Doel
Het optimaal secretarieel ondersteunen van Info Support, met de focus op (het management van) een Unit.
Verantwoordelijkheden
Timemanagement
- Het beheren van de agenda’s van het Unit Management en het opvolgen van acties.
- Het plannen en bewaken van alle benodigde afspraken van het Unit Management.
Account- en contractadministratie
- Het inrichten van een volledige accountadministratie per account, waaronder rapportages over (bijv.) inzet, tarieven, contracten, teams, overlegvormen en facturatie.
- Het registreren, archiveren en correct beleggen van juridische documenten, zoals contracten, e-mail, inhuurovereenkomsten, mantelovereenkomsten en licenties.
- Het bewaken en uitvoeren van de verlenging of beëindiging van contracten in overleg met Unit Management.
- Het bewaken en faciliteren van de contractvoorwaarden en het signaleren van (de noodzaak tot) wijzigingen aan de inhoud en/of tarief.
- Het registreren en archiveren in relevante systemen conform richtlijnen vanuit Contractmanagement.
Resourcing
- Het verwerken van medewerkersgegevens in relevante systemen bij instroom, doorstroom of uitstroom in overleg met HRD.
- Het verwerken van de gegevens van derden in overleg met Contractmanagement.
- Het verzorgen van (inhuur)overeenkomsten voor accounts bij inhuur van derden.
- Het verwerken en controleren van urenregistraties conform contractgegevens.
- Het plannen en bevestigen van gesprekken en (inzet)procedures van medewerkers bij klanten ten behoeve van hun instroom of uitstroom bij een klant.
- Het verzorgen van rapportages van de huidige inzet en/of de beschikbaarheid van medewerkers en andere informatieve overzichten.
Secretariaat
- Het volgen van standaardprocedures en het actief bijdragen aan het stroomlijnen van processen binnen het totale secretariaat.
- Het waarborgen van de (telefonische) bereikbaarheid van Info Support in samenwerking met collega’s en het overnemen van elkaars werk bij afwezigheid.
- Het bieden van (facilitaire) ondersteuning bij evenementen binnen Info Support.
- Het gezamenlijk waarborgen van kwaliteit, stabiliteit en innovatie van het secretariaat.
- Het registreren en beheren van aanvragen in de offerteomgeving.
- Het plannen van en deelnemen aan offertetrajecten en de termijnen actief bewaken.
- Kwaliteitscontrole op offertes en contracten, waaronder het redigeren van teksten, het bewaken van huisstijlen, controles op templates en standaard teksten en het verzorgen van correcte verzending aan de klant.
- Secretariële ondersteuning van werkoverleggen
Unit ondersteuning
- Het uitvoeren van de personeelsregelingen (bijv. ziekte, screening en jubilarissen) conform beleid van HRD.
- Eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit de medewerkers en het doorverwijzen naar het juiste kanaal.
Range
- De Unit Assistant valt typisch in de range van niveau 10-11.
- De Unit Assistant werkt samen met collega’s t.b.v. de ondersteuning van alle Units.
- Functionele en hiërarchische sturing is georganiseerd onder het Unit Management.
