brandstofkosten)= € 3.662,98 exclusief BTW. Dit is een netto bedrag.

Kosten die gemaakt worden voor voortijdige beëindiging van een leasecontract, worden op de salarisstrook voor het deel wat toeziet op het privégebruik (1/3e deel, zijnde 10.000 privé kilometers van de standaard 30.000 kilometers per jaar) in mindering gebracht op de bijtelling tot maximaal 0 euro per kalenderjaar. Deze manier van verrekenen is voordelig voor jou.

Uitzonderingen hierop zijn voortijdige beëindiging door arbeidsongeschiktheid langer dan 6 maanden, overlijden, functiewijziging op verzoek van ons of als je ontslag wordt aangezegd en het ontslag niet aan jou te wijten is.

Als je een nieuwe auto hebt besteld en besluit vóór levering van de leaseauto uit dienst te gaan, dan ben je verplicht om de bestelling c.q. leaseauto mee te nemen naar je nieuwe werkgever. Als overname van de bestelling c.q. leaseauto niet mogelijk is, neem je alle financiële verplichtingen over die te maken hebben met het annuleren van de bestelde auto. De annuleringskosten zullen gelijk zijn aan het door BOVAG bepaalde percentage van de consumentenprijs met inbegrip van fabrieksopties, namelijk 15% van de aanschafwaarde inclusief btw. Dit is een netto bedrag.

Als je van het ene bedrijf overstapt naar het andere bedrijf binnen de Info Support International Group geldt het bovenstaande niet.

5.14.4 Inleveren van de leaseauto en schouwing
Aan het einde van het gebruiksrecht dien je de leaseauto in goede staat met alle bijhorende bescheiden, waaronder de kentekencard, de reservesleutels en brandstofpas aan te bieden op een door de wagenparkbeheerder (bij voortijdige inlevering) of leasemaatschappij (bij vervanging) te bepalen inleveradres.

Uiterlijk 3 weken vóór inlevering van de leaseauto dien je de leaseauto te laten schouwen op schade door de leasemaatschappij. Eventuele niet gemelde schades meld je direct bij de leasemaatschappij conform de geldende procedure. Doe je dat niet, dan worden eventuele (werkelijke) kosten bij inname van schades bij jou in rekening gebracht. Hierover maak je afspraken met de leasemaatschappij, zoals wanneer de oude leaseauto beschikbaar is voor schouwing. Daarmee stel je de leasemaatschappij in staat om – na schouwing – zo spoedig mogelijk transport te regelen voor je leaseauto.

Als bij inname blijkt dat er in de leaseauto is gerookt of als er sprake is van huisdierenlucht, huisdierharen of andere vervuiling, dan wordt de leaseauto gereinigd en worden de kosten bij jou in rekening gebracht.

Een leaseauto hoeft niet met een volle tank te worden ingeleverd. Hij moet echter nog wel rijdend terug naar de leasemaatschappij dus enig bereik is gewenst.

Lees hier het inleverprotocol van Arval.

5.14.5 Kopen van je leaseauto
Je kunt de leaseauto van de leasemaatschappij kopen aan het einde van het contract. De aankoopprijs dien je zelf bij de leasemaatschappij op te vragen.

5.14.6 Overname leaseauto vorige werkgever
Indien je vanuit je vorige werkgever verplicht bent om de leaseauto mee te nemen, kan de auto door ons overgenomen worden en bij onze leasemaatschappij worden geleased voor de resterende looptijd. Enige voorwaarde is wel dat deze auto past binnen ons beleid. De over te nemen auto wordt berekend op basis van onze looptijd en kilometrages. Als je voor het beëindigen van dit leasecontract bij Datarotonde weggaat, ben je verplicht dit contract mee te nemen of de voortijdige inleverkosten te betalen, zodat de auto kostenneutraal door ons kan worden ingeleverd. In incidentele gevallen lukt het niet om de leaseauto van de vorige werkgever mee over te nemen.

5.14.7 Leasecontract doorschuiven
Het is in bepaalde gevallen mogelijk om je leasecontract over te dragen aan een collega, bijvoorbeeld als je uit dienst gaat of als je je privé-auto wilt gaan rijden. Als je het leasecontract doorschuift naar een collega, gaan de verplichtingen uit het leasecontract over naar je collega. Indien de collega die het leasecontract overneemt een lagere leasenorm heeft, moet die collega akkoord gaan met een eventuele maandelijkse eigen bijdrage. Overname kan pas doorgang vinden als de collega de gebruiksovereenkomst van het over te nemen leasecontract heeft getekend. Het overdragen van een leasecontract kan alleen in overleg en na akkoord van Wagenparkbeheer. Indien je een laadpaal in je leasecontract hebt opgenomen, zullen we de resterende waarde van de laadpaal in een keer in rekening brengen.

5.15 Slotbepalingen

Indien het nodig is, behoudt Datarotonde zich het recht voor om af te wijken van deze leaseregeling of om deze regeling te wijzigen. Dit gebeurt altijd in overleg met de ondernemingsraad / personeelsvertegenwoordigingen.

Bij verschil van inzicht over de toepassing en/of interpretatie van de regeling beslist de directie.

5.16 Meer informatie

Voor algemene vragen over deze regeling kun je terecht bij:

Bijlage 1 Standaard leaseauto (ITT) IT Top Traineeship (klein)

Peugeot e-208 Allure Pack 50kWh 136pk of 156pk automaat

Elektrische auto

Opties: Blue Vertigo metallic lak

• Android auto / Apple Carplay
• Achteruitrijcamera
• Verwarmbare stoelen
• All Weather banden

Fiscale waarde vanaf: € 37.980,00

Bereik: 136 pk WLTP 362 km (Reëel 285 km EV-Database)
156 pk WLTP 410 km (Reëel 310 km EV-Database)

Peugeot 208 Allure Pack 1.2 PureTech 100pk 5d, handgeschakeld

Benzine auto

Opties: Blue Vertigo metallic lak

• Android auto / Apple Carplay
• Achteruitrijcamera
• All Weather banden

Fiscale waarde vanaf: € 26.560,00

Renault Clio 1.6E-TECH 145 Techno Hybrid automaat

Hybride auto

Opties:  Gris schiste metallic lak

• Android auto / Apple Carplay
• Pack City Premium
• Pack driving & Safety
• Pack Winter
• Achteruitrijcamera
• All Weather banden

Fiscale waarde vanaf: € 30.448,00

Bijlage 2 Standaard leaseauto

Standaard leaseauto 1 (middel groot)

Volvo EX30 200kW Single Motor Extended Range Core 5d

Gegevens:
Voorlopige fiscale waarde:                        € 43.190,00
Leaseprijs 2025 inclusief energie              €     826,00
Stelpost laadstation thuis:                         €       58,00
Meerkosten afneembare trekhaak:            €       20,00

Beschikbare kleuren: Onyx Black, Vapour Grey, Cloud Blue Solid

Bereik: WLTP 475 km (reëel 365 km EV-Database)

Standaard leaseauto 2 (middel groot)

Kia EV3 81.4kWh Plus 5d

Gegevens:
Voorlopige fiscale waarde:                       € 42.250,00
Leaseprijs 2025 inclusief energie:           €      759,00
Stelpost laadstation thuis:                        €        58,00
Meerkosten vaste trekhaak:                     €        20,00

Beschikbare kleuren: Snow White Pearl, Aurora Black Pearl, Ivory Silver

Bereik: WLTP 605 km (reëel  km nog niet bekend)

Standaard leaseauto 3 (groot)

Peugeot e-3008 Allure EV 73 kWh 210 5d

Gegevens:
Voorlopige fiscale waarde:                                   € 44.415,00
Leaseprijs 2025 inclusief energie                        €      852,00
Stelpost laadstation thuis:                                    €       58,00
Meerkosten trekhaak (af fabriek):                        €       14,00

Beschikbare kleuren: Noir Perla Nera, Blanc Okenite, Gris Artense

Bereik: WLTP 529 km (reëel nog niet bekend)

Vraag Wagenparkbeheer naar de beschikbaarheid en eventuele voorraad van de standaard leaseauto’s.

Verzekeringskaart autoverzekering WA en Casco

Klik hier om de verzekeringskaart (in pdf) te downloaden, met hierin een algemene samenvatting van de verzekering van onze leaseauto’s.

Onderdeel van ons beleid is dat iedereen de gelegenheid moet krijgen interne of externe studies te volgen.

Investeringen van studies van een vorige werkgever, die je bij indiensttreding bij ons moet vergoeden aan je vorige werkgever, betalen wij in de regel na goedkeuring.

Defenities

Studie categorie 1 (initiële investering) 

Cursussen en studies die je volgt om achterstanden in kennis- c.q. vaardigheden in te lopen, met als doel goed ingezet te kunnen worden (bij de klant). Jouw opleidingsplan is de basis hiervoor. Deze categorie geldt ook als je een achterstand hebt vanwege langdurig niet bij blijven of niet volgen van studies.

Studie categorie 2

Alle overige cursussen en studies.

Studie categorie 3

MBA’s en andere zeer kostbare (>€ 8.000,-) studies.

Afschrijvingsregeling

Wij betalen jouw studie investering. Daardoor bouwen we een vordering op je op ter hoogte van de betaalde studie investering. Per maand schrijven wij vervolgens een evenredig deel van de vordering af, net zo lang totdat het teruggebracht is naar nihil of is afgeschreven. Ga je uit dienst en staat er nog een deel van de vordering open, dan betaal je de op dat moment openstaande som aan ons (dit is een netto bedrag en inclusief BTW). Deze som kan ook verrekend worden met wat wij dan eventueel nog aan jou verschuldigd zijn, bijvoorbeeld salaris en/of vakantiegeld. Uiteraard kan ook je nieuwe werkgever deze som aan ons betalen.

Jij hoeft niets aan ons terug te betalen als wij het contract met jou beëindigen als gevolg van een reorganisatie, fusie, overname of liquidatie, of na twee jaar ziekte. Zou jij overlijden dan zullen wij ook geen investering verhalen.

Seminars, studiedagen, lezingen
Seminars, studiedagen en lezingen beschouwen we ook als studies. Deze delen we ook in in de categorieën 1, 2 of 3.

Abonnementen voor learning
De investering die Info Support doet voor de ontwikkeling van medewerkers in de vorm van (digitale) leerabonnementen (zoals cyberbit, pluralsight, linkedin learning, etc.) valt ook onder de studie-investeringsregeling. De afschrijvingstermijn voor deze investering is 12 maanden en gaat direct in bij het starten van het abonnement, en dus niet – zoals bij reguliere studies het geval is – na afloop van het abonnement.

Voor studies geldt:

• We evalueren elk jaar opnieuw jouw verworven kennis en bepalen samen welke verdere scholing je nodig hebt.
• We gaan ervan uit dat je je best doet om de aangeboden studie/cursussen te volgen en te voltooien.
• Als je door overmacht (bijvoorbeeld ziekte) de studie helemaal niet of deels niet hebt kunnen volgen, brengen we de kosten van een studie in mindering op je openstaande studieschuld.
• Het bedrijf dat de studie verzorgt, bepaalt het tijdstip waarop je de studie volgt.
• De dagen/uren die je aan de studie besteedt, is werktijd, behalve als je de studie buiten normale kantooruren volgt.
• In principe vergoeden wij eenmalig het examengeld.
• De afdeling HRD ontvangt van jou het behaalde certificaat/diploma als je een studie hebt afgesloten.

Voor studies in categorie 3 geldt:

Gezamenlijk maken we afspraken over hoe we omgaan met de studiekosten en  studietijd. Categorie 3 is altijd maatwerk.

Voor het aanvragen van een cursus-/studievergoeding geldt:

Vul voorafgaand aan een studie via de studie investering applicatie het digitale formulier AANVRAAG TEGEMOETKOMING IN DE STUDIEKOSTEN in.

Opbouw studie investering

Dit verstaan we onder studie investering:

• de betaalde bedragen die we aan de instelling betalen die de studie verzorgt;
• de kostprijs van interne studie;
• 100% van de reis- en verblijfskosten voor zover die voortvloeien uit de studie;
• de kosten van de afgesproken hulpmiddelen;
• examengelden.

Afschrijvingstermijnen

• De studie investering voor studie 1-categorie schrijven we in 36 maanden af.
• De studie investering voor studie 2-categorie schrijven we in 12 maanden af.
• De studie investering voor studie 3-categorie worden apart bezien (maatwerk).

Eigen bijdrage

Je betaalt een eigen bijdrage van 25% als een studie meer dan € 8.000,- kost. We brengen deze eigen bijdrage in mindering op je bruto loon, je prestatiebeloning en/of vakantietoeslag. Ook spreken we af hoeveel eigen tijd je in de studie steekt.

Start van de afschrijving

De afschrijving begint vanaf de maand waarin je de studie met goed gevolg hebt voltooid. Dus na het behalen van het tot de studie behorende diploma of na overlegging van een certificaat van deelname na het einde van de studie.

Als je een meerjarige studie doet, start de afschrijving aan het einde van het studiejaar, ook dus als de studie nog niet met goed gevolg is voltooid/afgerond.

In het geval van van (digitale) leerabonnementen geldt dat de afschrijving start bij de start van het abonnement.

Niet slagen of voortijdig staken

Slaag je niet voor de studie of staak je de studie voortijdig, dan begint de afschrijving direct nadat je de studie normaal gesproken had kunnen afronden.

Bovenstaande geldt alleen als het niet goed kunnen afronden van de studie of het moeten staken niet aan jou te wijten is. Als dat wel het geval is, betaal je de gemaakte investering aan ons terug. We overleggen hoe je dit terug betaalt. Er is dan geen sprake van afschrijving.

Studie overnemen

Als we een studie investering van een vorige werkgever overnemen, beoordelen we eerst tot welke categorie de studie behoort. We schrijven de studie investering overeenkomstig de bijbehorende afschrijvingstermijn af, vanaf de maand dat je bij ons in dienst komt.

Opzegging van de arbeidsovereenkomst door jou aan ons tijdens de studie

Als je tijdens een studie je contract bij ons opzegt, betaal je zelf vanaf het moment van opzegging de resterende studie investering aan de studie-instelling en betaal je de door ons op dat moment betaalde studie investering volledig aan ons terug. Ongeacht of je de studie al dan niet vervolgt. Het terug te betalen bedrag betreft een netto bedrag en is inclusief BTW. Als sprake is van een meerjarige studie en de afschrijving is al gestart op het moment dat je opzegt, hoef je de al afgeschreven studie investering niet aan ons terug te betalen.

Als de studie-instelling er niet mee instemt dat jij de resterende investering rechtstreeks betaalt, maar die investering aan ons in rekening blijft brengen, zal jij die investering aan ons vergoeden.

Reis je voor je werk of opleiding? Wij hebben een reisverzekering afgesloten bij AIG Europe.

Als je een opleiding of conferentie geeft of volgt in het buitenland krijg je voor vertrek van de IT Academy een draaiboek met daarin ook bovenstaande informatie. Zorg ervoor dat je tijdens je buitenlandse reis het polisnummer en telefoonnummer van de verzekeringsmaatschappij bij de hand hebt. Je hoeft jezelf niet apart aan te melden bij AIG Europe N.V.

8.1.1 Dekking

• De dekking van deze reisverzekering is wereldwijd. De verzekering gaat in op het moment dat je reis daadwerkelijk aanvangt en eindigt op het moment dat je weer terug bent, thuis dan wel op de plek
  waar je normaliter werkt.
• Deze reisverzekering is ook geldig voor binnenlandse reizen als je ten minste voor één nacht een hotel hebt geboekt / of je reis wordt gemaakt met een lijnvlucht of hogesnelheidstrein / of je bestemming ligt meer dan 150 km van je normale werkplek of verblijfplaats. Deze verzekering biedt enkel bij binnenlandse reizen geen dekking voor medische kosten, gespecifieerde infectieziekte, dringende reiskosten, kosten voor nazorg in het land van vaste verblijfplaats, uitvaartkosten, juridische kosten, persoonlijke aansprakelijkheid en evacuatie vanwege politieke risico’s en natuurrampen.
• Privéreizen zijn ook verzekerd als je deze tijdens de duur van de zakenreis onderneemt. Voorwaarde is dat de privéreis zich op dezelfde locatie of in de nabijheid van de zakenreis bevindt. Vliegen naar een andere bestemming voor de privéreis valt niet onder de dekking.
• De reisverzekering dekt geen woon-werkverkeer binnen je thuisland (of de regio waar je woonachtig bent). Als je voor een project in het buitenland werkt, valt het woon-werkverkeer tussen het tijdelijke verblijf (hotel) en werk (kantoor) wel onder de dekking
•  Op hoofdlijnen zijn de volgende waarborgen verzekerd binnen deze reisverzekering:
• • Persoonlijk ongeval
    – Dood door ongeval – maximaal €125.000 per claim p.p.
    – Blijvende invaliditeit na een ongeval – maximaal €125.000 per claim p.p.
  • Medische kosten
    – Werkelijke generieke medische kosten worden volledig gedekt
  • Repatriëring en andere dringende reiskosten
    – Werkelijke kosten worden volledig gedekt
  • Reisannulering
    – Maximaal €5000 per claim p.p.
  • Reisonderbreking of omboeking
    – Maximaal €5000 per claim p.p.
  • Juridische kosten
    – Maximaal €10.000 per claim p.p.
  • Bagage
    – Maximaal €5000 per claim p.p.
  • Persoonlijk geldelijk verlies
    – Maximaal €1500 per claim p.p.
  • Politiek risico en evacuatie bij natuurrampen
    – Werkelijke kosten worden volledig gedekt (maximaal 14 dagen)
  • Ontvoering, losgeld en afpersing
    – Maximaal €500.000 per claim p.p.

Neem contact op met de hulpcentrale in de volgende situaties:

• Hulp bij aangifte/regelen rechtstreekse betaling zorgverstrekkers
• Medische kosten
• Repatriëring en andere dringende reiskosten
• Juridische kosten

Wanneer je contact opneemt met de hulpcentrale, moet je de volgende gegevens kunnen vermelden om snel geholpen te worden:

• Je naam;
• Je locatie;
• Je toestand, symptomen of vraag;
• Een telefoonnummer waarop men je kan bereiken;
• polisnummer (9502036)

De hulpcentrale is 24u per dag telefonisch bereiken via:

Nederlands: + 32 2 739 9992
Engels: + 32 2 739 9991
Frans: + 32 2 739 9990

8.1.2.1 Schadeprocedure bij bijzondere situaties

Neem contact op met de Crisislijn in de volgende situaties:

• Ontvoering, losgeld en afpersing
• Crisisbeheer/calamiteiten

Je kan de crisislijn 24u per dag telefonisch bereiken via: +1-817-826-7244.

8.1.2.2 Schadeprocedure in alle andere gevallen:

In alle andere gevallen meld je bij terugkeer de geleden schade, zodat dit kan worden afgehandeld in overeenstemming met de geldende dekking.

Er zijn voornamelijk twee mogelijkheden voor het regelen van onkosten naar aanleiding van schade:

• Voor terugkerende medische behandelingen, ziekenhuisopname of -verblijf: Neem zo snel mogelijk contact op met de hulpcentrale. Zodra de dekking is erkend, kunnen de kosten rechtstreeks door de hulpcentrale worden gedragen en/of rechtstreeks worden beheerd tussen de hulpcentrale en de zorgverstrekkers.
• Voor andere gevallen: Betaal de opgelopen kosten en vraag bij terugkeer om terugbetaling via een schade-aangifte.

Je hebt vrije keuze van arts of ziekenhuis.

8.3 Verplichtingen

Als je de verzekeringsmaatschappij inschakelt, meld dan ook bij de afdeling HRD de situatie zodat we je kunnen helpen met opvolging. Doe dit via humanresources@infosupport.com.

Kom de volgende verplichtingen na bij een ongeval:

• Informeer de verzekering zo spoedig mogelijk.
• Verstrek alle gevraagde inlichtingen over het ongeval en/of de gevolgen daarvan.

Kom de volgende verplichtingen na bij beschadiging verlies en/of diefstal van bagage:

• Doe binnen 24 uur aangifte bij de politie of bevoegde autoriteiten ter plaatse en overhandig de verklaring aan de verzekeringsmaatschappij.
• Toon de schade aan met originele rekeningen of kopieën daarvan, garantiebewijzen, verklaringen van deskundigen over de mogelijkheid van reparatie en andere door de verzekeringsmaatschappij
  verlangde bewijsstukken.
• Draag zorg voor de bewijslast van diefstal, verlies of gedeeltelijke of volledige beschadiging van bagage; van de omvang van de schade en het feit dat je deze werkelijk bezat. De bewijslast ligt altijd bij jou.
• Als je deze verplichtingen niet nakomt, mag de verzekeringsmaatschappij de schadevergoeding weigeren.

Kom de volgende verplichtingen na bij vertraagde aankomst van persoonlijke bagage:

• Rapporteer direct aan de desbetreffende luchtvaartmaatschappij als je bagage vertraagd of zoekgeraakt blijkt. Zorg ervoor dat je een kopie van deze rapportage krijgt en dien dit PIR (Property
  Irregularity Report) in bij de verzekeringsmaatschappij. De verzekeringsmaatschappij kan een schademelding zonder bagagerapport en nota’s van gemaakte kosten niet in behandeling nemen.

Kom de volgende verplichtingen na bij vertraging geboekte vluchten/treinreis:

• Draag zorg voor de benodigde bewijsstukken. De verzekeringsmaatschappij kan een schademelding zonder bewijsstukken afgegeven door de betreffende luchtvaartmaatschappij of
  organisatie waar het treinticket is gekocht en nota’s van gemaakte kosten niet in behandeling nemen.

Kom de volgende verplichtingen na bij annulering en reisonderbrekingen:

• Informeer de verzekeringsmaatschappij direct als een reis door een gebeurtenis niet kan doorgaan, het vertrek vertraagd is of als de reis afgebroken wordt.
• Zorg ervoor dat je bewijsstukken kunt overleggen. In geval van ziekte, ongeval of overlijden is dit een doktersverklaring c.q. uittreksel uit het overlijdensregister.

Als je dit niet doet, vervalt het recht op vergoeding, tenzij je aantoont dat je hierdoor de belangen van de verzekeringsmaatschappij niet schaadt.

Bij aansprakelijkstelling ben je verplicht:

• direct, maar niet later dan 21 dagen na het plaatsvinden ervan, de verzekeringsmaatschappij volledig en waarheidsgetrouw te informeren over elke gebeurtenis waaruit een eis tot schadevergoeding kan voortvloeien;
• direct alle ter zake ontvangen stukken zoals brieven, dagvaardingen, schikkingsvoorstellen onbeantwoord door te zenden naar de verzekeringsmaatschappij;
• je te onthouden van elke uiting of handeling, waaruit erkenning van aansprakelijkheid kan worden afgeleid;
• de verzekeringsmaatschappij de leiding van de schaderegeling en van processen over te laten. Daarbij verleen je alle gevraagde medewerking;
• je te laten bijstaan door een raadsman, als er een strafvervolging tegen je wordt ingesteld, als de verzekeringsmaatschappij dat wenst. Daaraan verleen je alle medewerking.

Als je deze verplichtingen niet nakomt, of een onware opgave doet over de schade of feiten of omstandigheden verzwijgt, verlies je je rechten uit de verzekering onder deze rubriek.

De belangrijkste zaken uit de polis zijn hierboven weergegeven. Voor meer informatie over de verzekering of voor vragen over bijvoorbeeld vergoedingen, kun je terecht bij de afdeling HRD.

Wij kennen een pensioenregeling. Deze regeling is verzekerd bij Cappital pensioen van a.s.r.. Onderstaande vertegenwoordigt het niveau per 1 januari 2025.per 1 januari 2026.

8.1 Deelnemer aan de pensioenregeling

De regeling kent geen wachttijd. Je bouwt pensioen op vanaf de eerste dag dat je in dienst treedt.

Pensioenaanspraken
De regeling omvat de volgende aanspraken:

• ouderdomspensioen;
• partnerpensioen bij overlijden voor en na de pensioendatum;
• wezenpensioen bij overlijden voor en na de pensioendatum;
• premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid.

8.2 Pensioensysteem

Je bouwt pensioen op volgens het zogenaamde beschikbare-premiesysteem. Dit betekent dat er elk jaar premie beschikbaar wordt gesteld. Met deze premie wordt bij Cappital pensioen van a.s.r. een pensioenkapitaal opgebouwd. Op jouw pensioendatum wordt voor het dan opgebouwde pensioenkapitaal een levenslang pensioen aangekocht.

8.3 Inhoud pensioenregeling

Netto beschikbare premie

De netto premie die jaarlijks ter beschikking wordt gesteld door DataRotonde bedraagt voor iedereen 6,0% van de pensioengrondslag. De standaard werknemersbijdrage is 3,0%, maar deze werknemersbijdrage is vrijwillig.

Pensioengrondslag

De pensioengrondslag is gelijk aan het pensioengevend jaarsalaris minus de AOW-franchise. Over deze pensioengrondslag wordt de premie berekend die jaarlijks ter beschikking wordt gesteld.

Pensioengevend jaarsalaris

Het pensioengevend jaarsalaris is gelijk aan 12 maal het vaste bruto maandsalaris plus vakantietoeslag.

Het pensioengevend salaris is maximaal € 137.800,- (niveau 2026).

AOW- franchise

In verband met de AOW die je straks ontvangt, wordt het pensioengevend jaarsalaris verlaagd met een aftrekbedrag: de zogenaamde AOW-franchise. Deze aftrek bedraagt voor 2025 € 19.172,- (wettelijk minimum, niveau 2026).

Voorbeeld 

I  Man, 28 jaar, salaris € 40.000,-, werkt fulltime (FT).

II Vrouw, 34 jaar, salaris € 40.000,-, werkt parttime (PT) (80%).

* Netto beschikbare premie

8.4 Aanvullende kosten en risicopremies

Naast de netto beschikbare premie kent onze pensioenregeling nog de volgende elementen.

Administratiekosten

Kosten voor het door Cappital pensioen van a.s.r. administreren van onze pensioenregeling worden betaald door DataRotonde B.V.

Premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid (WIA)

Ingeval van (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid wordt de pensioenopbouw (gedeeltelijk) voor rekening van de verzekeraar voortgezet. Voor deze verzekering brengt Cappital pensioen van a.s.r. een risicopremie in rekening. Die kosten worden betaald door DataRotonde B.V.

Risicopremie overlijden

Bij overlijden tijdens het dienstverband wordt een partner- en/of wezenpensioen uitgekeerd. De risicopremie voor het verzekeren van dit risico is afhankelijk van de leeftijd van de werknemer en het te verzekeren bedrag. Deze kosten en risicopremies worden betaald door DataRotonde B.V.

8.5 Bijsparen

Voor de basispremie voor het ouderdomspensioen wordt er door DataRotonde B.V. 6,0% van de pensioengrondslag betaald. De eigen bijdrage (werknemersbijdrage) is een optionele eigen bijdrage, deze premie is 3,0% van de pensioengrondslag. Naast deze totale premie van 9% kun je aanvullend voor eigen rekening bijsparen. Je kunt bijsparen vanuit je (over)winstuitkering, brutosalaris, verlofuren of eventueel resterend leasebudget. Bijsparen is voor eigen rekening en mogelijk tot de in de volgende tabel vermelde percentages.

Bovenstaande tabel is gebaseerd op de Wet toekomst pensioenen.

De bedragen die je bij spaart worden door vier keer per jaar verwerkt. Dit gebeurt achteraf; na afloop van ieder kwartaal wordt aan de pensioenuitvoerder doorgegeven wie hoeveel heeft bij gespaard over het dat betreffende kwartaal. Dit betekent bijvoorbeeld dat je extra storting van de maand april (kwartaal 2) op zijn vroegst zichtbaar wordt in kwartaal 3.

8.6 Opbouw pensioenkapitaal

Het met de beschikbare premie op te bouwen pensioenkapitaal is vooral afhankelijk van de jaarlijks beschikbaar gestelde premie en het op deze premie behaalde beleggingsrendement.

De beschikbare premie wordt belegd door de verzekeraar. De verzekeraar zorgt voor een passende fondskeuze op basis van het zogenaamde life cycle principe. Dit betekent dat de beleggingen worden aangepast aan de resterende looptijd tot de pensioendatum.

Concreet: voor jongere werknemers wordt een groter deel belegd in aandelen (meer risico’s), voor oudere werknemers meer in obligaties (minder risico’s).

Cappital pensioen van a.s.r. noemt dit Profiel Beleggen. Standaard wordt belegd volgens het neutrale profiel.

Je kunt zelf kiezen voor:

• zeer offensief profiel (meest risicovol):
• offensief profiel (meer risicovol);
• neutraal profiel (gemiddeld risicovol):
• defensief profiel (minder risicovol);
• zeer defensief profiel (nog minder risicovol).

Daarnaast kun je kiezen voor:

• een garantie van de ingelegde premies (hieraan zijn garantiekosten verbonden);
• vrij beleggen (zelf kiezen uit een aantal beleggingsfondsen). Hierbij moet een risicoprofiel ingevuld worden.

8.7 Pensioendatum

De beoogde pensioendatum is gekoppeld aan de AOW-leeftijd. Eerdere of latere pensionering is mogelijk in overleg met DataRotonde B.V.

8.8 Aankoop pensioen

Op de pensioendatum wordt voor het pensioenkapitaal op basis van de dan geldende tarieven pensioen aangekocht. Het betreft de aankoop van:

Ouderdomspensioen

Een levenslange uitkering vanaf de pensioendatum.

Partnerpensioen

Een levenslange uitkering voor je partner vanaf het moment dat je komt te overlijden, ter grootte van 70% van het ouderdomspensioen.

Om op je pensioendatum pensioen aan te kopen, heb je de volgende keuzes:

• wel of geen partnerpensioen: afzien van partnerpensioen leidt tot een hoger ouderdomspensioen;
• hoogte van de uitkering: je kunt kiezen voor een (in aanvang hogere) gelijkblijvende uitkering of voor een (in aanvang lagere) geïndexeerde uitkering;
• een tijdelijk hoger ouderdomspensioen: indien de inkomensbehoefte tot en met bijvoorbeeld 72 jaar groter is, kun je kiezen voor een tijdelijk hoger pensioen (hoog/laag-constructie).

8.9 Partner- en wezenpensioen bij overlijden voor de pensioendatum

Als je een partner en/of kinderen hebt, is er uiteraard ook een partner- en/of wezenpensioen verzekerd voor het geval je voor de pensioendatum tijdens je dienstverband komt te overlijden.

De benodigde premie voor het verzekeren van het partner- en wezenpensioen komt boven op de bruto beschikbare premie en is voor rekening van DataRotonde B.V.

Op risicobasis verzekerd

Het partner- en/of wezenpensioen is op risicobasis verzekerd. Dit betekent dat het alleen verzekerd is zolang je bij DataRotonde B.V. in dienst bent. Zodra je uit dienst gaat, vervalt de risicodekking en is het partner- en/of wezenpensioen niet meer verzekerd.

Door uitruil van een deel van het opgebouwde pensioenkapitaal kan echter een partnerpensioen (behorend bij je diensttijd bij DataRotonde B.V.) verzekerd blijven.

Hierover informeren Cappital pensioen van a.s.r. en wij je bij uitdiensttreding.

Hoogte van het pensioenbedrag

Het partnerpensioen bedraagt 35% van het pensioengevend salaris.

Voor wezen geldt een wezenpensioen tot het 25e jaar 7% van het pensioengevend salaris.

Definitie partner

Je partnerpensioen wordt uitgekeerd aan je partner. Dat is degene met wie je:

• Gehuwd bent of een geregistreerd partnerschap hebt of;
• Uit een relatie een kind is geboren en samen bent of;
• Gezamenlijk eigendom van huis hebt of;
• Een huurcontract op beider naam hebt of;
• Partner bent in de pensioenregeling van de ander of;
• Samenwoont.

In het laatste geval moet je aan Aegon een uittreksel uit het bevolkingsregister overleggen, waaruit blijkt dat je op hetzelfde adres woont. Voor de exacte en actuele definitie van partner verwijzen we je naar de regeling van Cappital pensioen van a.s.r..

Voorbeeld nabestaandenpensioen

I  Man, 28 jaar, salaris € 40.000,-, werkt fulltime (FT).

II Vrouw, 34 jaar, salaris € 40.000,-, werkt parttime (PT) (80%).

8.10 ANW-hiaat pensioen

Onze pensioenregeling biedt de mogelijkheid om voor eigen rekening een ANW-hiaat pensioen te verzekeren:

• binnen 3 maanden na opname in de pensioenregeling; of
• binnen 3 maanden nadat je een partner of een kind hebt gekregen.

Met een ANW-hiaat pensioen verzeker je voor je partner een extra jaarlijkse uitkering voor het geval je voor de pensioendatum en tijdens het dienstverband komt te overlijden.

Uitleg

Onze pensioenregeling is een aanvulling op de overheidsuitkeringen die je krijgt. Aan de overheidsuitkering bij overlijden, de ANW-uitkering, zijn voorwaarden en een inkomenstoets verbonden (zie hieronder). Hierdoor ontvangt bij overlijden niet iedere partner een (volledige) ANW-uitkering en is er vaak sprake van een zogenaamd hiaat (gat). Er wordt vanuit gegaan dat de partner een ANW-uitkering ontvangt, maar in de praktijk ontvangt de partner deze vaak niet, niet volledig en/of slechts tijdelijk. Met een ANW-hiaatpensioen kun je dit hiaat dichten.

Beperkende voorwaarden

Als je overlijdt ontvangt jouw partner van de overheid een ANW-uitkering als de partner voldoet aan één van de drie gestelde voorwaarden:

• Partner is geboren voor 1 januari 1950;
• Partner heeft de zorg voor kinderen jonger dan 18 jaar;
• Partner is voor tenminste 45% arbeidsongeschikt.

In de meeste gevallen betekent dit dat er alleen tot het 18e jaar van het jongste kind recht bestaat op een
ANW-hiaat uitkering. Daarna wordt jouw partner geacht weer (meer) te kunnen werken.

Inkomenstoets
Als er al een recht bestaat op een (tijdelijke) ANW-uitkering, is er ook nog een inkomenstoets. De ANW-uitkering wordt gedeeltelijk of geheel gekort met eigen inkomen uit (vroegere) arbeid zoals loon, WW-, WIA- of ZW-uitkering. De ANW-uitkering is (al) nihil bij een eigen inkomen uit arbeid van jouw partner van circa € 2.500,- bruto per maand.

Hoogte

Als je ervoor kiest om het ANW-hiaatpensioen te verzekeren, is het verzekerde bedrag voor iedereen hetzelfde en gelijk aan de wettelijke ANW-uitkering van het jaar waarin je overlijdt. Voor 2026 is de hoogte € 21.298,80 bruto per jaar.

Het ANW-hiaatpensioen gaat in op de eerste dag van de maand waarin je overlijdt en eindigt op:

• de eerste dag van de maand waarin jouw partner de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt; of
• de eerste dag van de maand waarin jouw partner 68-jaar wordt als dat eerder is; of
• op de laatste dag van de maand waarin jouw partner overlijdt als dat eerder is.

Het ANW-hiaatpensioen is verzekerd op risicobasis. Dit betekent dat er geen waarde wordt opgebouwd en vervalt als:

• jouw deelname aan de pensioenregeling eindigt; of
• je geen partner meer hebt; of
• je ervoor kiest om het ANW-hiaatpensioen niet langer te verzekeren.

Kosten

De kosten voor het ANW-hiaatpensioen zijn afhankelijk van je leeftijd en de rentestand. In onderstaande tabel zijn ter indicatie voor een aantal leeftijden de bruto premies voor 2026 weergegeven.

De premies worden ingehouden op je brutoloon. Aan bovenstaand overzicht kunnen geen rechten worden ontleend.

Aanmelden ANW-hiaatpensioen

Als je gebruik wil maken van de mogelijkheid om het ANW-hiaatpensioen te verzekeren dan kun je je aanmelden via mijncappitalpensioen.asr.nl met je DigiD onder ‘Mijn Omgeving’. Je kunt dan kiezen voor ‘Mijn Pensioen voor dit regelt u zelf’ en het onderdeel ‘Extra zekerheid voor mijn partner als ik overlijd’. Op deze pagina zie je alle informatie over het verzekeringsproduct ANW-hiaatpensioen en de optie tot het opvragen van een offerte.

Let op: Dit kan alleen binnen 3 maanden na indiensttreding of binnen 3 maanden nadat je een partner of een kind hebt gekregen.

8.11 Bijzondere situaties

Einde huwelijk

Bij einde huwelijk/geregistreerd partnerschap heeft je ex-partner recht op een deel van het pensioenkapitaal dat je hebt opgebouwd tijdens het huwelijk.

Meer of minder gaan werken

Ga je meer of minder werken? Dan houdt de pensioenopbouw daar rekening mee.

Waardeoverdracht

Het pensioen dat je hebt opgebouwd bij een vorige werkgever kun je overdragen naar onze pensioenregeling. Neem daarvoor contact op met Cappital pensioen van a.s.r..

8.12 Pensioencommunicatie

Om ervoor te zorgen dat je periodiek relevante informatie krijgt over jouw pensioen, kennen we een zogenaamde pensioencommunicatieladder. Je wordt gedurende je carrière individueel of collectief geïnformeerd over thema’s rondom het pensioen op basis van leeftijd (bij wijziging van een leeftijdscohort, voor aanvang van het pensioen), bij indiensttreding en doorlopend via het pensioenportal.

Daarnaast blijft natuurlijk ook de mogelijkheid bestaan om op eigen initiatief informatie in te winnen, zie hiervoor ‘meer informatie’.

8.13 Pensioenuitvoerder

De pensioenregeling is verzekerd bij Cappital pensioen van a.s.r.. Van de verzekeraar Cappital pensioen van a.s.r. ontvang je diverse pensioendocumenten waaronder:

• jaarlijks een pensioenopgave (UPO);
• pensioen 1-2-3;
• beleggingsoverzichten.

8.14 Meer informatie

Wil je meer weten? Inzicht in je opgebouwde pensioen vind je op de website www.mijnpensioenoverzicht.nl en na aanmelding op mijncappitalpensioen.asr.nl

Heb je nog vragen, bijvoorbeeld over een pensioenbreuk, mogelijkheden tot bij sparen, waardeoverdracht, variatie, de pensioenovereenkomst of over uitruil? Dan kun je contact opnemen met Cappital pensioen van a.s.r. of de afdeling HRD.

Ziek- en herstelmelding

Als je door ziekte niet kunt werken, meld dit dan voor 09.00 uur aan je Business Unit Manager/leidinggevende en, wanneer je bij een opdrachtgever zit, bij je opdrachtgever. Als je leidinggevende niet aanwezig is, geef dan aan de afdeling HRD door dat je ziek bent. Word je tijdens de werkdag ziek en ga je naar huis, breng dan ook je leidinggevende of de afdeling HRD hiervan op de hoogte.

Het is voor ons van belang dat we weten wanneer je je werkzaamheden weer kunt hervatten. Geef dit ook door en laat weten op welk adres je verblijft.

Als je hersteld bent, meld je je weer beter bij dezelfde personen.

Hiernaast is het belangrijk dat je:

• ziektedagen correct vermeldt op de week- en eventuele maandstaten;
• bereikbaar bent voor de organisatie en de bedrijfsarts.

Contact met de bedrijfsarts

De bedrijfsarts roept je op als wij daar om vragen of als je daar zelf om vraagt.

Een oproep voor het spreekuur is niet vrijblijvend! Je wordt geacht op het genoemde tijdstip bij de arts te verschijnen. Alleen in uitzonde­ringsge­vallen kun je, na telefonisch overleg, je afspraak verzetten.

Ook moet je je houden aan de beslissing van de be­drijfsarts of diens vervanger. Alle informa­tie die je op het spreek­uur met de bedrijfs­arts bespreekt, valt onder het medisch geheim. Alleen de afspraken/in­formatie die voor ons van belang zijn, worden teruggekop­peld aan je leiding­gevende en/of de afdeling HRD. Het gaat dan vooral om terugkeerdata, arbeidsthera­peutisch werken, et cetera.

Ook als je niet ziek bent, kun je een afspraak maken met de bedrijfsarts. Als je dat wilt, meldt de bedrijfsarts dit niet aan ons.

Indien gewenst of noodzakelijk schakelen we in overleg met de bedrijfsarts andere deskundigen in.

Contact met Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen/UWV

De wet bepaalt dat we een ziekmelding ook aan het UWV melden, omdat het UWV na 2 jaar de uitkeren­de instantie is voor een eventuele WIA (WGA-IVA).

Keuring voor WIA
Als je 2 jaar arbeidsongeschikt bent, roept een verzekeringsgenees­kundige van het UWV je op om te toetsen of je in aanmerking komt voor een WIA (WGA-IVA).

Je bent verplicht deze oproep op te volgen.

Je moet aan de verzekeringsgeneeskundige alle inlichtin­gen verstrek­ken die nodig zijn om de aard en de vermoedelijke duur van de ziekte vast te stellen. De beslissing van de verzekeringsge­neeskundige is bindend.

Second opinion
Als je het niet eens bent met de beslissing van de bedrijfsarts over jouw ziekte of over re-integratie-activiteiten van ons, kun je een second opinion vragen bij het UWV. Ook wij kunnen een second opinion aanvragen.

Nadat je je hebt ziek gemeld, geldt dat je:

• niets onderneemt dat genezing in de weg staat;
• actief meewerkt bij het oppakken van eigen of passende werkzaamheden (conform de Wet verbetering poortwachter);
• de instructies van de bedrijfsarts opvolgt. Bijvoorbeeld: als de bedrijfs­arts of diens vervanger een herstelda­tum vaststelt dan moet je je hieraan te houden. Als je van mening bent dat je niet hersteld bent, meld je je via de gebruikelijke procedure opnieuw ziek;
• aan de afdeling HRD doorgeeft wanneer je van (ziekte-)adres verandert;
• alleen naar het buitenland vertrekt met toestemming van de bedrijfsarts of diens vervanger;
• je medisch laat onderzoeken als de bedrijfsarts of diens vervanger dat nodig vindt (uitzonderingen daargelaten);
• alle inlichtingen verstrekt die nodig zijn om vast te stellen wat de aard en vermoedelijke duur van je ziekte is.

Als jij je hier niet aan houdt, kunnen we een gedeelte van of je hele salaris inhouden.

Ziekmelding tijdens vakantie

Word je ziek tijdens een vakantie? Dan worden bovenwettelijke vakantiedagen die je hebt opgenomen voor de betreffende vakantie aangemerkt als vakantiedagen tot een maximum van 5 dagen. Deze regeling is niet van toepassing op wettelijke vakantiedagen

Als je arbeidsongeschikt bent, mag je vakantie opnemen (op vakantie gaan). Je hebt daarvoor wel toestemming nodig van ons en van de bedrijfsarts. Tijdens die vakantie ben je vrijgesteld van re-integratieverplichtingen. De vakantiedagen die je opneemt, brengen we in mindering op je opgebouwde vakantiedagen.

Werkhervatting

Je bent verplicht, ook zonder dat dit door de bedrijfsarts of diens vervanger wordt gesteld, de werk­zaamhe­den te hervatten zodra je daartoe in staat bent.

Als de bedrijfsarts vindt dat je je werkzaam­heden moet hervat­ten, maar als je daar volgens het oordeel van jouw behandelend arts of diens vervanger niet toe in staat bent, stel dan de bedrijfsarts of diens vervanger direct op de hoogte hiervan.

Blijft de bedrijfsarts bij het standpunt dat jij je werkzaamhe­den moet hervatten en ben je het hiermee niet eens, dan kun je een second opinion aanvragen.

Je ontvangt geen salaris over de dagen waarop je volgens de bedrijfsarts of diens vervanger je werk kunt hervatten en dit niet doet. Het besluit niet te werken kan ook consequenties hebben voor een mogelijke uitkering.

In elk geval geldt dat jij je opnieuw moet ziek melden als je je werk niet hervat op de dag die de bedrijfsarts of diens vervanger vaststelt.

Herstelmelding

Meld het zo snel mogelijk aan je leidinggevende als je weet wanneer je je werk weer (gedeeltelijk) hervat.

Gedeeltelijke herstelmelding/therapeutisch werken

In overleg met je leidinggevende, de bedrijfsarts of diens vervanger kun je weer gedeeltelijk gaan werken of werken op arbeidstherapeutische basis. Overleg daarover zo snel mogelijk met je leidinggevende nadat duidelijk is dat je (gedeeltelijk dan wel arbeidstherapeutisch) weer aan het werk kunt. Samen wordt dan bekeken wanneer dit ingaat en hoe dit vorm gegeven wordt. Mocht blijken dat gedeeltelijk werken of werken op arbeidstherapeutische basis niet lukt, dan overleggen we met de afdeling HRD en de arbodienst wat te doen.

Wijziging in aantal uren ziekte/hersteld/therapeutisch werk

Geef het door aan je leidinggevende en de afdeling HRD wanneer het percentage ziekte/herstel wijzigt. Dit geldt ook als je arbeidstherapeutisch werkt.

Voorbeeld

Per 1 december heb jij je voor 20 uur per week beter gemeld. Op 15 december ga je – al dan niet overeengekomen – weer 40 uur per week werken. Breng je leidinggevende en de afdeling HRD hiervan dan op de hoogte.

Ziekte door derden

Is je ziekte te wijten aan derden (bijvoorbeeld een ongeval) meld dit dan aan de afdeling HRD. De afdeling HRD neemt dan contact met je op, we bekijken of we de loonkosten kunnen verhalen op deze ‘derden’.

Zwangerschap en ziekte

Word je ziek tijdens je zwangers- of bevallingsverlof dan dient dit ook gemeld te worden bij HR aangezien we ziekte gerelateerd aan zwangerschap (gedeeltelijk) vergoed kunnen krijgen van het UWV.

Inleiding

Info Support International Group (in vervolg: we) heeft een aantal basisprincipes geformuleerd voor een evenwichtig en verantwoord thuiswerkbeleid:

• We kennen een lange historie van ‘ambulant’ werken: bij de klant, op kantoor en thuis. We verwachten positieve effecten voor onze mentale gezondheid, onze teamprestaties en onze cultuur als je bijvoorbeeld 2 à 3 dagen in de week samenwerkt met je team bij de klant of op kantoor.
• Elke klantsituatie en hun voorkeuren inzake thuiswerken is anders. We zullen in het belang van de dienstverlening aan de in- of externe klant optimaal aansluiten bij de klantwensen, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met de (privé)situatie en voorkeuren van medewerkers.
• We faciliteren en ondersteunen je zowel in het werken bij de klant, op kantoor en thuis.
• Werk wordt ook thuis verricht op een ergonomisch verantwoorde werkplek.
• Je zorgt voor een goede (telefonische) bereikbaarheid, (optimale) beschikbaarheid gedurende je werktijd en dusdanige omstandigheden jij je werk goed kan uitvoeren. Dit betekent niet dat je continu bereikbaar en beschikbaar moet zijn.
• Het kantoor is gericht op samenwerken, ontmoeten én biedt altijd plek om op kantoor te werken. We zorgen voor voldoende kantoorruimte, zodat thuiswerken geen verplichting is.

In deze regeling leggen we ons beleid rondom thuiswerken vast.

10.1 Werkingssfeer

Deze thuiswerkregeling is van toepassing als je een arbeidsovereenkomst hebt.

Echter, voor sommige medewerkers behoort structureel thuiswerken niet tot de mogelijkheden, gezien de thuissituatie (bijvoorbeeld geen mogelijkheid tot rustige en/of ergonomische werkplek), de aard van de werkzaamheden en/of specifieke (klant)omstandigheden.

10.2 Afstemming en evaluatie

Thuiswerken gebeurt altijd op basis van vertrouwen en in afstemming tussen jou, je team en je manager. Gezamenlijk stemmen jullie af hoe invulling te geven aan de manier van samenwerken en de mate van thuiswerken. Het oordeel van de manager is doorslaggevend. Hierin wordt meegenomen wat passend is voor jouw (thuis)situatie, de (interne) klant en/of de aard van de werkzaamheden, waarbij vertrouwen de basis is om thuiswerken te faciliteren.

Evalueer het thuiswerken vanuit het perspectief van samenwerken regelmatig met je team en je manager, bijvoorbeeld in spintreviews of andere gesprekken.

10.3 Werktijden

De werktijden wijzigen door thuiswerken niet.

10.4 Werken in het buitenland

Structureel werken in het buitenland op eigen initiatief of vanwege privéredenen kan alleen na schriftelijke toestemming. Indien dit van toepassing is neem dan contact op met je manager en je HD Adviseur. Afhankelijk van het betreffende land en de duur van het verblijf zitten hier mogelijke sociale, fiscale en/of juridische gevolgen aan. Dit zal per geval bekeken en beoordeeld worden.

10.5 Inrichting thuiswerkplek

Zorgplicht

We zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dit betekent dat we zorgdragen voor een ergonomische thuiswerkplek. Dit wordt de ‘zorgplicht’ van de werkgever genoemd.

We geven hier invulling aan door jou de benodigde ICT-middelen (laptop, -stand, toetsenbord, muis, mobiele telefoon, beeldscherm) ter beschikking te stellen via ICT-Services. Daarnaast stellen wij een bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp ter beschikking, waardoor het werk ook thuis op een ergonomische wijze kan worden verricht.

Mocht je al een thuiswerkplek hebben, vul de checklist thuiswerkplek in om te zien of deze ergonomisch verantwoord is.

Regeling thuiswerkplek

Er zijn twee opties voor de ter beschikking stelling van de thuiswerkplek (bestaande uit bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp):

1. Standaard meubilair

We stellen standaard meubilair ter beschikking, dat vergelijkbaar en inwisselbaar is met het meubilair op kantoor in Veenendaal. Ga je binnen 8 jaar * nadat het meubilair ter beschikking is gesteld uit dienst, dan neem je de werkplek over of geef je de werkplek aan ons terug. De werkplek wordt afgeschreven vanaf de leverdatum en heeft een maximale waarde van
€ 1.300,00 excl. BTW.

2. Afwijkend meubilair

Met onze leverancier zijn afspraken gemaakt over afwijkend meubilair dat beschikbaar gesteld kan worden. Dit betreft een ruime keuze en is uitsluitend ergonomisch meubilair. Ga je binnen 8 jaar * nadat het meubilair ter beschikking is gesteld uit dienst, dan ben je verplicht om de werkplek over te nemen. De werkplek wordt afgeschreven vanaf de leverdatum. Mocht jij kiezen voor een werkplek van boven de € 1.300,00 excl. BTW, dan wordt het meerdere inclusief BTW van het netto salaris ingehouden bij de eerstvolgende salarisbetaling na ontvangst van de factuur.

Elke 8 jaar* kom je, indien noodzakelijk en gewenst, opnieuw in aanmerking voor een nieuwe thuiswerkplek.

Voor medewerkers met lichamelijke klachten of bij bijzondere omstandigheden kan op advies van de bedrijfsarts aangepast meubilair van toepassing zijn. Mocht dit voor jou het geval zijn, neem dan contact op met jouw HD Adviseur.

Wij volgen de actuele fiscale regelgeving en prijsindexaties vanuit de leverancier. Mochten aanpassingen nodig zijn, dan zullen wijzigingen in deze regeling worden verwerkt.

* Voor België geldt vanwege fiscale wet- en regelgeving een verplichte afschrijvingsperiode van 10 jaar.

Afschrijving thuiswerkplek 

De thuiswerkplek (bestaande uit bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp) wordt op basis van onderstaande tabel afgeschreven. Bij uitdiensttreding wordt het betreffende bedrag inclusief BTW met je netto salaris verrekend.

Bovengenoemde bedragen zijn exclusief BTW.

In deze voorbeelden is uitgegaan van een besteding van het volledige thuiswerk budget van € 1.300,-. Indien je minder budget uitgeeft, zal de afschrijving naar rato worden berekend. 

Deze (afschrijvings)waarden kunnen herzien worden als marktonderzoek hiertoe aanleiding geeft.

* In België mag je vanwege fiscale wet- en regelgeving geen meubilair ‘houden’ en dienen we verplicht een bedrag in rekening te brengen conform de afschrijvingstabel. 

Werkwijze inrichten thuiswerkplek

Je hebt keuze uit door ons goedgekeurde meubilair bij de Kantoorspecialist. Met hen hebben we afspraken gemaakt rondom de verstrekking van ergonomisch meubilair, inkoopvoorwaarden, installatie en service in Nederland en België. In de webshop kan jij je thuiswerkplek bestellen. Het gehele proces van bestelling tot levering verloopt via de bestelportal van de Kantoorspecialist. Mocht je hier vragen over hebben neem contact met hen op. De door jou bestelde artikelen zijn na levering terug te vinden in SympaHR, onder Bedrijfsmiddelen.

Bruikleen en aansprakelijkheid

Het gebruik van het meubilair is op basis van fair use policy. Dat betekent dat als er excessief meer dan gemiddeld schade of verlies is ontstaan, wij de kosten hiervan kunnen verrekenen met jouw netto salaris. Voordat we dit doen, overleggen we eerst met jou en je manager.

Internetverbinding en vertrouwelijkheid

Jij bent zelf verantwoordelijk voor een goed werkende internetverbinding. Gezien de aard van onze dienstverlening wordt een bovengemiddelde downloadsnelheid verwacht. We kunnen aanvullende eisen stellen aan de veiligheid van de thuiswerkverbinding. Lees hier nog eens de tips om veilig thuis te werken.

Je zorgt voor een goede beveiliging van de werkplek en volgt hiervoor bestaande instructies en richtlijnen voor het veilig omgaan met organisatie- en persoonsgegevens.

10.6 Geen verworven recht

Er bestaat geen recht op thuiswerken of een vaste thuiswerkdag en een eenmaal toegestaan verzoek tot thuiswerken leidt nooit tot een verworven recht voor de toekomst.

Het al dan niet toestaan van thuiswerken gaat in eerste instantie in overleg tussen jou, je team en je manager. Het oordeel van de manager is doorslaggevend. Hierin wordt altijd het belang van de werknemer, werkgever en klant afgewogen. Kom je er samen echt niet uit, neem dan contact op met je HD Adviseur.

De mogelijkheid tot thuiswerken kan volledig of gedeeltelijk worden gewijzigd of gestaakt, in geval van een verandering van omstandigheden binnen de organisatie, de klant- of thuissituatie of naar inzicht van je manager.

Meer informatie

Wil je meer weten? Ga naar de thuiswerkpagina op de HRD Intraportal, de webshop van de Kantoorspecialist of neem contact op met jouw manager of HD Adviseur.