FAQ thuiswerkbeleid

Thuiswerken gebeurt altijd op basis van vertrouwen en in afstemming met je team en je manager. Gezamenlijk stemmen jullie af hoe je invulling geeft aan de manier van samenwerken en de mate van thuiswerken. Hierin wordt meegenomen wat passend is voor jouw thuissituatie, de (interne) klant en/of de aard van je werkzaamheden.

Dit is per persoon verschillend en stem je af met je team en je manager. Hierbij is niet het aantal dagen op kantoor of bij de klant leidend, maar bijvoorbeeld voor welke werkzaamheden/overleggen/ activiteiten fysieke aanwezigheid gewenst of nodig is. Ook de fase van je project, de context van de klant, teamdynamiek en je thuissituatie zijn daar medebepalend voor. Daarnaast verwachten we dat er positieve effecten ontstaan als je bijvoorbeeld 2-3 dagen per week samen werkt met je team bij de klant of op kantoor.

Als we met elkaar op kantoor of bij de klant samenkomen dan is dat goed voor onze mentale gezondheid, onze teamprestaties én onze cultuur. Cultuur is veelomvattend en heeft te maken met de gewoontes en gebruiken die we als groep medewerkers belangrijk vinden en die de basis vormen voor de manier waarop wij (samen) werken. Denk dan aan kennisdeling, innovatie, elkaar (verder) helpen, binding met elkaar en de organisatie, sociaal contact etc.

Nee, er bestaat geen recht op vaste thuiswerkdagen. Op een thuiswerkdag kan het nodig zijn om naar de klant of kantoor te komen. Zorg dat je die flexibiliteit hebt en niet beperkt wordt door je (thuis)situatie.

We zullen er altijd voor zorgen dat er voldoende kantoorruimte beschikbaar is, waardoor thuiswerken geen plicht is*.

* Tijdens Corona volgen wij de richtlijnen vanuit de overheid. Mochten deze richtlijnen het dringende advies geven om thuis te werken, dan zullen wij hier gehoor aan geven. Mocht dit voor jou echt geen mogelijkheid zijn, overleg dan met je manager. Het kantoor blijft altijd open.

Ja, er zijn meerdere redenen om op kantoor of bij de klant te werken. Bijvoorbeeld specifieke activiteiten die niet online kunnen plaatsvinden of bijvoorbeeld om de teamprestaties te optimaliseren. Indien het naar het oordeel van de manager gewenst is, kun je verzocht worden (meer) naar de klant en/of kantoor te komen.

Er is altijd voldoende kantoorruimte beschikbaar, op kantoor ben je dan ook altijd welkom!*

* Tijdens Corona volgen wij de richtlijnen vanuit de overheid. Mochten deze richtlijnen het dringende advies geven om thuis te werken, dan zullen wij hier gehoor aan geven. Mocht dit voor jou echt geen mogelijkheid zijn, overleg dan met je manager. Het kantoor blijft altijd open.

Ja, ook thuis zijn pauzes belangrijk, misschien nog wel belangrijker. Het risico op minder pauzemomenten en beweging ligt bij thuiswerken op de loer. Bij een werkdag van 8 uur moet er sprake zijn van minimaal 30 minuten pauze. Deze tijd kan bijvoorbeeld gebruikt worden om een kop koffie te drinken en/of een wasje te draaien. Thuiswerken geeft vrijheid en daarmee komt verantwoordelijkheid. Wij hebben er vertrouwen in dat je verantwoordelijk omgaat met de ruimte die geboden wordt voor thuiswerken en ook goed zorgt voor je lichaam en geest door in alle redelijkheid pauzes te nemen.

Ja, natuurlijk. Thuiswerken geeft vrijheid en daarmee komt verantwoordelijkheid. Wij verwachten en vertrouwen erop dat onze medewerkers verantwoordelijk om gaan met de ruimte die geboden wordt voor thuiswerken. In principe ben je bereikbaar binnen je werktijden, maar dit is niet anders dan als je op kantoor bent. Op kantoor kan het ook zo zijn dat je uren in vergadering zit en onbereikbaar bent, dus dit zal met thuiswerken ook gebeuren en op die momenten kun je onbereikbaar zijn.

Dit is afhankelijk van de duur en mate van zorg. Je bent ervoor verantwoordelijk om een rustige werkplek te creëren waar je ongestoord kunt werken. Ongestoord werken is doorgaans niet mogelijk wanneer je een structurele zorgtaak hebt. Wij vertrouwen erop dat je je best doet om zorg en werk te scheiden. Gaat het echter om een tijdelijke situatie en ben je in staat om je werk- en zorgtaak in redelijkheid te combineren, overleg dan met je HD Adviseur en manager. Er zijn ook diverse regelingen beschikbaar, zoals kortdurend en langdurend zorgverlof, waar je voor in aanmerking kan komen als er sprake is van een (structurele) zorgtaak. Neem hiervoor contact op met je HD Adviseur.

De werktijden wijzigen door thuiswerken in principe niet. Je hebt door thuiswerken wel meer vrijheid om zelf keuzes te maken. Hierbij vertrouwen wij erop dat je qua werktijden zoveel mogelijk aansluit bij de klant en/of je collega’s, zodat je “gezamenlijke” werktijd hebt.

Ja, maar primair werk je thuis, bij de klant of op kantoor. Wij vertrouwen erop dat je verantwoordelijk om gaat met de keuze voor de werkplek waar je je werk uitvoert en een rustige plek zoekt waar je ongestoord kan werken. Mocht je incidenteel bijvoorbeeld werkzaamheden willen uitvoeren in de trein terwijl je van en naar de klant en/of kantoor reist of vanuit een andere locatie in Nederland, dan kan dat natuurlijk. Neem hierbij altijd de juiste privacy en security (voorzorgs)maatregelen. Echter, voor het structureel werken in het buitenland op eigen initiatief of privéredenen gelden aparte regels.

Dit hangt er vanaf. Werken in het buitenland op eigen initiatief of vanwege privéredenen, kan indien dit een structureler karakter heeft alleen na schriftelijke toestemming. Afhankelijk van het betreffende land en de duur van het verblijf zitten hier mogelijk sociale, fiscale en/of juridische gevolgen aan. Dit zal per geval bekeken en beoordeeld moeten worden. Indien bovenstaande voor jou van toepassing is, neem dan contact op met je manager en HD Adviseur. Incidenteel werken vanuit het buitenland, zoals bijvoorbeeld het bijhouden van je mail tijdens een buitenlands congres valt buiten deze richtlijn.

Ja, maar zorg er wel voor dat je thuiswerkplek voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in de checklist thuiswerkplek, zodat jij je werk ergonomisch kan uitvoeren.

Ja, er wordt door ons een ergonomische thuiswerkplek ter beschikking gesteld. Hiervoor kan je bij de Kantoorspecialist standaard meubilair bestellen dat vergelijkbaar en uitwisselbaar is met het meubilair op kantoor in Veenendaal. Er is ook afwijkend meubilair beschikbaar met meer keuze.

Een thuiswerkplek is alleen te bestellen via de Kantoorspecialist. Met de Kantoorspecialist hebben we afspraken gemaakt rondom de verstrekking van ergonomisch meubilair, inkoopvoorwaarden, installatie en service in Nederland en België. Meer informatie?

Wij hebben via de Kantoorspecialist meubilair geselecteerd dat jou een ergonomische werkplek biedt. Wij adviseren echter wel om een bureau en stoel te kiezen waar je lekker op zit/aan zit, ieder mens heeft andere voorkeuren.

Op het moment dat je de werkplek thuis hebt ontvangen lees dit artikel hoe je je bureau en bureaustoel optimaal in kunt stellen.

Nee, je kan enkel kiezen uit door ons goedgekeurde meubilair dat geleverd wordt door de Kantoorspecialist. Met de Kantoorspecialist hebben we afspraken gemaakt rondom de verstrekking van ergonomisch meubilair, inkoopvoorwaarden, installatie en service in Nederland en België.

Je kan bij de Kantoorspecialist kiezen uit standaard of afwijkend meubilair, waarin meer keuzemogelijkheden beschikbaar zijn. Meer informatie? Ga naar de webshop van de Kantoorspecialist of naar het thuiswerkbeleid voor meer informatie over hoe we om gaan met de kosten van afwijkend meubilair. Het is niet mogelijk om via andere leveranciers meubilair aan te schaffen.

Ja, het is mogelijk om in de webshop van de Kantoorspecialist alleen een bureau of bureaustoel te selecteren. Tip: op het moment dat je je meubilair thuis hebt ontvangen, lees dit artikel hoe je je bureau en bureaustoel optimaal in kunt stellen.

Je hebt keuze uit door ons goedgekeurd meubilair bij de Kantoorspecialist. Met hen hebben we afspraken gemaakt rondom de verstrekking van ergonomisch meubilair, inkoopvoorwaarden, installatie en service in Nederland en België.

In de webshop kan jij je thuiswerkplek bestellen. Je wordt automatisch ingelogd met je Info Support SSO account. Op de webshop vind je het aanbod van de door ons goedgekeurde meubilair inclusief een goede productbeschrijving. Heb je na het lezen hiervan nog product-gerelateerde vragen, dan kun je contact opnemen met de Kantoorspecialist.

Je tegoed is direct zichtbaar in de webshop. Is je aanschaf duurder dan je tegoed dan zal dit meerder inclusief BTW ingehouden worden op je netto salaris. Is je aanschaf goedkoper, dan blijft het resterende bedrag in jouw account staan.

We betalen de factuur rechtstreeks aan de Kantoorspecialist. Met de Kantoorspecialist zijn hier afspraken over gemaakt. We zorgen ervoor dat jouw thuiswerkplek na levering wordt geregistreerd in SympaHR onder bedrijfsmiddelen, zodat je overzicht hebt welke middelen aan jou ter beschikking zijn gesteld, wanneer en tegen welk aankoopbedrag. Mocht jouw uitgekozen thuiswerkplek boven het budget van € 1.300,00 exclusief BTW uitkomen, dan zal het meerdere na ontvangst van de factuur inclusief BTW bij de eerstvolgende salarisuitbetaling ingehouden worden op het nettosalaris. Je kunt dit niet in termijnen of in een andere periode laten inhouden.

De levering loopt direct via de Kantoorspecialist. Je maakt een afspraak met de Kantoorspecialist wanneer zij jouw thuiswerkplek zullen leveren en installeren (m.u.v. de IT-middelen*). Mocht je hier vragen over hebben dan kan je contact opnemen met de Kantoorspecialist.

* IT-middelen worden door ICT Services geleverd en kunnen in Nederland worden afgehaald aan de Kruisboog en in België via Office.

Nee, helaas niet. Mocht je thuis geen ergonomische werkplek hebben, dan verwachten we dat je je werkzaamheden bij ons op kantoor uitvoert. Mocht je na je afstuderen bij ons in dienst komen, dan kan je hier natuurlijk wel aanspraak op maken.

Ja, ook medewerkers met een tijdelijk contract komen in aanmerking voor een thuiswerkplek.

Nee, helaas niet. Mocht je thuis geen ergonomische werkplek hebben, dan verwachten we dat je je werkzaamheden bij ons op kantoor uitvoert.

De bureaustoel welke je eventueel in bruikleen hebt gekregen tijdens corona wordt teruggebracht naar kantoor, maar dit hoef je niet zelf te doen. Zodra je je nieuwe thuiswerkplek geleverd krijgt via de Kantoorspecialist, zullen zij de in bruikleen ontvangen bureaustoel innemen. Zij zorgen ervoor dat deze gereinigd wordt en leveren deze vervolgens bij ons af.

Ja, heb je in de periode (vanaf 1 maart 2020) voordat deze thuiswerkregeling is ingegaan al een ergonomisch* bureau, bureaustoel en/of bureaulamp aangeschaft voor je thuiswerkplek, dan mag je de kosten alsnog declareren tot een maximum van € 1.300,00 exclusief BTW. Dit kan alleen als jij op het moment van aanschaf reeds bij ons in dienst was. Declareren doe je met behulp van je aankoopbewijs (factuur) en een ingevulde checklist thuiswerkplek. Wij nemen dan jouw investering over. Ga je binnen 8 jaar ** na de aankoop van het meubilair uit dienst, dan ben je verplicht om de zelf aangeschafte werkplek over te nemen en wordt het resterende bedrag exclusief BTW ingehouden op je netto loon. Ook deze werkplek wordt afgeschreven vanaf het moment dat de werkplek aangeschaft is (factuurdatum).

* We vergoeden alleen de kosten voor een ergonomisch bureau, bureaustoel en/of bureaulamp en exclusief BTW.
** Voor België geldt vanwege fiscale wet- en regelgeving verplicht 10 jaar afschrijvingsperiode.

Wij zorgen ervoor dat jouw thuiswerkplek na aflevering wordt geregistreerd in SympaHR onder bedrijfsmiddelen, zodat je overzicht hebt in welke middelen aan jou ter beschikking zijn gesteld, wanneer en tegen welk aankoopbedrag.

Er zijn twee opties:

1. Standaard meubilair
Heb je gekozen voor standaard meubilair en is deze minder dan 8 jaar * geleden geleverd dan heb je de keuze om dit meubilair en de resterende investering over te nemen, of je geeft het meubilair aan ons terug.** Is het meubilair langer dan 8 jaar * geleden geleverd dan mag je het meubilair zonder extra kosten houden of alsnog aan ons teruggeven ***.

2. Afwijkend meubilair
Heb je gekozen voor afwijkend meubilair of hebben we bij ingang van deze thuiswerkregeling de investering van jouw zelf aangeschafte meubilair overgenomen en is het minder dan 8 jaar * geleden aangeschaft, dan ben je verplicht om het meubilair en de resterende investering over te nemen.**

* Voor België geldt vanwege fiscale wet- en regelgeving een verplichte afschrijvingsperiode van 10 jaar.
** De werkplek wordt afgeschreven vanaf de leverdatum. Het resterende bedrag inclusief BTW wordt van je netto salaris ingehouden bij uitdiensttreding.
*** In België mag je vanwege fiscale wet- en regelgeving geen meubilair ‘houden’ en dienen we verplicht een bedrag in rekening te brengen conform de afschrijvingstabel.

Op basis van fiscale wet- en regelgeving dienen we aan te sluiten bij zogenaamd ‘normaal economisch verkeer’. In Nederland wordt voor meubilair een termijn van 8 jaar als passend gezien en in België is een termijn van 10 jaar verplicht.

Nee, we zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dit betekent dat we zorgdragen voor de inrichting van een ergonomische thuiswerkplek. Dit wordt de ‘zorgplicht’ van de werkgever genoemd. Om aan deze zorgplicht te voldoen stellen we naast de benodigde IT-middelen ook een ergonomische bureau, bureaustoel en eventueel een bureaulamp ter beschikking. Om de werkplek goed in te stellen zijn de volgende tips en meer informatie beschikbaar gesteld.

LET OP! Het blijft belangrijk dat je in gesprek met je manager gaat wanneer je je thuiswerkplek graag aan zou passen als je klachten ervaart. Zeker wanneer je thuiswerkt kan je manager niet zomaar raden of je problemen ervaart. Het is belangrijk om dit proactief aan te geven en te bespreken hoe je samen een oplossing kan zoeken. Heb je hier vragen over neem dan contact op met je HD Adviseur. Eventueel kan ook het advies van de Bedrijfsarts ingewonnen worden.

Bij verhuizing ben je zelf verantwoordelijk om je ter beschikking gestelde thuiswerkplek te verhuizen. Alleen bij de eerste levering komt de Kantoorspecialist jouw werkplek installeren.

Het geselecteerde meubilair zijn stuk voor stuk A-merken die op bestelling geproduceerd en geassembleerd worden door de leveranciers van de Kantoorspecialist. Het voordeel is de kwaliteit en degelijkheid van de producten, het nadeel ervan is de langere levertijd (deze kunnen oplopen tot circa 8 weken).

Nee, momenteel is er geen extra thuiswerkvergoeding naast het ter beschikking stellen van de thuiswerkplek. De meeste medewerkers ontvangen een vaste onkostenvergoeding. Deze is tot op heden, ondanks de afnemende reisbewegingen en de hiermee samenhangende lagere (externe) onkosten, ongewijzigd gebleven. Anderen ontvangen een vaste netto reiskostenvergoeding. Deze is tot op heden ook ongewijzigd gebleven, terwijl er minder woon-werkverkeer is dan voorheen. Daarnaast zijn wij in afwachting van de fiscale wijzigingen welke bovenstaande vergoedingen (naar verwachting) zullen raken. Wij laten op dit moment e.e.a. onveranderd om te voorkomen dat we meermaals wijzigingen moeten doorvoeren in ons beleid.

Nee, als je thuiswerkplek te warm is nodigen we je van harte uit om naar kantoor te komen.

Het beleid rondom leaseauto’s blijft vooralsnog onveranderd. Voor meer informatie over de leaseregeling, klik hier. Let er op dat we er nog steeds vanuit gaan dat je partner of andere gezinsleden niet in je leaseauto rijden tijdens je werktijd.

De onkostenvergoeding blijft vooralsnog onveranderd. Hierbij volgen we de actuele fiscale regelgeving. Mochten aanpassingen nodig zijn, dan zullen wijzigingen worden doorgevoerd. Je wordt hierover tijdig geïnformeerd.

De reiskostenvergoeding blijft vooralsnog onveranderd, tot het moment dat de overheid een definitief besluit neemt. Zij heeft inmiddels al meermaals aangegeven dat deze regeling gewijzigd dient te worden, maar dit werd steeds weer uitgesteld. Op dit moment lijkt het erop dat deze regeling voor Nederland per 1 januari 2022 toch wijzigt. Voor België is dit nog niet bekend. Hierbij volgen we de actuele fiscale regelgeving. Mochten aanpassingen nodig zijn, dan zullen wijzigingen worden doorgevoerd. Je wordt hierover tijdig geïnformeerd.

Op dat moment blijft het restant van je budget beschikbaar in de webshop van de Kantoorspecialist.

Nee, dit kan helaas niet.

Het budget is bedoeld voor een bureau-, stoel en –verlichting. We faciliteren naast deze zaken ook dat je direct accessoires kunt bestellen via onze vaste leverancier, maar dit is voor eigen rekening. Daarom zie je hier direct ‘netto inhouding’ staan en worden deze kosten niet in mindering gebracht op het beschikbare budget.

Wij zien bij onze klanten de trend dat veruit de meeste (deels) thuiswerken goedkeuren en faciliteren. Waar dit niet het geval is proberen we dit wel bespreekbaar te maken. Desondanks kan het voorkomen dat de wens van de klant blijft bestaan.

Nee, maar wij zien bij onze klanten de trend dat veruit de meeste (deels) thuiswerken goedkeuren en faciliteren. Waar dit niet het geval is proberen we dit wel bespreekbaar te maken. Desondanks kan het voorkomen dat de wens van de klant blijft bestaan.

Thuiswerken gebeurt altijd op basis van afstemming met je team en je manager. Gezamenlijk stemmen jullie af hoe je invulling geeft aan de manier van samenwerken en de mate van thuiswerken. Hierin wordt meegenomen wat passend is voor jouw (thuis)situatie, de (interne) klant en/of de aard van je werkzaamheden. Het oordeel van je manager doorslaggevend. Kom je er samen echt niet uit, neem dan contact op met je HD Adviseur.

Thuiswerken gebeurt altijd op basis van afstemming met je team en je manager. Gezamenlijk stemmen jullie af hoe je invulling geeft aan de manier van samenwerken en de mate van thuiswerken. Hierin wordt altijd meegenomen wat passend is voor de (interne) klant en/of de aard van je werkzaamheden. Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt tussen jou en je team, dan is het oordeel van je manager doorslaggevend. Kom je er samen echt niet uit, neem dan contact op met je HD Adviseur.

Heb je geen vaste werkplek en wil je werken op de Kruisboog, dan zijn er flexplekken beschikbaar. Je kan ter plekke een flexplek reserveren of tot maximaal 30 dagen in het vooruit. Kom je met een team naar kantoor? Per boeking kan je maximaal 5 plekken reserveren. Meer informatie? Klik hier.
Heb je wel een vaste werkplek, dan hoef je niet te reserveren.

Voor het boeken van een werkplek ga je naar: flexplek.infosupport.com. Als je verbonden bent met VPN dan ben je automatisch ingelogd. Buiten de VPN-omgeving? Gebruik dan je gebruikersnaam@infosupport.com en je gebruikelijke wachtwoord. Bij inloggen zie je alle flexplekken op de Kruisboog. Voor meer informatie klik hier.

Langdurig thuiswerken kan mentaal en fysiek belastend zijn. Informele gesprekken met collega’s vallen weg en het veelvuldig gebruik van digitale voorzieningen kan voor vermoeidheid zorgen. Ook het combineren van werk en andere verplichtingen kan vermoeidheid en stress veroorzaken. Juist bij thuiswerken zit je ongemerkt langer in dezelfde houding, zonder (kleine) pauze of onderbrekingen, waardoor je fysieke klachten kan ervaren. Hier vind je handige tips en informatie om dit te voorkomen, daarnaast kan je altijd contact opnemen met je manager of je HD Adviseur.

Nee, zorg er altijd voor dat je (thuis)werkplek ergonomisch verantwoord is. Wil je meer weten over een goede werkhouding, klik dan hier.

Bepaal aan de hand van dit artikel of je je werkplek goed hebt ingesteld. Mochten de klachten aanhouden of denk je preventief hulp nodig te hebben, is het belangrijk dat je in gesprek gaat met je manager of HD Adviseur. Zeker wanneer je thuiswerkt kan je manager niet zomaar raden of je problemen ervaart: het is belangrijk om dit proactief aan te geven en te bespreken hoe je hier samen een oplossing voor kan zoeken. Mocht je meer informatie willen, dan kan je ook contact opnemen met je HD Adviseur en met hem/haar kan je o.a. bespreken of de inzet van de Bedrijfsarts noodzakelijk is.

Werk je thuis en maak je enkel gebruik van de mail dan zullen er geen extra voorwaarden gelden voor jouw internetverbinding thuis. Maar let wel op dat mogelijke huisgenoten ook van deze verbinding afhankelijk zijn en je daarmee sneller internet nodig hebt. Je bent zelf verantwoordelijk voor een goed werkende en veilige internetverbinding. Gezien de aard van onze dienstverlening wordt een bovengemiddelde downloadsnelheid verwacht. Lees verder ook nog eens de tips om veilig thuis te werken en de afspraken die wij met elkaar gemaakt hebben rondom het werken met apparatuur, systemen en cloud diensten.

Nee, je mag niet werken via een open netwerk. In het kader van veilig werken mag je alleen gebruikmaken van een beveiligd netwerk. Mocht er geen beveiligd netwerk zijn, kom naar kantoor of maak (binnen Europa) gebruik van de hotspot van je mobiele telefoon. Wanneer je verwacht dat je mobiele data gebruik hierdoor af zal wijken met het gebruikelijke verbruik, neem dan contact op met ICT Services. Lees hier ook nog eens de tips om veilig thuis te werken.

Ja, deze worden beschikbaar gesteld door ICT Services. Denk hierbij aan laptop, laptopstand, beeldscherm, toetsenbord, muis, mobiele telefoon.

Alle IT-middelen zijn in bruikleen verstrekt en zullen geretourneerd moeten worden. Indien gewenst kan bij de Type 1 regeling de laptop en/of mobiele telefoon en beeldscherm worden overgenomen. Voor (of op) de uitdienstdatum kan je je middelen inleveren bij ICT Services. Neem contact op met ICT Services om hier verdere afspraken over te maken.

Mocht je vraag er niet tussen staan neem dan contact op met je HD Adviseur of manager.